1.3.1 .Khái niệm
3.2 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ
3.2.4. Các nguyên tắc quản trị cơ bản
Nhận thức và vận dụng các quy luật trong quản trị là một quá trình đi từ cái chung đến cái riêng, từ trừu tƣợng đến cụ thể để đề ra các nguyên tắc của quản trị. Các nguyên tắc vừa phản ánh các quy luật khách quan nhƣng cũng mang dấu ấn chủ quan của con ngƣời. Trong lịch sử hoạt động thực tiễn quản trị, ngƣời ta đã đƣa ra nhiều nguyên tắc và mỗi lĩnh vực hoạt động lại có những nguyên tắc quản trị đặc thù. Tuy nhiên để quản trị thành công các tổ chức, các chủ thể quản trị cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
1. Nhóm các nguyên tắc quản trị chung
a. Nguyên tắc mối liên hệ ngược (feedback)
Nguyên tắc mối liên hệ ngƣợc là nguyên tắc địi hỏi chủ thể trong q trình quản trị phải nắm chắc đƣợc hành vi của đối tƣợng thông qua thơng tin phản hồi về các hành vi đó (thơng tin ngƣợc - feedback). Mối liên hệ ngƣợc đặc trƣng cho khả năng của tổ chức duy trì trạng thái nội cân bằng của mình. Mối liên hệ ngƣợc có hai loại. Mối liên hệ ngƣợc dƣơng, biểu thị ở chỗ phản ứng ở đầu ra làm tăng tác động đến đầu vào, và đến lƣợt mình, đầu vào lại tăng thêm tác động đối tới đầu ra hơn nữa v.v. . . Mối liên hệ ngƣợc dƣơng bao giờ cũng dẫn đến sự thay đổi căn bản trong tổ chức, phá huỷ trạng thái nội cân bằng cũ để thiết lập trạng thái nội cân bằng mới. Đây là chữ "tín" trong quản trị, là sự ổn định tƣơng đối của chính sách. Mối liên hệ âm thì trái lại, đầu ra tăng sẽ tác động trở lại kìm hãm đấu vào, tổ chức có mối liên hệ ngƣợc âm là tổ chức ổn định.
b. Nguyên tắc bổ sung ngoài
Đối với những tổ chức phức tạp không thể mô tả đầy đủ đƣợc ngay từ lần đầu bằng một ngơn ngữ nào đó, cho dù ngơn ngữ đó có phong phú đến đâu, để mơ tả đầy đủ tổ chức (thông qua thơng tin phản ánh các tính chất đặc trƣng của tổ chức), phải bổ sung việc mô tả tổ chức bằng các ngơn ngữ khác lấy từ ngồi tổ chức. Trong quản trị, nguyên tắc bổ sung ngoài rất hay đƣợc sử dụng (dƣới tên nguyên lý thử - sai - sửa). Điều đó địi hỏi chủ thể quản trị muốn nắm đƣợc đối tƣợng quản trị thì phải có đủ thời gian và phải thông qua nhiều lần, nhiều cách tác động khác nhau, tránh chủ quan duy ý chí.
c. Nguyên tắc độ đa dạng cần thiết
Nguyên tắc này đòi hỏi khi hành vi của đối tƣợng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển phải có một hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tƣơng ứng để hạn chế độ bất định trong hành vi của đối tƣợng điều khiển.
d. Nguyên tắc phân cấp
Một tổ chức phức tạp, chủ thể nếu độc quyền quản trị, tự mình đề ra các quyết định, thì thƣờng phải làm việc một khối lƣợng thông tin rất lớn, và sẽ gặp phải hai kết quả:
Chương 3 Vận dụng quy luật và các nguyên tắc quản trị
50 - Khơng có khả năng xử lý hết thơng tin và quyết định sẽ kém chính xác
- Xử lý đƣợc thơng tin cũ thì lại nảy sinh thêm các thơng tin mới - tức là các quyết định đề ra do cần phải có nhiều thời gian xử lý thơng tin nên đã trở thành lạc hậu.
