1.3.1 .Khái niệm
2.1. CÁC LÝ THUYẾT CỦA TRƢỜNGPHÁI QUẢN TRỊ CỔ ĐIỂN
2.1.1. Trƣờng phái quản trị kiểu thƣ lại
Quản trị thƣ lại là một hệ thống dựa trên những nguyên tắc, hệ thống thứ bậc, sự phân công lao động rõ ràng và những quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Ngƣời sáng lập của trƣờng phái này là Nhà khoa học ngƣời Đức Max Weber. Lý thuyết giá trị kiểu thƣ lại đƣa ra một quá trình về cách thức điều hành tổ chức. Quy trình này có 7 đặc điểm gồm:
1. Hệ thống các nguyên tắc chính thức.
Quy trình này có quy định chính thức đối với tất cả các thành viên của tổ chức khi họ thực hiện nhiệm vụ.
Trên phƣơng diện tích cực, ngun tắc có thể thiết lập kỷ cƣơng cần thiết, cho phép tổ chức đạt đƣợc mục tiêu của nó. Sự tơn trọng triệt để các nguyên tắc đảm bảo tính đồng bộ của các thủ tục quy trình hoạt động và duy trì sự ổn định của tổ chức bất kể tham vọng cá nhân của các thành viên.
2.Tính khách quan.
Sự trung thành với các nguyên tắc của tổ chức sẽ mang lại tính khách quan và tất cả mọi thành viên của tổ chức đều đƣợc đánh giá theo các nguyên tắc và các chỉ tiêu nhƣ
+ Doanh số bán
+ Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ...
Điều này đảm bảo đem lại sự công bằng cho tất cả các thành viên của tổ chức bởi nó khơng cho phép bất cứ cấp trên nào để những thiên kiến cá nhân ảnh hƣởng đến việc đánh giá cấp dƣới.
3. Phân công lao động.
Phân công lao động là quá trình phân chia các nhiệm vụ thành những cơng việc cụ thể hơn, đơn giản hơn cho phép tổ chức có thể sử dụng để huấn luyện cơng việc và giao cho nhân viên thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Tuy nhiên do đƣợc phân nhỏ nên hầu hết mọi cơng việc đều có thể học một cách nhanh chóng và chỉ cần những ngƣơì lao động khơng có kỹ năng và việc huấn luyện nhân viên không đƣợc coi trọng.
4. Cơ cấu hệ thống thứ bậc.
Hầu hết mọi tổ chức đều có cơ cấu hệ thống thứ bậc hình kim tự tháp. Hệ thống này sắp xếp các công việc theo tầm quan trọng của quyền hạn và quyền lực (quyền ra quyết định)
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
25 của mỗi chức vụ và quyền lực, quyền hạn tăng theo mỗi cấp bậc. Những chức vụ nằm dƣới chịu sự điều khiển và kiểm soát của cấp cao hơn.
Việc xác định rõ ràng hệ thống cấp bậc sẽ cho phép kiểm sát hữu hiệu cấp dƣới cho xác định rõ ràng vị trí của nhà quản trị.
5. Cơ cấu quyền lực
Cơ cấu quyền lực xác định ai là ngƣời có quyền đƣa ra những quyết định quan trọng tại mỗi cấp quản trị trong tổ chức. Weber cho rằng có 3 loại cơ cấu quyền lực.
+ Cơ cấu quyền lực kiểu truyền thống: Dựa trên truyền thống hoặc phong tục. Ví dụ nhƣ Quyền hạn thiêng liêng của các vị vua, các tộc trƣởng.
+ Cơ cấu quyền lực dựa trên uy tín: Là quyền lực đƣợc sinh ra bởi những phẩm chất đặc biệt đƣợc những ngƣời khác thừa nhận.
+ Cơ cấu quyền lực dựa vào pháp luật và tính hợp lý của nó: Loại quyền lực này dựa trên các tạo luật và nguyên tắc pháp lý đƣợc áp dụng đối với tất cả các thành viên của tổ chức:
6. Sự cam kết làm việc lâu dài.
Việc tuyển dụng lao động trong hệ thống quản trị kiểu thƣ lại đƣợc coi là một sự cam kết làm việc lâu dài. Sự cam kết này đem lại sự an tồn cơng việc cho ngƣời nhân viên, cho phép họ tích luỹ kinh nghiệm và khả năng chun mơn. Phía tổ chức cũng đạt đƣợc thuận lợi là khơng bị xáo trộn vì nhân sự.
