8. Bố cục của luận văn
3.2. Các điều kiện để áp dụng các quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.2.1. Chuẩn bị điều kiện về nhân lực
Nhân lực bao gồm tất cả các tiềm năng của con ngƣời trong một tổ chức hay xã hội, tức là tất cả các thành viên sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển cơ quan. Để đáp ứng yêu cầu về chuẩn bị nhân lực cho việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liêu, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần thực hiện những biện pháp nhƣ sau:
- Bố trí các cán bộ, nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn quản trị văn phòng, lƣu trữ học, hành chính học… phù hợp công tác tại các bộ phận liên quan đến công tác văn phòng, văn thƣ - lƣu trữ nhƣ: Phòng Tổng hợp, Phòng Tổ chức Cán bộ, Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Tài chính kế toán…Số lƣợng có thể dao động từ 1-5 ngƣời tuy thuộc vào số lƣợng văn bản cần phải quản lý. Làm đƣợc điều này, việc áp dụng các quy trình vào trong thực tế sẽ đƣợc thực hiện dễ dàng hơn và phù hợp với hoàn cảnh thực tế. Bên cạnh đó, các ý kiến đánh giá phản hồi cũng trung thực và khách quan hơn.
- Kết hợp với Sở Nội vụ (trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng) mở các lớp nghiệp vụ ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên không thuộc chuyên ngành quản trị văn phòng, hành chính học. Đây là một giải pháp có tính lâu dài vì nó giúp đội ngũ này đƣợc trang bị những kiến thức cơ sở ngành, góp phần xử lý công việc chuyên môn đạt đƣợc hiệu quả cao.
- Đặc biệt, để áp dụng thành công quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Nhà trƣờng cần tổ chức các cuộc họp với quy mô toàn trƣờng với mục đích tập huấn, giới thiệu các nội dung áp dụng vào trong công tác văn thƣ, lƣu trữ. Lớp tập huấn nên diễn ra trƣớc khi áp dụng quy trinh trình vào thực tế. Các nội dung có liên quan bao gồm: Chủ trƣơng, kế hoạch áp dụng, thời gian cụ thể, yêu cầu, đánh giá.
3.2.2. Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất
Việc áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, ngoài nhân tố nhân lực thì còn một yếu tố rất quan trọng đó là cơ sở vật chất. Cùng với các nhân tố khác, cơ sở vật chất quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động áp dụng quy trình vào thực tế. Dù lý thuyết có thuyết phục đến đâu nhƣng nếu nhƣ không có điều kiện vật chất để áp dụng thì quy trình ấy cũng không có tính khả dụng.
Để áp dụng thành công quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng thì phải thực hiện các nội dung sau:
- Bố trí mở rộng kho lƣu trữ: Đây là kho đƣợc tổ chức để lƣu trữ những TL có giá trị lớn về kinh tế, chính trị, giáo dục của Nhà trƣờng qua các thời kỳ.
Đối với việc bố trí kho lƣu trữ, cần thực hiện thống nhất về thiết kế, tiêu chuẩn, cũng nhƣ trang bị cơ sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản TL lƣu trữ bảo các điều kiện sau:
- Phải đảm bảo có ít nhất 01 phòng/kho lƣu trữ là nơi lƣu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
- Kho lƣu trữ nên bố trí ngay tại trụ sở cơ quan (cơ sở 1-Hải Tân); - Kho lƣu trữ trong cần đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện nhƣ: + Giá, tủ đựng tài liệu;
+ Các trang thiết bị khác nhƣ: phƣơng tiện vận chuyển (xe đẩy); trang thiết bị bảo vệ cửa chính, cửa sổ; hệ thống báo động; trang thiết bị chống cháy, hệ
thống báo cháy; thiết bị thông gió, chống ẩm (quạt, máy điều hòa, dụng cụ đo độ ẩm, nhiệt độ),...
- Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải có sức chịu tải bền vững, chống đƣợc bão trên cấp 12.
- Nền kho bảo quản tài liệu phải đƣợc xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu đƣợc ma sát và không gây bụi.
- Mái đƣợc thiết kế 2 lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lƣu không thông thoáng.
- Bố trí giá để tài liệu đƣợc lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng giá không dài quá 10 m. Các hàng giá đƣợc đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tƣờng từ 0,4 - 0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m.
- Yêu cầu về môi trƣờng trong kho - Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu - Yêu cầu về phòng, chữa cháy, nổ
Kho lƣu trữ phải đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ và chống sét; có cầu thang thoát hiểm. Xung quanh kho lƣu trữ phải có hệ thống đƣờng cho xe cứu hoả và hệ thống nƣớc cứu hoả.
Để chữa cháy và không làm tổn hại đến tài liệu thì khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng loại bình khí hoặc bình bột.
Nhƣ vậy, có thể thấy việc tổ chức cơ sở vật chất cho kho lƣu trữ phù hợp sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ, TL đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.