6. Kết cấu của luận văn
2.3.2.5. Thực trạng về trình độ ngoại ngữ
chiếm 2,17%, chứng chỉ (A,B,C) có 22 người chiếm 47,83%, còn lại 23 người chưa có bằng cấp ngoại ngữ chiếm 50%. Qua đó, nhận thấy trình độ ngoại ngữ trong cơ quan hành chính nhà nước còn thấp, chưa được chú trọng, nâng cao.
2.4. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và Ủy ban nhân dân Quận 2
Để phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng và UBND Quận 2, ngoài việc phân tích đánh giá các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND quận 2 dựa trên dữ liệu thứ cấp, tác giả còn tiến hành phỏng vấn một số chuyên gia trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực của Văn phòng và UBND Quận 2 về những hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chí, xây dựng Bảng câu hỏi (Phụ lục 2) và trực tiếp khảo sát, xin ý kiến đánh giá của đại diện 100 cán bộ công chức nhân viên tại Văn phòng và UBND Quận 2. Kết quả khảo sát được đưa ra để đánh giá, xem xét mức độ ảnh hưởng của các tiêu chí đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại UBND Quận 2.
2.4.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được xem là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên,
tại UBND Quận 2 chưa chính thức thực hiện phân tích công việc. Các nội dung công việc của từng chức danh thường chỉ được nêu trong hợp đồng lao động. Ngoài ra, các yêu cầu công việc, điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc thường do Lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Vì vậy, các cán bộ, nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những cán bộ, nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng Tổ đôi khi cũng không nắm rõ hết công việc của nhau. Điều này gây trở ngại lớn khi cần có sự hỗ trợ nhau khi đồng nghiệp nghỉ ốm, nghỉ phép hay nghỉ thai sản ... hoặc khi có sự điều chuyển nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác, bản thân người cán bộ, nhân viên được điều động cũng gặp khó khăn vì không biết công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện của một cán bộ công chức, nhân viên; vì vậy thời gian qua tại UBND Quận 2 các công tác này thực hiện còn mang cảm tính, thiếu cơ sở khoa học nên chưa thật sự mang lại hiệu quả cao và thiết thực.
Kết quả khảo sát 100 cán bộ công chức, nhân viên thuộc Văn phòng và UBND Quận 2 và một số cán bộ đã được luân chuyển từ Văn phòng đến các phòng ban, cơ quan đơn vị khác thuộc quận; với nhóm tiêu chí liên quan tới phân tích công việc như “Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc”, số người đồng ý chỉ chiếm chiếm 32%, 50% không có ý kiến và 18% là không đồng ý và rất không đồng ý, như vậy qua khảo sát chỉ có 1/3 số người là nắm rõ mục tiêu công việc của mình, 2/3 số người còn lại không xác định rõ mục tiêu sẽ mất đi động lực và phương hướng trong công việc, điều này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của UBND quận. Trong đó cần chú ý gần 20% số người không đồng ý và rất không đồng ý kia để điều chỉnh cho hợp lý.
Với nội dung “công việc phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực cá nhân” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% thì cho là không có ý kiến, không và rất không đồng ý, trong đó có 14% là chưa đồng ý hoàn toàn với trình độ chuyên môn của mình trong công việc, nếu 14% số người này rơi vào những vị trí quan trọng như Tổ trưởng, chuyên viên tham mưu, trợ lý của Lãnh đạo UBND quận .v.v. thì sẽ ảnh hưởng đến dây chuyền bộ máy, làm mất thời gian, gây lãng phí. Nên đánh giá, xem xét lại khối lượng công việc cũng như trình độ chuyên môn năng lực của từng cá nhân để giao đúng người, đúng khối lượng công việc để nâng cao năng suất.
Với nội dung “phân công công việc hợp lý” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% cho là bình thường, không và rất không đồng ý. Như vậy, trên 50% người lao động nhận thấy công việc đang làm là hợp lý, phù hợp với chuyên môn nhưng chỉ có 30% trong số đó nắm rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình. Điều này có thể lý giải do đặc điểm công việc của UBND quận đều đòi hỏi chuyên môn rộng, bao quát, nhân sự được đào tạo ở chuyên môn nào thì thường làm ở lĩnh vực đó nên việc bố trí công việc hiện tại tương đối ổn, mặc dù vậy, vẫn còn một số chưa nắm rõ mục tiêu, trách nhiệm công việc của mình.
