6. Kết cấu của luận văn
2.2. Tổng quan về Văn phòng Ủy ban nhân dân Quậ n2
2.2.1. Vị trí
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 2 (gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân quận và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 2 có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; được cấp kinh phí hoạt động, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố.
2.2.2. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân quận về hoạt động của Ủy ban nhân dân quận; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân quận.
2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân quận và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;
2. Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
3. Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân quận thông qua và giúp Ủy ban nhân dân quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận;
4. Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân quận; tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;
5. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân quận với Thường trực Quận ủy, Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể quận và các cơ quan, tổ chức khác đóng trên địa bàn quận;
6. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;
7. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận về công tác dân tộc; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi của Văn phòng;
8. Chủ trì và phối hợp với Phòng Nội vụ quận và các cơ quan liên quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân quận, phường;
9. Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;
10. Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận các đơn thư khiếu nại theo quy định;
11. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân quận theo quy định;
12. Tham dự và ghi biên bản các phiên họp của Ủy ban nhân dân quận; tổng hợp, thông tin, báo cáo kết luận của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kết luận đó;
13. Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật;
14. Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao và theo quy định của pháp luật.
2.2.4. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức của Văn phòng UBND Quận 2 PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG (1)
Tổ Nghiên cứu - Tổng hợp
Tổ Tiếp công dân
Tổ Tiếp nhận và giao trả hồ sơ Tổ Chuyên trách CCHC CHÁNH VĂN PHÒNG Tổ Văn thư – Tin học PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (2) PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (3) PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (4) PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (5) Tổ Bảo vệ Tổ lái xe Tổ Kế toán Tổ Phục vụ
2.3. Thực trạng nguồn nhân lực tại Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 2
Con người luôn là yếu tố quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức. Cơ quan dù được trang bị hiện đại đến đâu thì hoạt động cũng không đạt hiệu quả cao nếu không có đội ngũ cán bộ công nhân viên chức có trình độ, năng lực để điều hành bộ máy hoạt động nhịp nhàng; đội ngũ quản lý năng động, nhạy bén với thời đại để vận hành bộ máy Văn phòng hoạt động đạt được mục tiêu đã đề ra. Với quan niệm đó, Văn phòng UBND Quận 2 luôn quan tâm đến con người, chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ công chức để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của Ủy ban nhân dân Quận 2.
2.3.1. Thực trạng về cơ cấu nguồn nhân lực
Theo chỉ tiêu biên chế và kinh phí quản lý hành chính cho các cơ quan chuyên môn Ủy ban nhân dân quận, Văn phòng được giao chỉ tiêu biên chế năm 2014 là 46 người so với năm 2012 là 47 người và năm 2013 là 43 người, trong đó có 32 biên chế và 14 hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP.
Bảng 2.1: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng giai đoạn 2012-2014 Tiêu chí Tổng số lao
động Biên chế
Hợp đồng theo Nghị định 68
Năm 2012 Số lượng (người) 47 33 14
Tỷ lệ (%) 100 70,21 29,79
Năm 2013 Số lượng (người) 43 29 14
Tỷ lệ (%) 100 67,44 32,56
Năm 2014 Số lượng (người) 46 32 14
Tỷ lệ (%) 100 69,57 30,43
0 10 20 30 40 50 60 70 80 2012 2013 2014 Biên chế Hợp đồng theo Nghị định 68
Hình 2.3: Biểu đồ nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 giai đoạn 2012-2014
Nhìn chung, số lượng lao động hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP của Văn phòng UBND Quận 2 vẫn giữ ở mức ổn định (14 nhân viên), không thay đổi cho đến nay bao gồm các Tổ như: Bảo vệ, lái xe và nhân viên phục vụ. Số lượng biên chế tại Văn phòng giảm vào năm 2013, thấp nhất với số lượng 29 biên chế, do công tác thuyên chuyển, điều chuyển công tác các chức danh cán bộ Lãnh đạo và cán bộ công chức; đến năm 2014, Văn phòng UBND Quận 2 đã kịp thời đề xuất chỉ tiêu và bổ sung số lượng biên chế còn trống, thiếu do luân chuyển năm 2013 để đảm bảo nhiệm vụ chung và liên tục của Văn phòng.
