8. Bố cục của luận văn
3.3. Các biện pháp áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
3.3.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
trữ hình thành trong Đại học Hải Dương
Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Đại học Hải Dƣơng đang còn tồn tại một số hạn chế do thiếu quan tâm về chuyên môn và chƣa có các biện pháp quản lý thống nhất đối với hồ sơ, tài liệu. Điều này một phần xuất phát từ lý do công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý về hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
không đƣợc thực hiện hiệu quả. Hệ thống các văn bản về quản lý hồ sơ, tài liệu chƣa đầy đủ và phù hợp với mô hình hoạt động. Bên cạnh đó, nội dung các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ còn thiếu các chế tài để tạo điều kiện thực hiện công tác kiểm tra, giám sát. Để khắc phục những hạn chế, Nhà trƣờng cần nghiên cứu, xây dựng, ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về hồ sơ, tài liệu lƣu trữ. Trƣớc hết, cần đánh giá các văn bản hiện hành của về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, từ đó đối chiếu với các quy định của Nhà nƣớc và xác định những văn bản còn thiếu, những văn bản cần đƣợc nghiên cứu, ban hành lại cho phù hợp với quy định hiện hành và thực tiễn cuả Nhà trƣờng.
Hiện nay, các văn bản quy định, hƣớng dẫn các nghiệp vụ cần thiết nhƣ lập hồ sơ công việc, thu thập chỉnh lý, bảo quản TL...chƣa đƣợc nghiên cứu, xây dựng và ban hành . Vì vậy, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý về công tác lƣu trữ là vấn đề cấp thiết cần đƣợc Đại học Hải Dƣơng thực hiện. Nhà trƣờng mới xây dựng đƣợc Quy chế về công tác văn thƣ – lƣu trữ kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013 mà chƣa có bất cứ văn bản nào khác liên quan đến việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Chúng tôi thấy, cần phải xây dựng một số văn bản nhƣ:
- Quy định, hƣớng dẫn về việc lập hồ sơ công việc và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, TL lƣu trữ là một trong những công cụ giúp cơ quan, đơn vị xây dựng, lựa chọn những TL có giá trị để bảo quản lâu dài, vĩnh viễn. Đặc biệt bảng thời hạn bảo quản giúp cán bộ lƣu trữ tránh đƣợc cách nhìn phiến diện, chủ quan khi xác định giá trị hồ sơ TL và trong một số trƣờng hợp tránh khỏi đánh giá định kiến. Nó là phƣơng tiện để tiêu chuẩn hóa thời hạn bảo quản những tài liệu giống nhau về chức năng
- Quy định về tiêu chuẩn phòng, kho lƣu trữ để đảm bảo bảo quản lâu dài hồ sơ, tài liệu.
- Nội quy, quy chế khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
- Kiểm tra, đánh giá, khen thƣởng, xử phạt đối với việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.
Trong giai đoạn hiện nay, việc xây dựng văn bản để áp dụng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu cần đƣợc tổ chức thực hiện đồng bộ và thống nhất. Trong đó, thực hiện công tác nghiên cứu, xây dựng và ban hành các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ để tạo hành lang pháp lý cho việc tổ chức thực hiện là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, các đơn vị phụ trách công tác văn thƣ - lƣu trữ tại các cần thực hiện tham mƣu cho lãnh đạo đơn vị tổ chức thực hiện hiệu quả nội dung các văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ sau khi đƣợc ban hành để góp phần từng bƣớc khắc phục những tồn tại, hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác nghiên cứu, xây dựng văn bản phải đƣợc đƣợc tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc, căn cứ những văn bản quy định của cơ quan quản lý Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và thực tiễn công tác lƣu trữ trong Nhà trƣờng.