6. Kết cấu của luận văn
2.4. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Văn phòng Ủy ban nhân
2.4.1. Phân tích công việc
Phân tích công việc, xây dựng các Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc được xem là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tuy nhiên,
tại UBND Quận 2 chưa chính thức thực hiện phân tích công việc. Các nội dung công việc của từng chức danh thường chỉ được nêu trong hợp đồng lao động. Ngoài ra, các yêu cầu công việc, điều kiện tiến hành công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc thường do Lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Vì vậy, các cán bộ, nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những cán bộ, nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng Tổ đôi khi cũng không nắm rõ hết công việc của nhau. Điều này gây trở ngại lớn khi cần có sự hỗ trợ nhau khi đồng nghiệp nghỉ ốm, nghỉ phép hay nghỉ thai sản ... hoặc khi có sự điều chuyển nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác, bản thân người cán bộ, nhân viên được điều động cũng gặp khó khăn vì không biết công việc mới là gì. Điều quan trọng hơn là Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện của một cán bộ công chức, nhân viên; vì vậy thời gian qua tại UBND Quận 2 các công tác này thực hiện còn mang cảm tính, thiếu cơ sở khoa học nên chưa thật sự mang lại hiệu quả cao và thiết thực.
Kết quả khảo sát 100 cán bộ công chức, nhân viên thuộc Văn phòng và UBND Quận 2 và một số cán bộ đã được luân chuyển từ Văn phòng đến các phòng ban, cơ quan đơn vị khác thuộc quận; với nhóm tiêu chí liên quan tới phân tích công việc như “Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc”, số người đồng ý chỉ chiếm chiếm 32%, 50% không có ý kiến và 18% là không đồng ý và rất không đồng ý, như vậy qua khảo sát chỉ có 1/3 số người là nắm rõ mục tiêu công việc của mình, 2/3 số người còn lại không xác định rõ mục tiêu sẽ mất đi động lực và phương hướng trong công việc, điều này kéo dài sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới sự phát triển của UBND quận. Trong đó cần chú ý gần 20% số người không đồng ý và rất không đồng ý kia để điều chỉnh cho hợp lý.
Với nội dung “công việc phù hợp với trình độ chuyên môn, năng lực cá nhân” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% thì cho là không có ý kiến, không và rất không đồng ý, trong đó có 14% là chưa đồng ý hoàn toàn với trình độ chuyên môn của mình trong công việc, nếu 14% số người này rơi vào những vị trí quan trọng như Tổ trưởng, chuyên viên tham mưu, trợ lý của Lãnh đạo UBND quận .v.v. thì sẽ ảnh hưởng đến dây chuyền bộ máy, làm mất thời gian, gây lãng phí. Nên đánh giá, xem xét lại khối lượng công việc cũng như trình độ chuyên môn năng lực của từng cá nhân để giao đúng người, đúng khối lượng công việc để nâng cao năng suất.
Với nội dung “phân công công việc hợp lý” số người đồng ý và rất đồng ý chiếm 52%, còn lại 48% cho là bình thường, không và rất không đồng ý. Như vậy, trên 50% người lao động nhận thấy công việc đang làm là hợp lý, phù hợp với chuyên môn nhưng chỉ có 30% trong số đó nắm rõ mục tiêu và trách nhiệm của mình. Điều này có thể lý giải do đặc điểm công việc của UBND quận đều đòi hỏi chuyên môn rộng, bao quát, nhân sự được đào tạo ở chuyên môn nào thì thường làm ở lĩnh vực đó nên việc bố trí công việc hiện tại tương đối ổn, mặc dù vậy, vẫn còn một số chưa nắm rõ mục tiêu, trách nhiệm công việc của mình.
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về tiêu chí phân tích công việc 1: Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc 1: Các chức danh nắm rõ mục tiêu công việc
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 4 14 50 32 0 Tỷ lệ (%) 4 14 50 32 0
2: Công việc phù hợp với chuyên môn, năng lực cá nhân Ý kiến CBCNV Rất không
đồng ý Không đồng ý
Không có ý
Số phiếu 2 12 34 42 10
Tỷ lệ (%) 2 12 34 42 10
3: CBCNV hiểu rõ về nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 0 20 50 30 0 Tỷ lệ (%) 0 20 50 30 0
4: Anh/chị được phân công công việc hợp lý
Ý kiến CBCNV Rất không đồng ý Không đồng ý Không có ý kiến Đồng ý Rất đồng ý Số phiếu 4 12 32 48 4 Tỷ lệ (%) 4 12 32 48 4 (Nguồn: Trích từ Phụ lục 2)
Nhận xét trên cho thấy việc phân tích công việc tại UBND Quận 2 chưa được thực hiện một cách khoa học. Các chức danh chưa được xây dựng Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc một cách cụ thể, dẫn đến cán bộ công nhân viên chức chưa thực sự nắm rõ chức năng, nhiệm vụ. Ngoài ra, cán bộ, nhân viên cũng không biết định hướng để phấn đấu vào các chức danh tuyển dụng trong cơ quan. Điều này còn gây khó khăn trong việc định hướng cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác của cơ quan như kế hoạch bổ nhiệm, đào tạo, tuyển dụng, xây dựng hệ thống đánh giá công việc ... trong tương lai. Như vậy, thời gian tới, phân tích công việc cần được ưu tiên thực hiện tại UBND Quận 2 để làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác trong cơ quan.