Ngoài việc thiết kế một kênh phân phối tốt và đưa nó vào hoạt động ra người sản xuất còn phải làm nhiều việc nữa. Hệ thống đó đòi hỏi định kỳ phải sửa đổi cho phù hợp với điều kiện mới trên thị trường. Việc sửa đổi trở nên cần thiết khi cách thức mua hàng của người tiêu dùng thay đổi, thị trường mở rộng, sự cạnh tranh mới nảy sinh... trên thị trường cạnh tranh có rào cản xâm nhập mỏng manh thì cấu trúc tối ưu của kênh chắc chắn phải thay đổi theo thời gian. Việc thay đổi có thể là bổ sung hay loại bỏ cá nhân các thành viên của kênh, bổ sung hay loại bỏ những kênh cụ thể của thị
trường, hay phát triển một phương thức hoàn toàn mới để bán hàng hóa trên tất cả thị
trường.
1.2.4. Tổ chức giao nhận và vận chuyển sản phẩm:
Sau khi lựa chọn được kênh phân phối thích hợp, công việc tiếp theo của quá trình phân phối là tổ chức giao nhận và vận chuyển sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng ở thị trường mục tiêu đã chọn. Đây là nội dung chính của phân phối vật chất.
Yêu cầu cơ bản của quá trình giao nhận và vận chuyển là cung cấp đầy đủ về số
lượng, chủng loại, quy cách sản phẩm, đúng thời gian và địa điểm theo yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất. Để nâng cao tính hiệu quả của phân phối, người ta
thường quan tâm đến việc giảm chi phí, bởi chi phí lưu thông sản phẩm thường chiếm tỷ trọng lớn trong doanh số hàng bán (thường chiếm trên 10%- 20%).
Để tổ chức tốt quá trình giao nhận vận chuyển sản phẩm phải tiến hành những công việc sau:
1.2.4.1. Xử lý đơn đặt hàng:
Trong quá trình phân phối vật chất bắt đầu từ đơn đặt hàng của khách hàng. Ngày nay nhu cầu then chốt của Công ty là rút ngắn chu kỳđặt hàng - chuyển tiền, tức là khoảng thời gian từ khi đưa đơn hàng đến khi thanh toán. Chu kỳ này bao gồm nhiều bước, nhân viên bán hàng chuyển đơn đặt hàng, đăng ký đơn đặt hàng và đối chiếu công nợ của khách hàng, lên kế hoạch dự trữ và sản xuất, gửi hàng và hóa đơn, nhận tiền thanh toán. Chu kỳ này càng kéo dài thì mức độ hài lòng của khách hàng và lợi nhuận của Công ty càng thấp.
1.2.4.2. Lưu kho:
Mọi Công ty đều phải bảo quản thành phẩm của mình cho đến khi bán được chuyển đi. Chức năng bảo quản là cần thiết vì các chu kỳ sản xuất và tiêu thụ hiếm khi trùng khớp với nhau. Chức năng bảo quản sẽ khắc phục được những sai lệch về số
lượng và thời gian mong muốn.
Công ty phải quyết định về sốđịa điểm bảo quản cần thiết. Càng nhiều địa điểm bảo quản thì có nghĩa là càng có thể giao hàng nhanh chóng cho khách hàng. Tuy nhiên chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Số địa điểm bảo quản phải bảo đảm mức cân đối giữa mức phục vụ khách hàng và chi phí phân phối.
Một số hàng dự trữ được bảo quản ngay tại nhà máy hay ở gần đó, còn số còn lại thì được bảo quản trong những kho nằm rải rác trong cả nước. Công ty có thể có kho riêng của mình và thuê mặt bằng ở các kho công cộng.
1.2.4.3. Dự trữ hàng:
Mức dự trữ hàng là một quyết định quan trọng về phân phối vật chất và nó có
ảnh hưởng rất lớn đến việc thỏa mãn khách hàng. Nhân viên bán hàng muốn Công ty của mình tích trữ đủ hàng để có thể thực hiện được ngay tất cả các đơn đặt hàng của khách. Tuy nhiên về mặt chi phí sẽ kém hiệu quả nếu Công ty dự trữ hàng nhiều quá. Chi phí dự trữ hàng tăng nhanh khi mức độ phục vụ khách hàng tiến tới 100%. Ban lãnh đạo càng phải biết doanh số bán ra và lợi nhuận sẽ tăng lên bao nhiêu khi mức dự
trữ hàng nhiều hơn và hứa hẹn thời gian thực hiện đơn hàng nhanh hơn.
Việc thông qua quyết định dự trữ hàng đòi hỏi phải biết khi nào thì đặt hàng và
đặt mua bao nhiêu. Khi lượng dự trữ cạn dần, ban lãnh đạo cần biết mức tồn kho là bao nhiêu thì phải đưa đơn đặt hàng mới. Mức tồn kho đó gọi là điểm đặt hàng. Điểm
đặt hàng phải càng cao nếu thời gian chờ thực hiện đơn hàng càng dài, tốc độ sử dụng càng lớn và tiêu chuẩn dịch vụ càng cao. Nếu thời gian chờ thực hiện đơn hàng và tốc
độ tiêu hao của khách hàng thay đổi, thì phải xác định điểm đặt hàng cao hơn đểđảm bảo lượng tồn kho an toàn. Điểm đặt hàng cuối cùng phải đảm bảo cân đối rủi ro cạn nguồn dự trữ với chi phí dự trữ quá mức.
Một quyết định nữa là số lượng hàng được đặt mua bao nhiêu? Số lượng hàng mua càng lớn thì tần suất đặt hàng càng thưa. Công ty cần cân đối chi phí xử lý đơn hàng và chi phí dự trữ hàng.
Ngày càng nhiều Công ty đã cố gắng chuyển từ mạng lưới cung ứng đón đầu sang mạng lưới cung ứng theo yêu cầu. Mạng lưới đầu tiên liên quan đến những Công ty sản xuất với số lượng sản phẩm theo mức dự báo mức tiêu thụ. Công ty tạo ra và lưu trữ hàng hóa dự trữ tại các điểm cung ứng khác nhau. Mỗi điểm cung ứng đều tự động tái đặt hàng khi tới điểm đặt hàng.
Mạng lưới cung ứng theo yêu cầu do khách hàng chủ động trong đó phần sản xuất liên tục và phần thay thế hàng dự trữ khi có đơn hàng về. Công ty sản xuất những thứđang được tiêu thụ. Việc này làm giảm rất nhiều chi phí dự trữ và rủi ro, cũng như
tăng vòng quay vốn.
1.2.4.4. Vận chuyển:
Việc lựa chọn phương tiện vận chuyển sẽ ảnh hưởng đến việc định giá sản phẩm, khả năng giao hàng kịp thời và tình trạng của hàng hoá khi chuyển đến nơi, và tất cả những yếu tố này lại tác động đến mức độ hài lòng của khách hàng. Công ty có thể lựa chọn các phương thức vận chuyển như: đường sắt, đường không, đường bộ,
đường thủy, đường ống dẫn,…
Khi lựa chọn phương thức vận chuyển người gửi hàng có thể quyết định phương thức vận chuyển riêng, theo hợp đồng và công cộng. Những quyết định về vận chuyển phải đảm bảo dung hòa các mặt giữa những phương thức vận chuyển và những điều kiện mặc nhiên của các phương thức đó đối với những yếu tố phân phối khác, như lưu kho và dự trữ. Khi cước phí vận chuyển thay đổi theo thời gian thì Công ty cần phân tích lại cách lựa chọn của mình để tìm ra những phương án tổ chức phân phối vật chất tối ưu.