4.2 Các giải pháp cụ thể:
4.2.2 Giải pháp về thanh toán COD phát hàng thu tiền
Phát hàng thu tiền là dịch vụ đặc biệt mà ngƣời sử dụng gửi kèm với các dịch vụ bƣu chính để uỷ thác cho bƣu chính thu hộ một khoản tiền của ngƣời nhận khi phát bƣu gửi và trả tiền đó cho ngƣời gửi. Theo đó, khi bên A gửi hàng hoá dƣới dạng bƣu phẩm, bƣu kiện cho bên B, bên A sẽ nhờ bƣu điện thu hộ tiền hàng giúp mình. Và bên A sẽ mất cƣớc phí chuyển bƣu phẩm bƣu kiện đó.
COD sẽ giúp ngƣời sử dụng rút ngắn khoảng cách không gian, khắc phục đƣợc khoảng cách vị trí địa lý và có tính an toàn, bảo đảm cao cho hàng hóa gửi đi. Đối tƣợng khách hàng của dịch vụ này sẽ không chỉ là tƣ nhân mà còn là các doanh nghiệp, với mục đích bán hàng và phân phối sản phẩm từ xa, qua đƣờng bƣu chính chuyển phát.
Do vậy để đảm bảo công tác thanh toán cho ngƣời gửi đƣợc nhanh, tác giả xin đƣa ra những giải phát sau:
Thực hiện mô hình Ngân hàng ảo: Tại các Bƣu cục/Chi nhánh sẽ dùng tiền từ
việc phát COD của các Bƣu cục/Chi nhánh khác để trả tiền COD cho khách hàng nhận COD tại Bƣu cục/Chi nhánh của mình: Theo đó thay vì các Bƣu cục/Chi nhánh phải nộp tiền về tài khoản chuyên thu của Tổng công ty, sau đó Bƣu cục/Chi nhánh thực hiện công tác đối soát chuyển chứng từ để Tổng công ty chuyển tiền cho khách hàng
thì Bƣu cục/Chi nhánh chỉ cần căn cứ vào số tiền thu đƣợc từ các Bƣu cục/Chi nhánh khác thực hiện đối trừ trên TK 1315 và TK 31616 với Tổng công ty. Bƣu cục/Chi nhánh sẽ chuyển tiền COD cho khách hàng của mình hoặc Khách hàng có thể ra Bƣu cục/Chi nhánh nhận tiền COD.
Quản lý tài khoản nhân viên phát hàng thu tiền COD theo cơ chế lấp đầy:
Nhân viên phát hàng thu tiền chỉ cập nhật báo phát thành bằng tin nhắn SMS ngay sau khi phát xong, không gạch bằng máy tính. Khi gạch báo phát thành công, hệ thống sẽ báo nợ tự động cho nhân viên phát hàng thu tiền. Đối với Cộng tác viên thu cƣớc ở xa (tháng đến văn phòng một lần) tự nộp tiền qua hệ thống ngân hàng về Công ty hoặc chuyển tiền bằng dịch vụ Bankplus, các nhân viên còn lại nộp tại Bƣu cục/ Văn phòng theo buổi. Nếu làm đƣợc điều này Bƣu chính Viettel sẽ kiểm soát đƣợc dòng tiền và nhân viên không thể “ôm công nợ”.
Không thực hiện đối trừ cước chuyển phát theo đơn hàng: Thực tế đã chứng minh rất dễ sai sót và làm chậm thời hạn thanh toán cho khách hàng vì giá cƣớc và phí là không đồng nhất giữ tất cả khách hàng và đang thực hiện thủ công. Nên thực hiện tạm ứng tiền cƣớc và phụ phí theo số chẵn sau đó chốt sản lƣợng và tiền hàng phải trả theo tháng.