Tiêu chí Tổng số lao
động Biên chế
Hợp đồng theo Nghị định 68
Năm 2012 Số lượng (người) 47 33 14
Tỷ lệ (%) 100 70,21 29,79
Năm 2013 Số lượng (người) 43 29 14
Tỷ lệ (%) 100 67,44 32,56
Năm 2014 Số lượng (người) 46 32 14
Tỷ lệ (%) 100 69,57 30,43
0 10 20 30 40 50 60 70 80 2012 2013 2014 Biên chế Hợp đồng theo Nghị định 68
Hình 2.3: Biểu đồ nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 giai đoạn 2012-2014
Nhìn chung, số lượng lao động hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP của Văn phòng UBND Quận 2 vẫn giữ ở mức ổn định (14 nhân viên), không thay đổi cho đến nay bao gồm các Tổ như: Bảo vệ, lái xe và nhân viên phục vụ. Số lượng biên chế tại Văn phòng giảm vào năm 2013, thấp nhất với số lượng 29 biên chế, do công tác thuyên chuyển, điều chuyển công tác các chức danh cán bộ Lãnh đạo và cán bộ công chức; đến năm 2014, Văn phòng UBND Quận 2 đã kịp thời đề xuất chỉ tiêu và bổ sung số lượng biên chế còn trống, thiếu do luân chuyển năm 2013 để đảm bảo nhiệm vụ chung và liên tục của Văn phòng.
2.3.1.1. Về cơ cấu trình độ theo chuyên môn nghiệp vụ
Bảng 2.2: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo trình độ chuyên môn nghiệp vụ giai đoạn 2012-2014
Tiêu chí Lao động khác
Trung
cấp Cao đẳng Đại học Thạc sĩ
Năm 2012 Số lượng (người) 14 03 02 26 02
Tỷ lệ (%) 29,78 6,38 4,26 55,32 4,26
Năm 2013 Số lượng (người) 14 03 03 21 02
Tỷ lệ (%) 32,56 6,98 6,98 48,83 4,65
Năm 2014 Số lượng (người) 14 02 03 22 05
Tỷ lệ (%) 30,43 4,35 6,52 47,83 10,87
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Bảng thống kê cũng cho ta thấy được số lượng lao động Hợp đồng theo Nghị định 68 của Văn phòng qua các năm không thay đổi; lao động trung cấp, cao đẳng tuy có biến động nhưng không đáng kể. Số cán bộ, công chức năm 2012 có trình độ Đại học chiếm tỷ lệ cao nhất với 26 người tỷ lệ %, nhưng điều đáng nói ở đây là số lượng Thạc sĩ của Văn phòng năm 2014 có mức chuyển biến cao với 05 người chiếm tỷ lệ 10,87%.
Trung cấp: 4,35% Cao đẳng: 4,35% Đại học: 23% Thạc sĩ: 10,87% Khác: 30,43%
Hình 2.4: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng năm 2014 2.3.1.2. Về cơ cấu theo giới tính 2.3.1.2. Về cơ cấu theo giới tính
Bảng 2.3: Số liệu nguồn nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 theo giới tính giai đoạn 2012-2014
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Tiêu chí Tổng số lao
động Nam Nữ
Năm 2012 Số lượng (người) 47 27 20
Tỷ lệ (%) 100 57,45 42,55
Năm 2013 Số lượng (người) 43 24 19
Tỷ lệ (%) 100 55,81 44,19
Năm 2014 Số lượng (người) 46 25 21
0 10 20 30 40 50 60 2012 2013 2014 Nam Nữ
Hình 2.5: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính giai đoạn 2012-2014
Nhìn chung, tỷ lệ cán bộ công chức nam của Văn phòng luôn cao hơn nữ qua các năm nhưng không chênh lệch, không phân biệt giới tính hoặc trọng nam khinh nữ, điều quan trọng đối với cán bộ công chức Văn phòng đó là năng lực làm việc, hoàn thành và đảm bảo công việc được giao, phục vụ tốt cho công việc của Văn phòng cũng như cho Lãnh đạo UBND quận.