Do đó muốn quản trị đƣợc, chủ thể phải phân cấp việc quản trị cho các phân hệ, mỗi phân hệ lại cần phải có một chủ thể quản trị với những quyền hạn, nhiệm vụ nhất định. Việc phân chia quyền hạn, nhiệm vụ xử lý thông tin và ra quyết định tất yếu tạo thêm cấp bậc trong tổ chức, tạo ra sự "bất bình đẳng" giữa các cấp về quyền hạn, nhiệm vụ và lợi ích.
e. Nguyên tắc khâu xung yếu
Trong quá trình quản trị tổ chức thƣờng xuất hiện sự đột biến ở một vài đối tƣợng nào đó - những khâu xung yếu, với những mối liên hệ ngƣợc dƣơng hoặc âm dẫn đến sự hoàn thiện hoặc phá vỡ cơ cấu của đối tƣợng đó. Sự phá vỡ hoặc hồn thiện này kéo theo, lan truyền sang các đối tƣợng khác và cả hệ thống. Vì nguồn lực của tổ chức luôn bị hạn chế nên chủ thể phải biết tập trung nguồn lực vào những khâu xung yếu để tăng cƣờng độ hoàn thiện và hạn chế khả năng đổ vỡ cho tổ chức.
f. Ngun tắc thích nghi với mơi trường
Đây là ngun tắc quản trị đòi hỏi tổ chức phải biết tận dụng tiềm năng của môi trƣờng để biến thành nội lực của mình.
2. Nhóm các ngun tác quản trị các tổ chức kinh tế
a. Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội
Hệ thống pháp luật đƣợc xây dựng dựa trên nền tảng của các định hƣớng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không đƣợc làm và là cơ sở để áp dụng chế tài đối với những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. Pháp luật đã tạo ra khung pháp lý cho tổ chức và hoạt động sản xuất - kinh doanh, tạo môi trƣờng cho phát triển kinh tế, củng cố và bảo vệ các nguyên tắc của nền kinh tế thị trƣờng; thuế, tài chính, tín dụng và tạo ra một cơ chế quản trị có hiệu quả. Qua đó có thể thấy rằng giữa các lĩnh vực chính trị - pháp luật - hoạt động quản trị, kinh doanh có mối liên hệ hữu cơ, trong dó thể chế chính trị giữ vai trị định hƣớng chi phối tồn bộ các hoạt động trong xã hội - trong đó đó hoạt động kinh doanh. Trong xu thế tồn cầu hố hiện nay, hoạt động của các tổ chức ngày càng gắn bó chặt chẽ với nhau và trở thành một mắt xích trong hệ thống chính trị - xã hội. Sự ổn định chính trị- pháp luật sẽ tạo ra môi trƣờng thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh, hấp dẫn các nhà đầu tƣ trong và ngoài nƣớc, cho phép tận dụng đƣợc những lợi thế so sánh của nền kinh tế, thu hút vốn, công nghệ, kỹ năng quản trị của bên ngoài và thâm nhập vào thị trƣờng thế giới. Chính vì vậy trong nền kinh tế, vai trị của Nhà nƣớc cực kỳ quan trọng, mang tính quyết định đối với tiền đồ kinh tế của một đất nƣớc. Việc lựa chọn đúng đắn định hƣớng phát triển, đề ra các chính sách kinh tế thích hợp sẽ mở ra triển vọng, cơ hội cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham gia vào sự phát triển của đất nƣớc.
Chương 3 Vận dụng quy luật và các nguyên tắc quản trị
51 Trong cơ chế thị trƣờng, Nhà nƣớc không can thiệp vào các hoạt động mang tính chất tác nghiệp hàng ngày của tổ chức. Việc sản xuất cái gì, bao nhiêu, bằng cơng nghệ nào, giá cả bao nhiêu, bán ở đâu... là công việc của từng đơn vị cơ sở và do đòi hỏi của thị trƣờng. Với chức năng quản trị vĩ mơ của mình, Nhà nƣớc đóng vai trị là ngƣời tạo môi trƣờng và định hƣớng cho các thành phần kinh tế tự do hoạt động. Mặt khác mỗi tồ chức kinh doanh đều hoạt động trong một môi trƣờng xã hội nhất định, giữa chúng có những mối liên hệ chặt chẽ tác động qua lại lẫn nhau. Xã hội cung cấp những nguồn lực mà tổ chức cần và tiêu thụ những hàng hóa, dịch vụ đƣợc sản xuất ra. Các giá trị chung, thông lệ của xã hội, các tập tục truyền thống, lối sống của dân cƣ, các hệ tƣ tƣởng tôn giáo và cơ cấu dân số, thu nhập của dân chúng đều có những tác động nhiều mặt trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức kinh doanh. Do vậy trong quá trình hoạt động địi hỏi các nhà quản trì phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định, xử lý linh hoạt các yếu tố của quá trình sản xuất – kinh doanh, đảm bảo cho tổ chức tồn tại và phát triển vững chắc.
b. Tập trung dân chủ
Là nguyên tắc cơ bản của quản trị, nguyên tắc tập trung dân chủ phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể và đối tƣợng quản trị cũng nhƣ yêu cầu và mục tiêu của quản trị.