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về tiêu chí phân tích công việc 1: Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 4 14 50 32 0 Tỷ lệ (%) 4 14 50 32 0
2: Công việc phù hợp với chuyên môn, năng lực cá nhân Ý kiến CBCNV Rất không
đồng ý Không đồng ý
Không có ý
Số phiếu 2 12 34 42 10
Tỷ lệ (%) 2 12 34 42 10
3: CBCNV hiểu rõ về nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 0 20 50 30 0 Tỷ lệ (%) 0 20 50 30 0
4: Anh/chị được phân công công việc hợp lý
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 4 12 32 48 4 Tỷ lệ (%) 4 12 32 48 4 (Nguồn: Trích từ Phụ lục 2)
Nhận xét trên cho thấy việc phân tích công việc tại UBND Quận 2 chưa được thực hiện một cách khoa học. Các chức danh chưa được xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc một cách cụ thể, dẫn đến cán bộ công nhân viên chức chưa thực sự nắm rõ chức năng, nhiệm vụ. Ngoài ra, cán bộ, nhân viên cũng không biết định hướng để phấn đấu vào các chức danh tuyển dụng trong cơ quan. Điều này còn gây khó khăn trong việc định hướng cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác của cơ quan như kế hoạch bổ nhiệm, đào tạo, tuyển dụng, xây dựng hệ thống đánh giá công việc ... trong tương lai. Như vậy, thời gian tới, phân tích công việc cần được ưu tiên thực hiện tại UBND Quận 2 để làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác trong cơ quan.
2.4.2. Hoạch định nguồn nhân lực
Đối với ý kiến “Đơn vị có thực hiện công tác hoạch định nguồn nhân lực”, kết quả đến 54% không ý kiến, 28% không đồng ý, 10% rất không đồng ý và chỉ có 8% đánh giá đồng ý. Như vậy, phần lớn cán bộ công chức, nhân viên tại UBND Quận 2 gần như không biết, không ý kiến gì về công tác hoạch định nguồn nhân lực tại đơn vị. Khuyết điểm của UBND Quận 2 là chưa quan tâm đến việc hoạch định nguồn nhân lực, tâm lý chung của người lao động trong cơ quan cũng không quan tâm đến vấn đề này.
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về tiêu chí hoạch định nguồn nhân lực 9: Đơn vị có thực hiện công tác hoạch định nguồn nhân lực
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 10 28 54 8 0 Tỷ lệ (%) 10 28 54 8 0 (Nguồn: Trích từ Phụ lục 2)
Từ những đánh giá, phân tích trên cho thấy công tác hoạch định nguồn nhân lực tại UBND Quận 2 thời gian qua chưa thực hiện bài bản, chưa có chiến lược, dự báo nguồn nhân lực lâu dài cho đơn vị. Vì vậy, thời gian tới UBND Quận 2 cần đầu tư nhiều hơn cho công tác hoạch định nguồn nhân lực, xây dựng chiến lược nhân sự rõ ràng để có thể ứng phó với những thay đổi trong tương lai.
2.4.3. Tuyển dụng
Việc tuyển dụng lao động được thực hiện tương đối đơn giản vì các trường họp đều là thân nhân hoặc người quen của cán bộ công nhân viên chức trong nội bộ mới biết được thông tin tuyển dụng trước, sau khi xem xét hết danh sách ưu tiên mới tới tuyển dụng người ngoài từ các phòng ban, đơn vị khác thuộc quận.
Bảng 2.8: Kết quả khảo sát về tiêu chí tuyển dụng 5: Thông báo tuyển dụng được thông tin rộng rãi
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 44 32 18 6 0 Tỷ lệ (%) 44 32 18 6 0
6: Đơn vị có quy chế tuyển dụng, triển khai đến CBCNV và thực hiện khá tốt Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 24 38 30 8 0 Tỷ lệ (%) 24 38 30 8 0
7: Công tác tuyển dụng đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân sự cho các bộ phận tại đơn vị Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 12 36 42 10 0 Tỷ lệ (%) 12 36 42 10 0
8: Nhân sự mới tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu công việc
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 6 32 48 14 0 Tỷ lệ (%) 6 32 48 14 0 (Nguồn: Trích từ Phụ lục 2)
Kết quả khảo sát 100 cán bộ công chức, nhân viên với nhóm tiêu chí liên quan tới công tác tuyển dụng cho thấy nội dung “Thông báo tuyển dụng được thông tin rộng rãi” số người đồng ý chỉ chiếm 6%, còn lại 94% thì cho là không có ý kiến, không và rất không đồng ý. Điều này thể hiện nguồn nhân lực mới được tuyển vào UBND Quận 2 thông qua kênh truyền thông rất thấp, còn lại đa số được tuyển qua “quen biết”, điều này sẽ dẫn đến việc hạn chế là khó tuyển dụng được nhiều người giỏi do tính cạnh tranh thấp.
Với nội dung “Đơn vị có quy chế tuyển dụng, triển khai đến cán bộ công nhân viên chức và thực hiện khá tốt”, số người đồng ý chiếm 8%, số còn lại chiếm 92% thì không có ý kiến, không và rất không đồng ý. Con số này nói lên việc triển khai tuyển dụng chưa phổ biến, triển khai tốt cho toàn thể cán bộ công chức, nhân viên, việc tuyển dụng chỉ cho người quen vào trở thành một dạng “văn hoá” của cơ quan, dẫn đến các nhân viên sẽ thờ ơ với các quy chế tuyển dụng.
