- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng: Ngôn ngữ là một hàng rào cản trở quá
trình truyền thông nên nhà quản trị cần cấu trúc các thông điệp theo cách thức nào đó để chúng trở nên rõ ràng và dễ hiểu. Từ ngữ nên được chọn lựa một cách kỹ lưỡng. Nhà quản trị cần đơn giản hoá ngôn ngữ của mình và sử dụng các biện pháp để ngôn ngữ của người gửi tương thích với người nhận. Trong trường hợp muốn sử dụng biệt ngữ, tiếng lóng để giao tiếp thì chỉ nên sử dụng với những người trong cùng nhóm, nói cùng một thứ ngôn ngữ. Biệt ngữ, tiếng lóng không thể sử dụng với tất cả mọi người vì nó sẽ gây ra những khó khăn trong quá trình truyền thông.
- Trở thành người biết lắng nghe chủ động và tập trung. Khi ai đó nói chuyện,
chúng ta nghe. Lắng nghe là một động thái tích cực tìm ý nghĩa lời nói, nhưng nghe thuần tuý là một phản xạ lại mang tính thụ động.
Nhiều người thường không chú ý lắng nghe trong một số hoàn cảnh nhất định. Trên thực tế, nghe là một việc khó vì nghe thường buồn tẻ và ít tạo cảm giác thoả mãn như nói. Hành động nghe tích cực đòi hỏi một sự nỗ lực. Khác với việc nghe thấy, nghe tích cực yêu cầu sự tập trung cao độ.
Hành động nghe sẽ trở nên hiệu quả khi người nhận thông điệp đồng cảm với người gửi. Người gửi và người nhận thường khác nhau về quan điểm, lợi ích, nhu cầu và mong muốn nên sự đồng cảm sẽ làm cho người nhận hiểu nội dung thực sự của thông điệp dễ dàng hơn. Một người nghe đồng cảm dè dặt trong phán đoán nội dung thông điệp và cẩn thận nghe những gì đang được trình bày để hiểu rõ ý nghĩa thực của thông điệp đó, tránh được tình trạng hấp tấp, vội vàng trong giải thích nội dung thông điệp.
Những gợi ý sau đây có thể giúp nàh quản trị trở thành người lắng nghe hiệu quả. 1. Sử dụng ánh mắt
2. Gật đầu khẳng định và biểu lộ nét mặt phù hợp 3. Tránh các hoạt động và cử chỉ xao nhãng 4. Đặt câu hỏi
5. Ngắt đoạn làm rõ ý
6. Tránh không cắt lời người nói 7. Không nên nói tranh phần
- Tránh cảm xúc gượng ép: Không gì có thể khẳng định một nhà quản trị luôn giao
tiếp trong trạng thái hoàn toàn có lý trí. Cảm xúc có thể bóp méo việc diễn dịch các thông điệp. Nếu người quản trị đang thất vọng, họ có thể hiểu sai về nội dung các thông điệp đang được chuyển đến. Trong hoàn cảnh đó, nhà quản trị có thể làm gì? Biện pháp tốt nhất là hoãn lại quá trình giao tiếp cho đến khi lấy lại trạng thái cân bằng.
- Định lượng dòng thông tin: cần xác định đối tượng nghe là ai để từ đó định lượng
dòng thông tin cho phù hợp nhằm tránh tình trạng quá tải thông tin.
- Đưa ra và nhận phản hồi: mở rộng kênh truyền thông.Nhiều vấn đề về tuyền
thông có thể trực tiếp dẫn đến sự hiểu lầm hoặc thiếu chính xác. Các vấn đề này sẽ có ít khả năng xảy ra nếu các nhà quản trị đảm bảo rằng trong quá trình truyền thông, việc thu nhận thông tin phản hồi đã được thực hiện. Sự phản hồi này có thể thực hiện bằng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ. Nhà quản trị có thể đặt câu hỏi để xem thông điệp được nhận có đúng với ý đồ của người gửi hay không. Tốt hơn hết, nhà quản trị yêu cầu người nhận trình bày lại thông điệp bằng lời lẽ riêng của mình. Điều đó giúp họ thấy được mức độ tương đồng giữa thôg điệp gửi đi và thông điệp nhận được.