2.3.1.1. Về cơ cấu trình độ theo chuyên môn nghiệp vụ
Bảng 2.2: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo trình độ chuyên môn nghiệp vụ giai đoạn 2012-2014
Tiêu chí Lao động khác
Trung
cấp Cao đẳng Đại học Thạc sĩ
Năm 2012 Số lượng (người) 14 03 02 26 02
Tỷ lệ (%) 29,78 6,38 4,26 55,32 4,26
Năm 2013 Số lượng (người) 14 03 03 21 02
Tỷ lệ (%) 32,56 6,98 6,98 48,83 4,65
Năm 2014 Số lượng (người) 14 02 03 22 05
Tỷ lệ (%) 30,43 4,35 6,52 47,83 10,87
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Bảng thống kê cũng cho ta thấy được số lượng lao động Hợp đồng theo Nghị định 68 của Văn phòng qua các năm không thay đổi; lao động trung cấp, cao đẳng tuy có biến động nhưng không đáng kể. Số cán bộ, công chức năm 2012 có trình độ Đại học chiếm tỷ lệ cao nhất với 26 người tỷ lệ %, nhưng điều đáng nói ở đây là số lượng Thạc sĩ của Văn phòng năm 2014 có mức chuyển biến cao với 05 người chiếm tỷ lệ 10,87%.
Trung cấp: 4,35% Cao đẳng: 4,35% Đại học: 23% Thạc sĩ: 10,87% Khác: 30,43%
Hình 2.4: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ của Văn phòng năm 2014 2.3.1.2. Về cơ cấu theo giới tính
Bảng 2.3: Số liệu nguồn nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 theo giới tính giai đoạn 2012-2014
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Tiêu chí Tổng số lao
động Nam Nữ
Năm 2012 Số lượng (người) 47 27 20
Tỷ lệ (%) 100 57,45 42,55
Năm 2013 Số lượng (người) 43 24 19
Tỷ lệ (%) 100 55,81 44,19
Năm 2014 Số lượng (người) 46 25 21
0 10 20 30 40 50 60 2012 2013 2014 Nam Nữ
Hình 2.5: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính giai đoạn 2012-2014
Nhìn chung, tỷ lệ cán bộ công chức nam của Văn phòng luôn cao hơn nữ qua các năm nhưng không chênh lệch, không phân biệt giới tính hoặc trọng nam khinh nữ, điều quan trọng đối với cán bộ công chức Văn phòng đó là năng lực làm việc, hoàn thành và đảm bảo công việc được giao, phục vụ tốt cho công việc của Văn phòng cũng như cho Lãnh đạo UBND quận.
Nam: 54,35% Nữ: 45,65%
Hình 2.6: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính tại thời điểm 2014 2.3.1.3. Về cơ cấu theo chức năng, nhiệm vụ
Bảng 2.4: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo chức năng, nhiệm vụ giai đoạn 2012 - 2014
Tiêu chí Nhân viên,
cán sự Chuyên viên Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo UBND quận
Năm 2012 Số lượng (người) 21 16 06 04
Tỷ lệ (%) 44,68 34,04 12,77 8,51
Năm 2013 Số lượng (người) 17 16 06 04
Tỷ lệ (%) 39,54 37,21 13,95 9,3
Năm 2014 Số lượng (người) 17 18 06 05
Tỷ lệ (%) 36,96 39,13 13,04 10,87
Qua các năm, số lượng cán bộ Lãnh đạo Văn phòng UBND quận và Lãnh đạo UBND quận giữ ở mức cố định, không xê dịch. Điều đáng chú ý ở đây đó là số lượng nhân viên từ năm 2012 là 21 người đã giảm còn 17 ở năm 2014 và tăng chỉ tiêu chuyên viên từ 16 lên 18 do nhân lực Văn phòng đã thực hiện thi tuyển công chức của Sở Nội vụ và được xét ngạch chuyên viên, tăng cường thêm lực lượng có chất lượng cao nhằm phục vụ tốt công tác tham mưu, phục vụ công tác của Văn phòng và Ủy ban nhân dân quận phát triển ổn định và bền vững. Nhân viên, cán sự: 36,96% Chuyên viên: 39,13% Lãnh đạo Văn phòng: 13,04%
Lãnh đạo UBND quận: 10,87%
Hình 2.7: Biểu đồ cơ cấu nhân lực theo chức năng nhiệm vụ tại thời điểm năm 2014
2.3.1.4. Về cơ cấu theo độ tuổi
Bảng 2.5: Số liệu nguồn nhân lực Văn phòng UBND Quận 2 theo độ tuổi giai đoạn 2012 – 2014 Tiêu chí Dưới 30 tuổi Trên 30 đến 40 tuổi Trên 40 đến 50 tuổi Trên 50 tuổi
Tỷ lệ (%) 17,02 48,94 21,28 12,76
Năm 2013 Số lượng (người) 07 20 08 08
Tỷ lệ (%) 16,3 46,5 18,6 18,6
Năm 2014 Số lượng (người) 08 15 15 08
Tỷ lệ (%) 17,39 32,61 32,61 17,39
(Nguồn: Văn phòng UBND Quận 2 – tháng 12/2014)
Do đặc thù cơ quan nhà nước hành chính nên độ tuổi nguồn nhân lực của Văn phòng UBND Quận 2 tương đối lớn tuổi, tỷ lệ số người có độ tuổi trên 50 và dưới 30 không thay đổi nhiều, tập trung chủ yếu gần 65% là lực lượng trên 30 tuổi đến dưới 50 tuổi. Vì đây là lực lượng đã làm tương đối lâu năm, có kinh nghiệm, nên cần tận dụng tối đa khả năng đóng góp của đội ngũ này. Tuy nhiên, lực lượng dưới 30 tuổi là lực lượng kế thừa vẫn còn thấp, vì vậy vấn đề đặt ra cho Văn phòng UBND Quận 2 là phải chuẩn bị cho đội ngũ thay thế số cán bộ công chức sẽ về hưu.
Dưới 30 tuổi: 17,39% Trên 30 đến 40 tuổi: 32,61% Trên 40 đến 50 tuổi: 32,61% Trên 50 tuổi: 17,39%
2.3.2. Thực trạng về kỹ năng nguồn nhân lực
2.3.2.1. Thực trạng về trình độ quản lý nhà nước: hiện nay trình độ trên đại học có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; trung cấp có 06 người chiếm tỷ lệ 13,04%; chuyên học có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; trung cấp có 06 người chiếm tỷ lệ 13,04%; chuyên viên chính có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%; chuyên viên có 08 người chiếm tỷ lệ 17,4%; điều đáng chú ý ở đây là số cán bộ chưa qua đào tạo chiếm tỷ lệ quá cao với 26 người chiếm 56,52%. Trên ĐH: 6,52% Trung cấp: 13,04% Chuyên viên chính: 6,52% Chuyên viên: 17,4% Chưa: 56,52%
Hình 2.9: Biểu đồ trình độ quản lý nhà nước của Văn phòng UBND Quận 2 tại thời điểm năm 2014
2.3.2.2. Thực trạng về trình độ lý luận chính trị: Tỷ trọng công chức của Văn phòng UBND Quận 2 có trình độ lý luận chính trị chưa qua đào tạo còn quá cao với 26 phòng UBND Quận 2 có trình độ lý luận chính trị chưa qua đào tạo còn quá cao với 26 người chiếm tỷ lệ 56,52%, Cao cấp chính trị có 04 người chiếm tỷ lệ 8,7%, Cử nhân có 03 người chiếm tỷ lệ 6,52%, trung cấp có 13 người chiếm tỷ lệ 28,26%.
Cao cấp chính trị: 8,7%
Cử nhân: 6,525 Trung cấp: 28,26% Chưa: 56,52%
Hình 2.10: Biểu đồ trình độ lý luận chính trị của Văn phòng UBND Quận 2 tại thời điểm năm 2014
2.3.2.3. Thực trạng về phát triển đảng viên: tỷ trọng công chức chưa phát triển đảng viên còn khá thấp 28 người chiếm 60,87% chiếm hơn ½ số lượng cán bộ triển đảng viên còn khá thấp 28 người chiếm 60,87% chiếm hơn ½ số lượng cán bộ Văn phòng, hiện nay số lượng đảng viên trong Văn phòng UBND Quận 2 chỉ có 18 đảng viên chiếm 39,13%.
2.3.2.4. Thực trạng về trình độ tin học: trình độ từ trung cấp trở lên có 05 người chiếm tỷ lệ 10,87%; 20 người có chứng chỉ chiếm tỷ lệ 43,48%; còn lại 21 người người chiếm tỷ lệ 10,87%; 20 người có chứng chỉ chiếm tỷ lệ 43,48%; còn lại 21 người chưa có bằng cấp chứng chỉ chiếm tỷ lệ 45,65%.
Qua thực trạng nêu trên cho thấy trình độ tin học, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng UBND Quận 2 còn thấp, chưa được chú ý phát triển.
2.3.2.5. Thực trạng về trình độ ngoại ngữ: Bậc Đại học trở lên có 01 người chiếm 2,17%, chứng chỉ (A,B,C) có 22 người chiếm 47,83%, còn lại 23 người chưa có chiếm 2,17%, chứng chỉ (A,B,C) có 22 người chiếm 47,83%, còn lại 23 người chưa có bằng cấp ngoại ngữ chiếm 50%. Qua đó, nhận thấy trình độ ngoại ngữ trong cơ quan hành chính nhà nước còn thấp, chưa được chú trọng, nâng cao.
2.4. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và Ủy ban nhân dân Quận 2
Để phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và UBND Quận 2, ngoài việc phân tích đánh giá các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND quận 2 dựa trên dữ liệu thứ cấp, tác giả còn tiến hành phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND Quận 2 về những hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chí, xây dựng Bảng câu hỏi (Phụ lục 2) và trực tiếp khảo sát, xin ý kiến đánh giá của đại diện 100 cán bộ công chức nhân viên tại Văn phòng và UBND Quận 2. Kết quả khảo sát được đưa ra để đánh giá, xem xét mức độ ảnh hưởng của các tiêu