8. Bố cục của luận văn
1.3.2. Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thƣ - lƣu trữ luôn luôn hƣớng tới mục đích là có thể chuẩn hóa tài liệu đầu vào, đó là những tài liệu có giá trị cao, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp vào lƣu trữ, từ đó bảo quản để thực hiện công tác khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ phục vụ các hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động nghiệp vụ khác của cơ quan đơn vị. Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc xây dựng tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cũng không nằm ngoài mục đích nhằm
nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác văn thƣ lƣu trữ đảm bảo cho việc bảo quản khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu đƣợc thuận lợi. Trong quá trình công tác, khảo sát thực tiễn về việc quản lý hồ sơ, tài liệu tại Nhà trƣờng, chúng tôi nhận thấy việc thực hiện các nghiệp vụ hầu nhƣ không đƣợc thực hiện hoặc đã đƣợc thực hiện nhƣng chƣa khoa học và đúng theo những quy định của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác văn thƣ lƣu trữ. Điều này gây ra một thực tế đó là hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng không đƣợc quản lý chặt chẽ dẫn đến tình trạng thất thoát văn bản, tài liệu. Có nhiều văn bản quan trọng liên quan đến cơ cấu tổ chức, hoạt động của Nhà trƣờng từ thời kỳ trung cấp - cao đẳng không còn. Ngoài ra hồ sơ, tài liệu có giá trị không đƣợc phân loại và bảo quản trong điều kiện phù hợp và dẫn đến tài liệu rách, nát, mờ mực, mối mọt, mất chữ. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ giảng viên nếu cần tra cứu, sử dụng TL để phục vụ các hoạt động kiểm tra và các hoạt động chuyên môn khác thì không thực hiện đƣợc hoặc thực hiện một cách thủ công gây lãng phí về thời gian.
Từ thực tế nhƣ vậy cho thấy sự cần thiết của việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng. Xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ sẽ giúp tổ chức khoa học tức là hồ sơ, tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn, phân loại, sắp xếp và bảo quản theo đúng giá trị thực tiễn và lịch sử của nó. Điều này tạo điều kiện cho công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu đƣợc thực hiện một cách khoa học và tiết kiệm đƣợc các chi phí khác liên quan nhƣ diện tích kho, giá, tủ, cặp tài liệu...Quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ đƣợc xây dựng nhằm mục đích đƣa ra các trình tự các quy trình nhằm khắc phục những thực trạng còn tồn tại của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành từ hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng và từ đó có những phƣơng án nhằm tổ chức lƣu trữ và bảo quản tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng phù hợp đối với từng loại tài liệu khác nhau và các đối tƣợng tiếp cận khác nhau. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ lƣu trữ trong hệ thống, phục vụ hữu ích cho công cuộc xây dựng và phát triển các hoạt động đào tạo giáo dục của Nhà trƣờng gia đoạn hiện nay và trong thời gian sắp tới.