8. Bố cục của luận văn
2.2. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ hình thành trong hoạt
2.2.5.1. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu
Bộ phận phụ trách công tác văn thƣ - lƣu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu. Dựa trên cơ sở khảo sát thực tế tại Đại học Hải Dƣơng, chúng tôi đề xuất thành lập Bộ phận lƣu trữ chuyên trách trực thuộc Phòng Tổng hợp với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
* Chức năng, nhiệm vụ:
- Là bộ phận trực thuộc Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện công tác lƣu trữ tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Hƣớng dẫn, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện công tác lƣu trữ tại các đơn vị thành viên trong Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
- Quản lý trực tiếp phòng/kho lƣu trữ và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Tham mƣu, giúp Nhà trƣờng thực hiện các công việc cần thiết để đảm bảo thực hiện có hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của công tác lƣu trữ bao gồm:
+ Lập kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để tổ chức thực hiện theo quy định;
+ Xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung TL, kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng;
+ Tổ chức việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp lại hồ sơ, TL tại phòng lƣu trữ;
+ Đề xuất tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ lƣu trữ cho nhân viên lƣu trữ hoặc các đối tƣợng khác liên quan;
+ Xây dựng kế hoạch tổ chức công tác đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ công tác lƣu trữ, tham gia xây dựng các văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác quản lý hồ sơ, TL;
+ Nghiên cứu, đề xuất và phân công thực hiện việc soạn thảo ban hành mới hoặc chỉnh sửa các quy định, quy trình, hƣớng dẫn liên quan đến nghiệp vụ lƣu trữ theo phân công;
+ Thực hiện các thủ tục liên quan đến tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
* Cơ cấu, tổ chức:
- Số lƣợng: 05 cán bộ bao gồm các chức danh sau: + Trƣởng bộ phận lƣu trữ: 01 cán bộ
+ Phó trƣởng bộ phận lƣu trữ: 01 cán bộ + Cán bộ nghiệp vụ lƣu trữ: 03 cán bộ
Trách nhiệm của từng cán bộ lƣu trữ thuộc Phòng Tổng hợp sẽ đƣợc phân công theo từng vị trí công việc. Thực hiện bản mô tả công việc đối với các vị trí chức danh là cán bộ lƣu trữ. Đồng thời, xây dựng các yêu cầu phù hợp về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm để tạo điều kiện cho việc thực hiện công tác tuyển dụng và sử dụng cán bộ phụ trách công tác lƣu trữ. Có nhƣ vậy việc xây dựng bộ phận phụ trách công tác lƣu trữ và tuyển dụng các vị trí cán bộ lƣu trữ tại Đại học Hải Dƣơng mới có thể đƣợc thực hiện thống nhất và hiệu quả. Điều này nếu đƣợc thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển và nâng cao chất lƣợng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.