8. Bố cục của luận văn
1.3.1. Đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thư lưu trữ trong Nhà trường
Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là đại học công lập duy nhất trực thuộc UBND tỉnh Hải Dƣơng nhƣng không thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào Chi cục Văn thƣ lƣu trữ tỉnh. Điều này đòi hỏi công tác quản lý hồ sơ, tài liệu phải theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chỉ có nhƣ vậy mới nâng cao hiệu quả và chất lƣợng của công tác lƣu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ, TL nói riêng trong hoạt động của Nhà trƣờng. Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ, TL còn tồn tại rất nhiều những hạn chế về: văn bản quy định, hƣớng dẫn việc thực hiện quản lý hồ sơ, TL chƣa đầy đủ và phù hợp; các nghiệp vụ chƣa đƣợc quan tâm thực hiện hoặc thực hiện chƣa đúng với quy định của Nhà nƣớc; hồ sơ, TL không đƣợc thu thập, bổ sung, chỉnh lý… và rất nhiều tài liệu đã và đang đƣợc lƣu trữ trong tình trạng bó gói, rời lẻ, thất lạc... Điều này gây ảnh hƣởng không nhỏ tới chất lƣợng của công tác lƣu trữ cũng nhƣ các hoạt động nghiệp vụ của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng ở thời điểm hiện tại và trong thời gian sắp tới. Nguyên nhân của những hạn chế đã nêu trên là do thiếu sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lƣu trữ và chƣa có các văn bản quy định và hƣớng dẫn các quy trình nghiệp vụ đối với việc quản lý hồ sơ, TL trong Nhà trƣờng. Từ thực tế nhƣ vậy cho thấy, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng là cần thiết đối với việc quản lý công tác lƣu trữ một cách đồng bộ và thống nhất.
Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng thực chất là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất tài liệu từ đầu vào nhằm thỏa mãn các yêu cầu là bảo quản đầy đủ an toàn, đầy đủ hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Thông qua các quy trình đƣợc xây dựng sẽ
giúp Nhà trƣờng cụ thể là Ban giám hiệu, các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị, cán bộ , nhân viên nhận biết và vận dụng thành công toàn bộ quá trình, quy trình và các thủ tục cần có khi giải quyết công việc, thấy đƣợc trình tự công việc.
Áp dụng quy trình sẽ quy định và phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, của từng phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trong giải quyết công việc cụ thể cũng nhƣ trong toàn bộ quá trình hoạt động của Nhà trƣờng. Từ đó công việc sẽ đƣợc giải quyết dễ dàng hơn, đảm bảo đúng trình tự, tuân thủ đúng theo quy tắc của pháp luật. Việc xây dựng và áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ không chỉ giúp cho hoạt động quản lý đƣợc khoa học mà còn là cơ sở để lãnh đạo Nhà trƣờng và thủ trƣởng các đơn vị theo dõi, kiểm tra công việc của nhân viên cấp dƣới, các cán bộ, giảng viên có thể theo dõi quy trình giải quyết để tuân thủ và kiểm soát cách thức giải quyết công việc, xác định đúng nhiệm vụ, nâng cao tình thần làm việc, nâng cao nghiệp vụ.
Ví dụ: Khi xây dựng đƣợc quy trình xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng trong Nhà trƣờng sẽ giúp bộ phận chuyên môn và các phòng ban chức năng nắm đƣợc trách nhiệm, cách thức giải quyết công việc thông qua lƣu đồ hƣớng dẫn. Làm đƣợc theo đúng quy trình xây dựng sẽ đảm bảo hồ sơ lập ra đảm bảo đúng quy định, phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Thêm nữa các cán bộ chuyên môn có thể đánh giá đúng hơn tầm quan trọng của công tác văn thƣ, đồng thời chính cán bộ văn thƣ lƣu trữ cũng hiểu thêm công việc chuyên môn để hƣớng dân nghiệp vụ lập hồ sơ, nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan, giúp đơn giản hóa các thủ tục, đảm bảo nguyên tắc đôi bên cùng có lợi.