Tập trung và dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất. Khía cạnh tập trung trong nguyên tắc thể hiện sự thống nhất quản trị từ một trung tâm. Đây là nơi hội tụ trí tuệ, ý chí, nguyện vọng và cơ sở vật chất của tổ chức nhằm đạt hiệu quả tổng thể cao nhất tránh sự phân tán, rối loạn và triệt tiêu sức mạnh chung. Khía cạnh dân chủ thể hiện sự tơn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể và cá nhân ngƣời lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nội dung của nguyên tắc: phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ƣu giữa tập trung và dân chủ; dân chủ phải đƣợc thực hiện trong khuôn khổ tập trung. Đây là một ngun tác rất quan trọng, nó có tính khách quan phổ biến song thực hiện không đơn giản, phụ thuộc vào bản lĩnh, phẩm chất đạo đức và phong cách của ngƣời quản trị. Bảo đảm quyền tự chủ của các đơn vị, các cấp là một tất yếu khách quan khi lực lƣợng sản xuất cần dƣợc xã hội hoá, tiềm năng của các thành phần kinh tế phải đƣợc khai thác triệt để. Mặt khác cơ chế thị trƣờng đòi hỏi nhà quản trị phải tiếp cận và xử lý linh hoạt các thơng tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy quản trị tập trung thống nhất phải đi liền với bảo đảm quyền chủ động sáng tạo, xử lý tốt mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn và lợi ích giữa các thành viên trong tổ chức.
c. Kết hợp hài hịa các lợi ích.
Quản trị suy cho đến cùng là quản trị con ngƣời nhằm phát huy tính tích cực và sáng tạo của ngƣời lao động. Song động lực của quản trị là lợi ích, do đó ngun tắc quan trọng của quản trị là phải chú ý đến lợi ích của con ngƣời, đảm bảo sự kết hợp hài hịa các lợi ích, trong đó lợi ích của ngƣời lao động là động lực trực tiếp, đồng thời chú ý đến lợi ích của tổ chức và của xã hội. Nội dung của nguyên tắc: phải kết hợp hài hịa các lợi ích có liên quan đến tổ chức trên cơ sở những đòi hỏi của quy luật khách quan.
Chương 3 Vận dụng quy luật và các nguyên tắc quản trị
52 Trong nền kinh tế nhiều thành phần, có nhiều lợi ích cần đƣợc thỏa mãn. Do vậy việc kết hợp hài hòa các lợi ích phải đƣợc xem xét và đề ra ngay từ khi xây dựng các chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch kinh tế - xã hội, quá trình hoạt động quản trị đến khâu phân phối và tiêu dùng. Các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức phải phản ánh đƣợc lợi ích cơ bản lâu dài của mọi thành viên, phải quy tụ đƣợc quyền lợi của cả hệ thống và phải có tính hiện thực cao. Sự đúng đắn hay lệch lạc trong vấn đề lợi ích kinh tế khơng chỉ thuộc phạm vi công cụ, động lực mà trƣớc hết là sự đúng đắn hay lệch lạc về mục tiêu sản xuất - kinh doanh. Quan điểm lợi ích kinh tế là quan điểm về mục tiêu, là quan điểm định hƣớng cơ bản, quan điềm xuất phát của việc xây dựng cơ chế quản trị. Chính vì vậy giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích trong quản trị sẽ bảo đảm cho tổ chức vận hành thuận lợi và có hiệu quả, ngƣợc lại nếu quan hệ lợi ích bị rối loạn sẽ là nguyên nhân của rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản trị. Thực hiện tốt nguyên tắc này cần chú ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, các quyết định quản trị phải quan tâm trƣớc hết đến lợi ích ngƣời lao động. Ngƣời lao động là lực lƣợng tạo ra sản phẩm hàng hóa dịch vụ trực tiếp cho xã hội, hơn nữa lại là nhân tố có khả năng sáng tạo. Bởi vậy hệ thống phƣơng pháp cơng cụ, cơ chế, chính sách quản trị phải nhằm vào việc đem lại lợi ích, mà quan trọng nhất là lợi ích vật chất cho ngƣời lao động. Đó là những khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, phúc lợi tập thể và phúc lợi xã hội mà họ đƣợc hƣởng thụ. Đồng thời ngƣời lao động ngày càng có nhu cầu cao về học tập, chữa bệnh, đi lại và trƣởng thành trong cơng việc. Vì thế mọi chính sách kinh tế ln ln đƣợc gắn liền với chính sách xã hội nhằm thỏa mãn sự đòi hỏi của con ngƣời.
