Vào giữa những năm 60, nhiều nhà lý thuyết và nhà quản trị đã không thành công khi cố gắng áp dụng những quan điểm quản trị cổ điển và hệ thống. Do đó một số ngƣời cho rằng trong mỗi tình huống quản trị cụ thể phải có sự lựa chọn phƣơng pháp quản trị phù hợp. Từ đó xuất hiện lý thuyết quản trị theo tình huống.
Các nhà quản trị và lý thuyết thuộc trƣờng phái này cho rằng trong những tình huống khác nhau thì phải áp dụng những phƣơng pháp quản trị khác nhau và các lý thuyết quản trị đƣợc áp dụng riêng rẽ hay kết hợp với nhau tùy theo từng vấn đề cần giải quyết. Do đó, các nhà quản trị phải dự kiến và hiểu rõ thực trạng của vấn đề cần giải quyết trƣớc khi ra quyết định.
Cơ sở lý luận của phƣơng pháp này dựa trên quan niệm cho rằng tính hiệu quả của từng phong cách, kỹ năng hay nguyên tắc quản trị sẽ thay đổi tùy theo từng trƣờng hợp. Các nhà quản trị theo quan điểm này căn cứ vào từng tình huốngcụ thể để lựa chọn và sử dụng những nguyên tắc quản trị thuộc các trƣờng phái cổ điển, trƣờng phái tâm lý - xã hội ( hành vi) hay quản trị hệ thống mà họ cho là hữu hiệu nhất với tình huống cần giải quyết.
Điều cốt yếu của quan điểm tiếp cận theo tình huống là việc thực hành quản trị phải đảm bảo thích ứng với những yêu cầu thực tế từ môi trƣờng bên ngoài, công nghệ đƣợc sử dụng để tạo ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ và khả năng của con ngƣời trong tổ chức. Các yếu tố này đƣợc coi là các biến ngẫu nhiên. Tầm quan trọng tƣơng đối trong mỗi biến ngẫu nhiên phụ thuộc vào loại vấn đề quản trị đang đƣợc xem xét.
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
35
Hình 2.1 Quan điểm tình huống
1. Các biến tình huống a. Công nghệ
Công nghệ là phƣơng pháp dùng để biến các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các yếu tố đầu ra. Công nghệ bao gồm tri thức, thiết bị, kỹ thuật và những hoạt động thích hợp để biến nguyên liệu thô thành dịch vụ hay sản phẩm hoàn thành. Công nghệ có nhiều mức độ, từ đơn giản đến phức tạp. Công nghệ đơn giản liên quan đến những nguyên tắc ra quyết định hàng ngày nhằm hỗ trợ cho ngƣời công nhân trong suốt quá trình sản xuất. Còn những công nghệ tinh vi đòi hỏi ngƣời công nhân phải đƣa ra hàng loạt quyết định, đôi khi trong tình trạng không có đủ thông tin cần thiết. Do đó các nhà quản trị cần phải hiểu rõ mức độ ảnh hƣởng của các loại công nghệ mà tổ chức đang sử dụng đối với tổ chức để có thể lựa chọn phƣơng pháp tổ chức hay phong cách quản trị thích hợp.
b. Môi trường bên ngoài
Các yếu tố môi trƣờng có những tác động rất mạnh mẽ đối với tổ chức và sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phù hợp đối với môi trƣờng của các quyết định quản trị. Do đó theo các nhà "lý thuyết tình huống" biến số môi trƣờng là một yếu tố rất phức tạp đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu và đƣa ra những quyết định quản trị phù hợp. c. Nhân sự Quan điểm hành vi Quan điểm cổ điển Quan điểm hệ thống Quan điểm tình huống
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
36 Nhà quản trị cần căn cứ vào tình hình nhân sự của tổ chức để lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp. Biến số nhân sự thể hiện ở trình độ nhận thức của công nhân, những giá trị chung về văn hoá, lối sống và cách thức phản ứng của họ trƣớc mỗi quyết định quản trị. Nhà quản trị căn cứ trên những tính chất này để lựa chọn và áp dụng phƣơng pháp quản trị hệ thống, hành vi hoặc quản trị kiểu thƣ lại v.v...
2. Đánh giá về trường phái quản trị tình huống
Quan điểm quản trị theo tình huống tỏ ra rất hữu hiệu bởi nó dựa trên phƣơng pháp tiếp cận tùy theo tình trạng thực tế của tổ chức hoặc cá nhân mà lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để ra các quyết định quản trị. Nhiều ngƣời cho rằng trƣờng phái quản trị này không có gì mới bởi nó chỉ đơn thuần sử dụng một cách thích hợp các kỹ năng quản trị của các trƣờng phái quản trị khác. Tuy nhiên, quan điểm quản trị theo tình huống rất linh hoạt về nguyên tắc, nó luôn tuân thủ tính hiệu quả, phù hợp với các nguyên lý và công cụ quản trị với từng tình huống, sau khi đã tìm hiểu, điều tra kỹ lƣỡng.