1.3.1 .Khái niệm
2.3. TRƢỜNGPHÁI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
2.3.1. Các khái niệm hệ thống (System Concepts)
Một hệ thống là tập hợp của các yếu tố có mối quan hệ phụ thuộc và liên quan với nhau.
Quan điểm hệ thống về quản trị đã đƣa ra một cách tiếp cận mới để giải quyết các vấn đề phát sinh trong tổ chức là phân tích vấn đề theo một thể thống nhất các đầu vào, quá trình
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
33 chuyển hoá, đầu ra, sự phản hồi vào mơi trƣờng . Hệ thống có thể là một cá nhân, một nhóm làm việc, một bộ phận hay một tổ chức.
Đầu vào bao gồm cơ sở vật chất, con ngƣời, tài chính, nguồn thơng tin để đƣa vào q
trình chuyển hố. Q trình chuyển hố bao gồm các kỹ thuật đƣợc sử dụng để biến các đầu vào thành đầu ra. Đầu ra là những đầu vào nhƣ con ngƣời, máy móc, thiết bị, thơng tin và tài chính... đƣợc hình thành từ q trình chuyển hố. Phản hồi là các thơng tin về tình trạng của
tổ chức. Trong một tổ chức, sự phản hồi có thể đƣợc ghi nhận từ những cuộc khảo sát marketing, những báo cáo tài chính, những đánh giá về hoạt động của cơng ty... Vai trị của ngƣời quản trị là chỉ đạo q trình chuyển hố thơng qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Môi trường của tổ chức bao gồm các yếu tố nhƣ xã hội, chính trị và kinh tế ảnh
hƣởng đến hoạt động của tổ chức (hệ thống).
2.3.2. Các loại hệ thống
Căn cứ vào những tiêu chuẩn khác nhau, có thể phân chia hệ thống thành mấy loại:
1. Xét theo phương thức hình thành, có thể phân chia các hệ thống thành hệ thống tự
nhiên và hệ thống nhân tạo.
Hệ thống tự nhiên là những hệ thống do các vật chất tự nhiên cấu thành. Đặc trƣng chủ yếu của nó là hình thành trong thế giới tự nhiên. Thí dụ, hệ thống sinh vật, hệ thống thực vật, hệ thống cơ thể con ngƣời.
Hệ thống nhân tạo là những hệ thống do con ngƣời lập ra nhằm thực hiện mục đích nào đó nhƣ hệ thống sản xuất, hệ thống kinh doanh, hệ thống bán hàng, hệ thống giao thơng, hệ thống vận tải, hệ thống chính quyền.
2. Xét theo quan hệ của nó với mơi trường bên ngồi, có thể chia làm hệ thống khép kín và hệ thống mở.
Mơi trƣờng bên ngồi là thế giới khách quan tồn tại bên ngoài hệ thống. Bất kỳ hệ thống nào cũng tồn tại trong thế giới khách quan nhất định. Nhƣng một hệ thống tồn tại trong mơi trƣờng đó có thể hoặc khơng thể phát sinh tác dụng tƣơng hỗ với môi trƣờng ấy.
Hệ thống khép kín là hệ thống khơng có tác dụng tƣơng hỗ với thế giới bên ngoài. Đƣơng nhiên, các hệ thống tuyệt đối khép kín là rất ít. Nhƣng có khi ngƣời ta coi những hệ thống ít có quan hệ với thế giới bên ngồi là hệ thống gần nhƣ khép kín chỉ là để tiện nghiên cứu.
Hệ thống mở là hệ thống có quan hệ trao đổi thơng tin, vật chất và năng lƣợng với thế giới bên ngoài. Tác dụng của những hệ thống ấy với thế giới bên ngoài là tác dụng tƣơng hỗ, hoại động của nội bộ hệ thống vừa chịu sự ràng buộc của thế giới bên ngoài, đồng thời kết quả hoạt động của nó cũng có thể gây ra những thay đổi nào đó cho thế giới bên ngồi.
3. Xét theo trạng thái có thể biến đổi hay khơng, có thể chia thành hệ thống tĩnh và hệ
thống động.
Hệ thống tĩnh là hệ thống mà trạng thái của nó (hoặc nói đúng hơn là các tham số phản ánh trạng thái) không thay đổi theo thời gian. Ngƣợc lại, những hệ thống mà tham số trạng thái thay đổi theo thời gian thì gọi là hệ thống động. Trên thực tế, khơng có hệ thống tĩnh tuyệt đối, cũng khơng có hệ thống động tuyệt đối mà thƣờng là trong phát triển (thay đổi) có
Chương 2 Cơ sở khoa học của quản trị
34 ổn định, trong ổn định có thay đổi hoặc ấp ủ thay đổi. Nói chung nếu một hệ thống, trong một thời kỳ tƣơng đối dài, chỉ phát sinh một số thay đổi nhỏ, kéo dài trong một thời gian ngắn thì có thể coi nhƣ hệ thống tĩnh. Ngƣợc lại, nếu một hệ thống, trong một thời kỳ tƣơng đối dài, xuất hiện những trạng thái ổn định tạm thời thì đƣợc coi là hệ thống động. Ở đây cần vạch rõ rằng, cái gọi là hệ thống tĩnh khơng có nghĩa là tất cả các bộ phận trong hệ thống đều tính mà chỉ là nói rằng các tham số trạng thái của nó về cơ bản là khơng thay đổi.
2.3.3. Đánh giá quan điểm hệ thống
Có thể nói theo quan điểm hệ thống tất cả các tổ chức đều là những hệ thống và các hệ thống này có sự tác động qua lại lẫn nhau, chi phối hay tƣơng tác với nhau thuộc vào mối quan hệ giữa chúng.
Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống đã giúp các nhà quản trị có những cách nhìn tồn diện đối với tổ chức mà họ đang lãnh đạo. Tƣ tuy hệ thống mở đòi hỏi các nhà quản trị phải quan tâm đến toàn bộ các yếu tố bên trong cũng nhƣ bên ngoài của tổ chức bao gồm các nguồn lực mà tổ chức có sẵn, sự phát triển của công nghệ và khuynh hƣớng công của tổ chức khi tiến hành sản xuất ra 1 sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Đồng thời trƣờng phái quản trị hệ thống còn giúp các nhà quản trị thấy rõ mối quan hệ tƣơng tác giữa các yếu tố thành phần trong tổ chức trên phƣơng diện chúng là một tập hợp đồng bộ có mối liên hệ hữu cơ với nhau.