8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.2. Xác định mục tiêu quản lý của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu
Mục tiêu quản lý hồ sơ tài liệu chính là quản lý an toàn, có hiệu quả khối lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng .Để quản lý có hiệu quả hồ sơ, tài liệu Nhà trƣờng xác định phải đƣa ra các các quy định về trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện quy trình, kế hoạch xây dựng và áp dụng quy trình, các quy trình tác nghiệp đƣợc sử dụng, cũng nhƣ các điều kiện thực tế để xây dựng quy trình . Đồng thời, lãnh đạo Nhà trƣờng phải tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát mà còn phát huy đƣợc tác
dụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động . Việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của Nhà trƣờng theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó nắm đƣợc toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động chung và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Nhà trƣờng là tài sản chung, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không đƣợc phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và đƣợc đặt dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo cơ quan. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải đƣợc thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
Phải xây dựng đƣợc quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu nhƣ: Chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lƣu trữ. Thƣờng xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong Nhà trƣờng.
Có thể nói ý nghĩa của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu chƣa tốt, chƣa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng nhƣ việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của Trƣờng Đại học Hải Dƣơng trong giai đoạn hiện nay.
2.2.3. Trách nhiệm quản lý