Với nội dung “Công tác tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu nhân sự cho các bộ phận”, số người đồng ý chiếm 10%, số còn lại chiếm 90% thì cho là bình thường, không và rất không đồng ý; với nội dung “Nhân sự mới tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu công việc” số người đồng ý chiếm 14%, số còn lại chiếm 86% thì cho là bình thường, không và rất không đồng ý. Việc tuyển dụng chỉ cho người quen vào dẫn đến hậu quả số người đảm nhận và đáp ứng được yêu cầu công việc trong phòng ban mình là rất thấp, hậu quả của cơ quan sẽ tốn thêm chi phí đào tạo và thời gian cho nguồn nhân lực này.
Nhìn chung, trong thời gian qua, việc tuyển dụng tại UBND Quận 2 chưa được thực hiện theo quy trình bài bản. Về nguồn tuyển dụng, chủ yếu từ nguồn quen biết, giới thiệu... dẫn đến ít thu hút được người giỏi từ bên ngoài, về tiêu chuẩn tuyển dụng, chưa cụ thể rõ ràng nên người tuyển dụng không dễ đáp ứng công việc, lại có trường hợp tuyển vào nhưng sau đó chuyển vị trí khác, hoặc không làm do thấy công việc không phù hợp. Quy trình tuyển dụng còn sơ sài. Vì vậy, UBND quận cần nghiên cứu,
hoàn thiện quy trình tuyển dụng, có như vậy, công tác tuyển dụng mới đáp ứng được yêu cầu quản trị nguồn nhân lực cho cơ quan trong thời gian tới.
2.4.4. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Kết quả khảo sát về tiêu chí liên quan đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cụ thể về nội dung “CBCNV được tham gia những chương trình đào tạo theo yêu cầu công việc” số người đồng ý chiếm 34%, số người không ý kiến cũng chiếm 34%, số còn lại 32% cho là không và rất không đồng ý. Khảo sát này cho thấy 2/3 số người được đào tạo theo yêu cầu công việc, họ được đào tạo qua các kỹ năng cơ bản để đáp ứng được yêu cầu công việc, khi cơ quan có yêu cầu luân chuyển vị trí công tác thì các cán bộ công chức, nhân viên cũng sẵn sàng thích nghi được ở vị trí mới.
Với nội dung “công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại đơn vị rất được chú trọng”, số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 46%, số cho là không ý kiến chiếm 30%, còn lại 24% thì không đồng ý. Như vậy qua khảo sát có đến 76% cán bộ công chức, nhân viên đồng tình về nội dung này, chứng tỏ UBND quận thực hiện tốt công tác này, nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ nhằm đáp ứng các yêu cầu về nhân lực trong tương lai của Văn phòng nói riêng và của UBND quận nói chung.
Với nội dung “các chương trình đào tạo thời gian qua đã đáp ứng được yêu cầu của CBCNV” số người khảo sát có ý kiến tích cực đồng ý chiếm 24%, số cho là không ý kiến chiếm 54%, cho thấy việc đào tạo đã bám sát đã tạo ra sự tự tin và giải quyết công việc hiệu quả hơn. Việc 22% số người cho là không và rất không đồng ý đáng để cơ quan quan tâm, đánh giá các chương trình đào tạo lại sao cho phù hợp với từng thời điểm, phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà cơ quan đã đề ra trong từng năm.
Với nội dung “Anh/chị có được trang bị những kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc” số người đồng ý chiếm 40%, số cho là không ý kiến chiếm 38%, còn lại chiếm 22% thì cho là không và rất không đồng ý. Như vậy, theo đa số đánh giá của cán bộ công chức, nhân viên được khảo sát thì công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại UBND Quận 2 đã được quan tâm, đáp ứng phần nào nhu cầu công việc cũng
như nhu cầu được đào tạo của cán bộ công chức, nhân viên nhưng vẫn chưa thực sự mang lại hiệu quả cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực của UBND quận 2.
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về công tác đào tạo và phát triển
10: CBCNV được tham gia những chương trình đào tạo theo yêu cầu công việc Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 4 28 34 34 0 Tỷ lệ (%) 4 28 34 34 0
11: Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại đơn vị rất được chú trọng Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không
đồng ý
Không có ý
kiến Đồng ý Rất đồng ý
Số phiếu 0 24 30 40 6
Tỷ lệ (%) 0 24 30 40 6
12: Các chương trình đào tạo thời gian qua đã đáp ứng được yêu cầu của CBCNV Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 2 20 54 24 0 Tỷ lệ (%) 2 20 54 24 0
13: Nhìn chung, công tác đào tạo trong đơn vị thời gian qua đem lại hiệu quả tốt