7. Tính hợp lý
Nhà quản trị hiệu quả là ngƣời có khả năng sử dụng hàng hữu hiệu nhất các nguồn tài nguyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Các nhà quản trị thuộc hệ thống quản trị thƣ lại ln tn theo tính Lơgic và tính hiệu quả của tổ chức trong việc đề ra các quyết định.
Theo Weber, khi tất cả mọi hoạt động đều nhằm đạt đƣợc mục tiêu, thì tổ chức sẽ sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn tài ngun và nhân lực của nó.
Hơn nữa tính hợp lý cho phép phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể của mỗi bộ phận trong tổ chức dẫn đến. Nếu tất cả các bộ phận đều hồn thành mục tiêu riêng thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ đƣợc thực hiện.
Đánh giá trường phái quản trị kiểu thư lại.
- Lợi ích
Những lợi ích từ hệ thống quản trị kiểu thƣ lại dễ dàng nhận thấy đƣợc là tính hiệu quả và sự nhất quán, và đƣợc xem là phát huy hiệu lực tốt nhất khi thực thi các quyết định hay các nhiệm vụ theo chu trình. Những ngƣời lao động ở cấp thấp hơn trong tổ chức có thể thực thi cơng việc đơn giản là tn theo các quy tắc và thủ tục. Công việc và kết quả lao động của họ đƣợc tiêu chuẩn hóa cao và đƣợc thực hiện theo những yêu cầu cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
- Hạn chế:
+ Nguyên tắc cứng nhắc và quan liêu
Do muốn bản vệ quyền lợi riêng nên tầng lớp quan liêu trong tổ chức thƣờng bám chặt vào những nguyên tắc và thủ tục dù rằng chúng đã tỏ ra khong đem lại hiệu quả cho tổ chức dẫn đến lãng phí trong tiền bạc.
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
26 + Tìm cách mở rộng và bảo vệ quyền lực
Cơ cấu tổ chức hiệu thƣ lại có thể là nguyên nhân thúc đẩy các nhà quản trị không quan tâm đến hiệu quả mà tập trung mọi nỗ lực vào việc mở rộng và bảo vệ quyền lực vì quyền lợi riêng.
+Tốc độ ra quyết định chậm
Do đặt các nguyên tắc và thủ tục lên trên tính hiệu quả, do đó trong nhiều trƣờng hợp làm trì hỗn q trình ra quyết định.
+ Không tƣơng hợp với sự thay đổi công nghệ
Các nguyên tắc của lý thuyết quản trị thƣ lại không phù hợp với công nghệ cao cấp, với sự thay đổi liên tục tính chất nhiệm vụ của tổ chức vào thử nghiệm trong tổ chức.
+ Không tƣơng hợp với những giá trị nghề nghiệp
Công việc chủ yếu của các nhà quản trị là ra quyết định dẫn đến trong quá trình này họ phải khơng ngừng nâng cao kiến thức khoa học, tìm hiểu những giải pháp đổi mới, đề cao tính sáng tạo và những giá trị này khơng phù hợp với tính trật tự và ổn định của tổ chức kiêm thƣ lại.
Tuy nhiên trong nhiều tổ chức phƣơng pháp tiếp cận này vẫn đƣợc áp dụng rộng rãi và đạt hiệu quả cao khi chúng thoả mãn điều kiện sau:
- Những tổ chức có khối lƣợng thơng tin chun ngành lớn và đã tìm đƣợc biện pháp xử lý hữu hiệu.
- Nhu cầu của khách hàng có tốc độ thay đổi chậm. - Công nghệ ổn định và có tố độ thay đổi chậm.
- Quy mơ hoạt động tổ chức lớn, đủ điều kiện cho phép tiêu chuẩn hoá dịch vụ hay sản phẩm.