TÓM TẮT CHƯƠNG
1. Định nghĩa, quá trình và chức năng của truyền thông
Truyền thông là quá trình mà thông qua đó, một người, nhóm, hay tổ chức (người gửi) truyền đạt một vài loại thông tin (thông điệp) đến người khác, nhóm khác hay tổ chức khác (người nhận)
Quá trình truyền thông xảy ra khi người gửi sẽ mã hóa các thông điệp và truyền nó qua một hay nhiều kênh cho người nhận, sau đó giải mã thông điệp và phản hồi lại. Các nhân tố can thiệp vào quá trình này gọi là nhiễu. Truyền thông có 4 chức năng chính: kiểm soát, động viên, biểu lộ cảm xúc và thông tin. Và không thể nói chức năng nào quan trọng hơn chức năng nào. Mọi quá trình truyền thông xảy ra đều là sự kết hợp của một hay nhiều chức năng trên. Có hai dạng truyền thông: truyền thông bằng ngôn ngữ là quá trình truyền tải thông điệp bằng cách sử dụng từ ngữ, bao gồm hai dạng là nói và viết và truyền thông phi ngôn ngữ gồm sự gần gũi, dáng điệu, nét mặt, giọng nói và ngoại hình.
2. Truyền thông trong nhóm
Truyền thông trong nhóm vẫn là người gửi và người nhận nhưng có sự hiện diện của những người khác và bị ảnh hưởng bởi các nhân tố như cơ hội tương tác, địa vị, sự vững chắc. Có 3 loại mạng lưới truyền thông chính thức trong nhóm: Mạng lưới dây chuyền, mạng lưới theo kiểu bánh xe và mạng đa kênh. Tính hiệu quả của mọi loại mạng lưới phụ thuộc vào mục tiêu của nhóm, và không có mạng lưới nào tốt trong mọi trường hợp. Ngoài hệ thống chính thức còn có hệ thống truyền thông không chính thức, được gọi là tin đồn. Mặc dù có thể không chính thức nhưng tin đồn vẫn là nguồn thông tin quan trọng. Nhà quản trị không thể hoàn toàn loại bỏ tin đồn. Tuy nhiên, việc nhà quản trị nên làm là giảm thiểu những hậu quả tiêu cực của tin đồn bằng việc hạn chế phạm vi và tầm ảnh hưởng của chúng. Vai trò truyền thông trong nhóm: người giữ cửa, người liên lạc, người lãnh đạo tư tưởng, người liên lạc ở đường biên
3. Truyền thông trong tổ chức
Truyền thông trong tổ chức ảnh hưởng bởi cấu trúc tổ chức, đây là mô hình biểu thị các mối quan hệ chính thức giữa các bộ phận với nhau. Cấu trúc cho biết ai phải giao tiếp với ai và hình thức tiến hành giao tiếp. Mệnh lệnh được truyền từ trên xuống dưới trong trật tự tổ chức, và thông tin từ dưới truyền lên trên. Tuy nhiên, luồng thông tin truyền lên thường bị sai lệch vì mọi người ngại không muốn báo các tin không hay cho cấp trên. Những nỗ lực hợp tác được thể hiện qua truyền thông theo chiều ngang, quá trình này bao gồm truyền thông giữa các thành viên cùng cấp bậc trong tổ chức.
4. Cải thiện kỹ năng truyền thông hiệu quả
Cải thiện kỹ năng truyền thông thông qua ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản, cách làm một người biết lắng nghe chủ động, đánh giá luồng thông tin cũng như đưa và nhận phản hồi thích hợp.
CÂU HỎI ÔN TÂP CHƯƠNG
1. Truyền thông là gì? Quá trình truyền thông và các chức năng của truyền thông? Trong quá trình truyền thông các bạn có chắc rằng thông điệp được truyền tải đến người
nhận luôn luôn chính xác? Nếu không chính xác có phải lỗi hoàn toàn là do người gửi? Hiện tượng gì khi người nhận thông điệp sai sót?
2. So sánh sự khác biệt giữa truyền thông nói và truyền thông viết. Lựa chọn phương tiện truyền thông nói và viết dựa trên tiêu chí chủ yếu nào?
3. Các hình thức truyền thông phi ngôn ngữ.
4. Mô tả mạng lưới truyền thông chính thức và phi chính thức trong tổ chức.
5. Nêu những rào cản làm giảm hiệu quả của truyền thông, các biện pháp cải thiện kỹ năng truyền thông?
6. “Truyền thông không hiệu quả là lỗi của người gửi?”. Bạn có đồng ý với câu phát biểu này không? Giải thích?
CHƯƠNG VII
NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, QUYỀN LỰC VÀ MÂU THUẪN
- Hiểu định nghĩa lãnh đạo.
- Hiểu rõ nội dung và những hạn chế của các học thuyết về lãnh đạo. - Hiểu rõ khái niệm quyền lực.
- Mối quan hệ cũng như sự khác biệt giữa lãnh đạo và quyền lực, từ đó phân biệt các loại quyền lực và cơ sở của chúng.
- Hiểu rõ khái niệm, quá trình mâu thuẫn và biện pháp giải quyết mâu thuẫn.