- Thứ hai, phải tạo ra những lợi ích chung nhằm kết hợp các lợi ích kinh tế. Nếu chỉ quan tâm đến lợi ích ngƣời lao động mà sao nhãng lợi ích tập thể và lợi ích xã hội thì chủ nghĩa cá nhân sẽ phát triển, thậm chí dẫn đến tham nhũng đặc quyền, đặc lợi ở một số ngƣời có chức, có quyền. Hơn nữa lợi ích cá nhân khơng thể bền vững và ngày càng đƣợc thỏa mãn cao hơn nếu khơng đồng thời chăm lo đến lợi ích tập thể và lợi ích xã hội. Vì thế các quyết định quản trị phải có tác dụng huy động sự đóng góp về trí tuệ, sức lực và cơ sở vật chất để xây dựng tổ chức và ngƣời lao động có cơ hội để thỏa mãn lợi ích, đồng thời đƣợc hƣởng thụ các khoản phúc lợi tập thể.
- Thứ ba, phải coi trọng lợi ích vật chất lẫn lợi ích tinh thần của tập thể và ngƣời lao động. Trong khi lao động còn là một hoạt động bắt buộc đối với con ngƣời thì vấn đề khuyến khích lợi ích vật chất đối với ngƣời lao động phải đặt lên vị trí ƣu tiên thỏa đáng. Song khơng phải vì thế mà coi nhẹ hoặc phủ nhận khuyến khích lợi ích tinh thần thơng qua các phƣơng pháp động viên, giáo dục chính trị tƣ tƣởng, thƣởng phạt, cất nhắc, đề bạt vào các chức vụ cơng tác thích hợp. Khuyến khích lợi ích tinh thần về thực chất là sự đánh giá của tập thể và xã hội đối với sự cống hiến của mỗi ngƣời, là sự khẳng định thang bậc về giá trị của họ trong cộng đồng. Cũng thông qua các hình thức khuyến khích đó ngƣời lao động nhận biết đƣợc kết quả, ý nghĩa của cơng việc mình làm. Vì thế nó rất cần thiết đối với bất kỳ ai và vào thời gian nào.
Chương 3 Vận dụng quy luật và các nguyên tắc quản trị
53 Ngun tắc chun mơn hố địi hỏi việc quản trị phải đƣợc thực hiện bởi những ngƣời có chun mơn, đƣợc đào tạo, có kinh nghiệm và khả năng điều hành để thực hiện các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu năng và hiệu quả. Để có đƣợc những phẩm chất và năng lực này địi hỏi các nhà quản trị cần phải nỗ lực không ngừng. Những kiến thức lý thuyết giúp cho việc tƣ duy có hệ thống, cịn những kinh nghiệm thực tế có thể tự tích luỹ bằng kinh nghiệm của bản thân, đây là cơ sở của việc nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức. Bởi vậy một mặt những ngƣời hoạt động trong guồng máy hệ thống phải nắm vững chun mơn nghề nghiệp ở vị trí cơng tác của mình, mặt khác họ phải ý thức đƣợc mối quan hệ của họ với những ngƣời khác và bộ phận khác thuộc guồng máy chung của cả tổ chức. Mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừa hành nhất thiết phải đƣợc xác định rõ ràng, cần phải phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng quản trị, bảo đảm sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lợi ích của các bộ phận quản trị. Điều đó cho phép nhà quản trị có thể độc lập giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng của mình.
e. Biết mạo hiểm
Mạo hiểm không phải là liều lĩnh mà là sự "phiêu lƣu có tính tốn". Ngun tắc này địi hỏi các nhà lãnh đạo tổ chức phải biết tìm ra các giải pháp độc đáo (nhất là các giải pháp công