Nam: 54,35% Nữ: 45,65%
Hình 2.6: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính tại thời điểm 2014 2.3.1.3. Về cơ cấu theo chức năng, nhiệm vụ 2.3.1.3. Về cơ cấu theo chức năng, nhiệm vụ
Bảng 2.4: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo chức năng, nhiệm vụ giai đoạn 2012 - 2014
Tiêu chí Nhân viên,
cán sự Chuyên viên Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo UBND quận
Năm 2012 Số lượng (người) 21 16 06 04
Tỷ lệ (%) 44,68 34,04 12,77 8,51
Năm 2013 Số lượng (người) 17 16 06 04
Tỷ lệ (%) 39,54 37,21 13,95 9,3
Năm 2014 Số lượng (người) 17 18 06 05
Tỷ lệ (%) 36,96 39,13 13,04 10,87
Qua các năm, số lượng cán bộ Lãnh đạo Văn phòng UBND quận và Lãnh đạo UBND quận giữ ở mức cố định, không xê dịch. Điều đáng chú ý ở đây đó là số lượng nhân viên từ năm 2012 là 21 người đã giảm còn 17 ở năm 2014 và tăng chỉ tiêu chuyên viên từ 16 lên 18 do nhân lực Văn phòng đã thực hiện thi tuyển công chức của Sở Nội vụ và được xét ngạch chuyên viên, tăng cường thêm lực lượng có chất lượng cao nhằm phục vụ tốt công tác tham mưu, phục vụ công tác của Văn phòng và Ủy ban nhân dân quận phát triển ổn định và bền vững. Nhân viên, cán sự: 36,96% Chuyên viên: 39,13% Lãnh đạo Văn phòng: 13,04%
Lãnh đạo UBND quận: 10,87%
Hình 2.7: Biểu đồ cơ cấu nhân lực theo chức năng nhiệm vụ tại thời điểm năm 2014
2.3.1.4. Về cơ cấu theo độ tuổi
Bảng 2.5: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo độ tuổi giai đoạn 2012 – 2014 Tiêu chí Dưới 30 tuổi Trên 30 đến 40 tuổi Trên 40 đến 50 tuổi Trên 50 tuổi
Tỷ lệ (%) 17,02 48,94 21,28 12,76
Năm 2013 Số lượng (người) 07 20 08 08
Tỷ lệ (%) 16,3 46,5 18,6 18,6
Năm 2014 Số lượng (người) 08 15 15 08
Tỷ lệ (%) 17,39 32,61 32,61 17,39
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Do đặc thù cơ quan nhà nước hành chính nên độ tuổi nguồn nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 tương đối lớn tuổi, tỷ lệ số người có độ tuổi trên 50 và dưới 30 không thay đổi nhiều, tập trung chủ yếu gần 65% là lực lượng trên 30 tuổi đến dưới 50 tuổi. Vì đây là lực lượng đã làm tương đối lâu năm, có kinh nghiệm, nên cần tận dụng tối đa khả năng đóng góp của đội ngũ này. Tuy nhiên, lực lượng dưới 30 tuổi là lực lượng kế thừa vẫn còn thấp, vì vậy vấn đề đặt ra cho Văn phòng UBND Quận 2 là phải chuẩn bị cho đội ngũ thay thế số cán bộ công chức sẽ về hưu.
Dưới 30 tuổi: 17,39% Trên 30 đến 40 tuổi: 32,61% Trên 40 đến 50 tuổi: 32,61% Trên 50 tuổi: 17,39%
2.3.2. Thực trạng về kỹ năng nguồn nhân lực
2.3.2.1. Thực trạng về trình độ quản lý nhà nước: hiện nay trình độ trên đại học có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; trung cấp có 06 người chiếm tỷ lệ 13,04%; chuyên học có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; trung cấp có 06 người chiếm tỷ lệ 13,04%; chuyên viên chính có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; chuyên viên có 08 người chiếm tỷ lệ 17,4%; điều đáng chú ý ở đây là số cán bộ chưa qua đào tạo chiếm tỷ lệ quá cao với 26 người chiếm 56,52%. Trên ĐH: 6,52% Trung cấp: 13,04% Chuyên viên chính: 6,52% Chuyên viên: 17,4% Chưa: 56,52%
Hình 2.9: Biểu đồ trình độ quản lý nhà nước của Văn phòng UBND Quận 2 tại thời điểm năm 2014
2.3.2.2. Thực trạng về trình độ lý luận chính trị: Tỷ trọng công chức của Văn phòng UBND Quận 2 có trình độ lý luận chính trị chưa qua đào tạo còn quá cao với 26 phòng UBND Quận 2 có trình độ lý luận chính trị chưa qua đào tạo còn quá cao với 26 người chiếm tỷ lệ 56,52%, Cao cấp chính trị có 04 người chiếm tỷ lệ 8,7%, Cử nhân có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%, trung cấp có 13 người chiếm tỷ lệ 28,26%.
Cao cấp chính trị: 8,7%
Cử nhân: 6,525 Trung cấp: 28,26% Chưa: 56,52%
Hình 2.10: Biểu đồ trình độ lý luận chính trị của Văn phòng UBND Quận 2 tại thời điểm năm 2014
2.3.2.3. Thực trạng về phát triển đảng viên: tỷ trọng công chức chưa phát triển đảng viên còn khá thấp 28 người chiếm 60,87% chiếm hơn ½ số lượng cán bộ triển đảng viên còn khá thấp 28 người chiếm 60,87% chiếm hơn ½ số lượng cán bộ Văn phòng, hiện nay số lượng đảng viên trong Văn phòng UBND Quận 2 chỉ có 18 đảng viên chiếm 39,13%.
2.3.2.4. Thực trạng về trình độ tin học: trình độ từ trung cấp trở lên có 05 người chiếm tỷ lệ 10,87%; 20 người có chứng chỉ chiếm tỷ lệ 43,48%; còn lại 21 người người chiếm tỷ lệ 10,87%; 20 người có chứng chỉ chiếm tỷ lệ 43,48%; còn lại 21 người chưa có bằng cấp chứng chỉ chiếm tỷ lệ 45,65%.
Qua thực trạng nêu trên cho thấy trình độ tin học, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng UBND Quận 2 còn thấp, chưa được chú ý phát triển.
2.3.2.5. Thực trạng về trình độ ngoại ngữ: Bậc Đại học trở lên có 01 người chiếm 2,17%, chứng chỉ (A,B,C) có 22 người chiếm 47,83%, còn lại 23 người chưa có chiếm 2,17%, chứng chỉ (A,B,C) có 22 người chiếm 47,83%, còn lại 23 người chưa có bằng cấp ngoại ngữ chiếm 50%. Qua đó, nhận thấy trình độ ngoại ngữ trong cơ quan hành chính nhà nước còn thấp, chưa được chú trọng, nâng cao.
2.4. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và Ủy ban nhân dân Quận 2
Để phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và UBND Quận 2, ngoài việc phân tích đánh giá các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND quận 2 dựa trên dữ liệu thứ cấp, tác giả còn tiến hành phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND Quận 2 về những hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chí, xây dựng Bảng câu hỏi (Phụ lục 2) và trực tiếp khảo sát, xin ý kiến đánh giá của đại diện 100 cán bộ công chức nhân viên tại Văn phòng và UBND Quận 2. Kết quả khảo sát được đưa ra để đánh giá, xem xét mức độ ảnh hưởng của các tiêu chí đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại UBND Quận 2.
2.4.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được xem là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên,
tại UBND Quận 2 chưa chính thức thực hiện phân tích công việc. Các nội dung công việc của từng chức danh thường chỉ được nêu trong hợp đồng lao động. Ngoài ra, các yêu cầu công việc, điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc thường do Lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Vì vậy, các cán bộ, nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những cán bộ, nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng Tổ đôi khi cũng không nắm rõ hết công việc của nhau. Điều này gây trở ngại lớn khi cần có sự hỗ trợ nhau khi đồng nghiệp nghỉ ốm, nghỉ phép hay nghỉ thai sản ... hoặc khi có sự điều chuyển nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác, bản thân người cán bộ, nhân viên được điều động cũng gặp khó khăn vì không biết công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện của một cán bộ công chức, nhân viên; vì vậy thời gian qua tại UBND Quận 2 các công tác này thực hiện còn mang cảm tính, thiếu cơ sở khoa học nên chưa thật sự mang lại hiệu quả cao và thiết thực.
Kết quả khảo sát 100 cán bộ công chức, nhân viên thuộc Văn phòng và UBND Quận 2 và một số cán bộ đã được luân chuyển từ Văn phòng đến các phòng ban, cơ quan đơn vị khác thuộc quận; với nhóm tiêu chí liên quan tới phân tích công việc như “Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc”, số người đồng ý chỉ chiếm chiếm 32%, 50% không có ý kiến và 18% là không đồng ý và rất không đồng ý, như vậy qua khảo sát chỉ có 1/3 số người là nắm rõ mục tiêu công việc của mình, 2/3 số người còn lại không xác định rõ mục tiêu sẽ mất đi động lực và phương hướng trong công việc, điều này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của UBND quận. Trong đó cần chú ý gần 20% số người không đồng ý và rất không đồng ý kia để điều chỉnh cho hợp lý.
Với nội dung “công việc phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực cá nhân” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% thì cho là không có ý kiến, không và rất không đồng ý, trong đó có 14% là chưa đồng ý hoàn toàn với trình độ chuyên môn của mình trong công việc, nếu 14% số người này rơi vào những vị trí quan trọng như Tổ trưởng, chuyên viên tham mưu, trợ lý của Lãnh đạo UBND quận .v.v. thì sẽ ảnh hưởng đến dây chuyền bộ máy, làm mất thời gian, gây lãng phí. Nên đánh giá, xem xét lại khối lượng công việc cũng như trình độ chuyên môn năng lực của từng cá nhân để giao đúng người, đúng khối lượng công việc để nâng cao năng suất.
Với nội dung “phân công công việc hợp lý” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% cho là bình thường, không và rất không đồng ý. Như vậy, trên 50% người lao động nhận thấy công việc đang làm là hợp lý, phù hợp với chuyên môn nhưng chỉ có 30% trong số đó nắm rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình. Điều này có thể lý giải do đặc điểm công việc của UBND quận đều đòi hỏi chuyên môn rộng, bao quát, nhân sự được đào tạo ở chuyên môn nào thì thường làm ở lĩnh vực đó nên việc bố trí công việc hiện tại tương đối ổn, mặc dù vậy, vẫn còn một số chưa nắm rõ mục tiêu, trách nhiệm công việc của mình.