8. Bố cục của luận văn
2.1. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
2.1.1. Các quy định về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của Trường Đại học Hả
Dương
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng mới chỉ ban hành Quy chế về công tác văn thƣ, lƣu trữ (kèm theo Quyết định số 639/QĐ-ĐHHD ngày 11 tháng 10 năm 2013) [29]. Quy chế gồm có 04 chƣơng, 36 điều quy định về việc quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng cụ thể nhƣ sau:
- Chƣơng I: Quy định chung (điều 01 – điều 04)
- Chƣơng II: Quy định về công tác văn thƣ:
+ Mục 1: Soạn thảo, ban hành văn bản (điều 05 – điều 12)
+ Mục 2: Quản lý văn bản (điều 13 – điều 19)
+ Mục 3: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan (điều 20 – điều 22)
+ Mục 4: Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ (điều 23 – điều 24)
- Chƣơng III: Quy định về công tác lƣu trữ
+ Mục 1: Công tác thu thập bổ sung tài liệu (điều 25 – điều 29)
+ Mục 2: Thống kê, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của cơ quan
(điều 30 – điều 31)
+ Mục 3: Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của cơ quan (điều 32 – điều 35);
- Chƣơng IV: Tổ chức thực hiện (điều 36).
Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ là căn cứ để các đơn vị, cá nhân trong Nhà trƣờng thực hiện quản lý hoạt động văn thƣ – lƣu trữ nói chung và quản lý hồ sơ, TL lƣu trữ nói riêng. Quy chế đã dành hẳn từ điều 20 đến điều 35 để quy định về các nội dung và nghiệp vụ quản lý hồ sơ, TL hình thành trong hoạt động của Nhà trƣờng. Tuy nhiên, các nội dung mới chỉ là khái quát chung mà chƣa cụ thể hóa thành quy trình quản lý, hơn nữa Quy chế mới đƣợc ban hành năm 2013
nên việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động Nhà trƣờng vẫn còn trong giai đoạn hoàn thiện và bổ sung. Ngoài văn bản nêu trên, Trƣờng Đại học Hải Dƣơng chƣa xây dựng và ban hành thêm văn bản quy định về nghiệp vụ quản lý hồ sơ, TL. Đây chính là hạn chế rất lớn cần phải đƣợc khắc phục, giải quyết. Điều này giúp nâng cao chất lƣợng của công tác quản lý hồ sơ, TL nói riêng và của công tác lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng nói chung.