8. Bố cục của luận văn
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
2.1.2.2. Cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
Trong công tác tổ chức, quản lý, bên cạnh nhân tố con ngƣời thì còn một yếu tố rất quan trọng đó là cơ sở vật chất. Cùng với các nhân tố khác, cơ sở vật chất quyết định sự thành công hay thất bại trong hoạt động của một tổ chức. Đối với công tác quản lý hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cũng vậy, cơ sở vật chất bao gồm phòng/kho lƣu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu. Phòng/Kho lƣu trữ là nơi bảo quản TL lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Phòng/Kho lƣu trữ có vai trò quan trọng đối với công tác lƣu trữ vì đây là nơi hồ sơ, tài liệu đƣợc quản lý và bảo vệ an toàn, tránh đƣợc ảnh hƣởng xấu của các yếu tố môi trƣờng và các tác nhân khách quan cũng nhƣ chủ quan khác. Để tăng tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu, phục vụ hiệu quả cho các nhu cầu khai thác và sử dụng, kho lƣu trữ cần đƣợc xây dựng và bố trí một cách khoa học, trang bị đầy đủ các trang, thiết bị phục vụ công tác bảo quản và đƣợc sử dụng một cách hợp lý nhằm quản lý hiệu quả khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và tiết kiệm đƣợc các chi phí liên quan khác.
Hiện nay, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng có một kho để chứa hồ sơ, tài liệu với diện tích 30 m2, chƣa có quy định về tiêu chuẩn kho lƣu trữ, việc bố trí kho lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện tốt. Kho lƣu trữ hầu hết không đƣợc trang bị đầy đủ các trang tiết bị cần thiết để phục vụ công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu. Kho lƣu trữ thƣờng có diện tích nhỏ, thiếu các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nên chƣa đảm bảo để lƣu trữ toàn bộ khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị. Ban lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bƣớc đầu cũng đã quan tâm chỉ đạo việc bố trí kho lƣu trữ tài liệu nhƣng nhìn chung vẫn chƣa đƣợc thực hiện một cách đồng bộ và còn thiếu tính khoa học. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ trọng tâm cần đƣợc thực hiện đó là bố trí khoa học kho lƣu trữ, các dụng cụ đi kèm tƣơng ứng với quy mô hoạt động và khối lƣợng hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng.