1.3.1 .Khái niệm
4.5. QUẢN TRỊ MÔI TRUỜNG ĐỂ GIẢM BỚT SỤ BẤT TRẮC
Nhà quản trị khơng thụ động trong việc đối phó mơi trƣờng. Một khi họ đã nhìn ra sự lệ thuộc của tổ chức vào một hay nhiều yếu tố của mơi trƣờng, thì họ có thể thể hiện một chiến lƣợc làm giảm bớt sự lệ thuộc đó. Đó chính là quản trị mơi trƣờng, và các nhà quản trị thƣờng dùng các cách sau để quản trị sự bất trắc của môi trƣờng.
4.5.1. Dùng đệm
"Dùng đệm" là nhằm giảm bớt hay thu hút những cú sốc do những ảnh hƣởng của môi trƣờng gây ra. Nhà quản trị có thể dùng đệm cho tổ chức chống với những ảnh hƣởng môi trƣờng
Chương 4 Môi trường quản trị
70 từ phía đầu vào hoặc đầu ra. Ở phía đầu vào, là tồn trữ vật tƣ, thực hiện việc bảo trì phịng ngừa, hay tuyển và huấn luyện những nhân viên mới. Làm nhƣ vậy là nhằm bảo vệ tổ chức khỏi bất trắc. Ví dụ nhƣ, nhà quản trị cũng có thể tránh đƣợc bất ngờ về nhân viên bằng cách tuyển mộ và huấn luyện trƣớc...
Cách dùng đệm ở đầu ra thì khơng đƣợc phong phú nhƣ ở đầu vào. Trƣờng hợp đáng kể nhất là dùng những bản kiểm kê. Nếu một tổ chúc có thể tạo ra đƣợc những sản phẩm đem kiểm kê mà khơng bị hƣ hỏng, thì cơng ty đƣợc hƣởng những hiệu suất cao, sản xuất hàng hóa là một tốc độ bất biến dù rằng có những giao động của nhu cầu. Chẳng hạn nhƣ nhà sản xuất trò chơi chỉ phân phối hàng cho những cửa hàng bán lẻ vào mùa thu để bán vào dịp rằm tháng tám. Tất nhiên những đồ chơi đƣợc sản xuất quanh năm, nhƣng chỉ đƣợc tồn kho và phân phối vào mùa thu.
4.5.2. San bằng
Tức là san đều ảnh hƣởng của mơi trƣờng. Thí dụ, các cơng ty điện thoại có giờ cao điểm từ 7 giờ sáng đến 11 giờ đêm của ngày làm việc vì những giới kinh doanh sử dụng, và công ty điện thoại phải có đủ thiết bị để đáp ứng nhu cầu đó, nhƣng vào những giờ khác thì thiết bị lại khơng đƣợc dùng tới. Họ đã giải quyết bằng cách tính giá cao nhất vào những giờ cao điểm và giá rẻ vào những giờ khác. Một thí dụ khác về những cửa hiệu bán lẻ quần áo, mà những tháng chậm nhất là tháng giêng và tháng sáu (thời kỳ nghi hè). Để giải quyết, họ dã thực hiện hai đợt bán hạ giá vào những thời điểm bán chậm.
4.5.3.Tiên đốn
Tiên đốn là khả năng nói trƣớc những biến chuyển của môi trƣờng và những ảnh hƣởng của chúng đối với tổ chức. Tùy theo khả năng tiên đốn đƣợc những giao động của mơi trƣờng mà quản trị có thể giảm bớt những bất trắc. Thí dụ một ngƣời kinh doanh về xây cất nhà, phải tiên đốn những biến đổi về nhu cầu để có thể đặt thời gian biểu hồn tất giảm chi phí mà vẫn đáp ứng nhu cầu.
4.5.4. Cấp hạn chế
Khi nhu cầu vƣợt quá sự cung cấp, nhà quản trị cũng phải sử dụng cấp hạn chế những sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức, nhƣ vậy tức là cấp phát chúng trên một căn cứ ƣu tiên. Ví dụ trong trƣờng hợp cứu trợ những nơi bị thiên tai không đủ thì tổ chức phải dùng tới lối cấp hạn chế, nhƣ ƣu tiên trƣờng hợp gia đình có ngƣời già, trẻ em... Hoặc trong những dịp nhu cầu tăng đột biến, Bƣu điện cũng phải sử dụng biện pháp này. Những thƣ tín hạng nhất đƣợc ƣu tiên, và những thƣ tín dạng kém hơn thì đƣợc xử lý trên căn bản "tùy theo khả năng sẵn có". Cấp hạn chế biểu thị một cố gắng giảm thiểu sự bất trắc của mơi trƣờng bằng cách kiểm sốt những nhu cầu quá cao.
4.5.5. Hợp đồng
Quản trị có thể dùng hợp đồng để giảm bớt bất trắc về phía đầu vào cũng nhƣ đầu ra. Chẳng hạn nhƣ họ có thể ký những hợp đồng mua bán vật tƣ và nguyên liệu dài hạn. Đó là trƣờng hợp của những công ty hàng không hợp đồng với những công ty xăng dầu, hoặc những
Chương 4 Môi trường quản trị
71 nhà chế biến thực phẩm hợp đồng với những nhà cung cấp ngũ cốc. Làm nhƣ vậy những tổ chức trên tránh bớt những bất trắc do biến dộng của giá xăng, giá ngũ cốc, hoặc do có đƣợc một nguồn tiêu thụ lớn và ổn định.
4.5.6. Kết nạp
Quản trị có thể dùng tới cách kết nạp những bất trắc, tức là thu hút những cá nhân hay những tổ chức có thể là những mối de dọa từ mơi trƣờng cho tổ chức của họ. Chẳng hạn có một doanh nghiệp bị những nhóm hoạt động tiêu thụ cơng kích. Những doanh nghiệp đó đã mời một vài nhân vật trội nhất của nhóm vào hội đồng quản trị của họ. Và dĩ nhiên những ngƣời đƣợc mời vào tham dự sẽ khơng thể nào cơng kích những quyết định mà chính họ tham gia làm ra. Những nhà quản trị những cơng ty có khó khăn về tài chính cũng thƣờng mời những nhà ngân hàng vào trong hội đồng quản trị của họ, để họ dễ tiếp cận với thị trƣờng tiền tệ.
4.5.7. Liên kết
Đây là trƣờng hợp những tổ chức hợp lại trong một hành động chung. Cách giải quyết này bao gồm những chiến thuật nhƣ thỏa thuận phân chia thị trƣờng, định giá, phân chia lãnh thổ địa lý, hợp nhất, hoạt động chung và điều khiển chung. Những thỏa thuận có đi có lại, khơng viết ra, đơi khi bất hợp pháp, và những giải quyết nhân nhƣợng có thể ổn định một mơi trƣờng bất trắc, nhất là khi có rất ít tổ chức cạnh tranh.
4.5.8. Qua trung gian
Quản trị có thể sử dụng cá nhân hay tổ chức khác để giúp họ hoàn thành những kết quả thuận lợi. Cách thƣờng dùng là vận động ở hành lang. Chẳng hạn ở Mỹ, Viện thuốc lá và Hội súng trƣờng quốc gia đã vận động mạnh ở Washington để làm giảm bớt những bất trắc có phƣơng hại cho quyền lợi của thuốc lá và súng.
4.5.9. Quảng cáo
Quảng cáo có lẽ là phƣơng tiện quen thuộc nhất mà các tổ chức sử dụng để quản trị môi trƣờng. Những nhà quản trị nào tạo đƣợc những khác biệt giữa sản phẩm hãy dịch vụ của họ với những hãng khác trong ý thức của những khách hàng khả dĩ, thì có thể ổn định những thị trƣờng của họ và giảm bớt sự bất trắc.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Theo anh (chị) những lực lƣợng nào là quan trọng nhất trong mơi trƣờng bên ngồi tạo ra sự không chắc chắn cho những tổ chức ngày nay? Những lực lƣợng anh (chị) nhận thức phát sinh trong môi trƣờng vĩ mô hay môi trƣờng vi mô?
2. Những quyển sách quản trị bán hàng tốt nhất hiện này thƣờng cho rằng khách hàng là yếu tố quan trọng nhất trong mơi trƣờng bên ngồi. Anh (chị) có đồng ý khơng? Có cơng ty nào khơng đúng nhƣ thế không?
Chương 4 Môi trường quản trị
72 3. Tại sao cƣơng vị quản lý môi trƣờng trở nên là mối quan tâm của các nhà kinh doanh? 4. Nhà quản trị có thể dùng những giải pháp nào để quản trị sự lệ thuộc của nó vào những nhà cung cấp ? Những tổ chức cạnh tranh ? khách hàng ?
Chương 5 Thông tin và quyết định trong quản trị
73
CHƢƠNG 5
THÔNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