8. Bố cục của luận văn
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.3.4. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, trao đổi nghiệp vụ chuyên môn
Để áp dụng thành công quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu, lãnh đạo Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần tăng cƣờng hƣớng dẫn các nghiệp vụ, thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra đánh giá thực hiện đối với các phòng, khoa, trung tâm. Nhƣ đã trình bày ở chƣơng 2 của Luận văn, hầu hết các cán bộ chuyên môn đều chƣa nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn về lập, nộp lƣu hồ sơ. Chính vì vậy cần phổ biến cho họ các bƣớc trong quy trình, phƣơng pháp lập và nộp lƣu hồ sơ. Thời gian hƣớng dẫn nghiệp vụ cần phải tiến hành liên tục, tránh bị gián đoạn làm giảm hiệu quả của quả trình hƣớng dẫn qua đó mới có thể đánh giá chất lƣợng qua sản phẩm cụ thể là các hồ sơ. Tiến hành tổ chức các lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ nhƣ: Kỹ thuật soạn thảo văn bản, phƣơng pháp quản lý văn bản, kỹ thuật lập hồ sơ.
Qua quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu đã đƣợc xây dựng ở chƣơng 2, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng muốn quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu hoạt động hiệu quả thì cần thực hiện đánh giá thƣờng xuyên, rút kinh nghiệm nội bộ và trao đổi kinh nghiệp với các cơ quan khác. Một trong những yêu cầu của quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu là phải thƣờng xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm và cải tiến. Điều này đƣợc cụ thể hóa bằng các quy trình đánh giá nội bộ trong các quy trình chung bắt buộc
thực hiện đối với Nhà trƣờng. Việc đánh giá, rút kinh nghiệm thƣờng xuyên sẽ giúp Trƣờng Đại học Hải Dƣơng kịp thời phát hiện những điểm không phù hợp trong công tác quản lý. Từ đó đƣa ra những biện pháp giải quyết đúng đắn. Việc đánh giá chất lƣợng hoạt động của các quy trình căn cứ vào thời gian đã đƣợc xây dựng, tuy nhiên tùy vào điều kiện thực tế mà có thể thay đổi cho phù hợp, tránh gây ảnh hƣởng đến chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Có nhƣ vậy quy trình này mới đảm bảo khách quan.
Bên cạnh việc thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá và cải tiến thì Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cần học hỏi các mô hình quản lý chất lƣợng áp dụng theo ISO của các cơ quan khác trong địa bàn tỉnh Hải Dƣơng và các địa phƣơng khác. Mặt khác, hiện nay thế giới ngày càng nâng cấp, cải tiến các quy trình quản lý chất lƣợng. Vì vậy, Nhà trƣờng cần phải nghiên cứu, cập nhật các tài liệu về kinh nghiệm áp dụng của các nƣớc nhƣ: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singgapo trên các phƣơng tiện truyền thông. Điều này giúp Nhà trƣờng bắt kịp với xu thế phát triển chung của thế giới.