a) Thuật ”tập kích não” (braistorming) là một tiến trình qua đó mọi thành viên
được khuyến khích đưa ra bất cứ ý kiến, quan điểm nào của mình mà không sợ bị phê bình.
Các bước tiến hành:
- Thành viên của một nhóm từ 6 đến 12 người vào cùng ngồi một bàn.
- Vị thủ lĩnh nêu vấn đề một cách rõ ràng và phải đảm bảo mọi thành viên đều hiểu thấu đáo.
- Sau đó, các thành viên tự do đưa ra các ý tưởng trong một thời gian ấn định hợp lý. Không ai được quyền phê bình ý tưởng người khác.
- Mọi ý tưởng đều được ghi nhận, phân tích.
- Kết quả là sẽ có một vài ý tưởng nào đó thuyết phục và một số khác kỳ cục trong suy nghĩ mọi người.
b) Kỹ thuật nhóm danh nghĩa
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa ngày càng được sử dụng phổ biến trong các tổ chức y tế, dịch vụ xã hội, giáo dục, công nghiệp và nhà nước.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa là một cuộc họp nhóm có cấu trúc được tiến hành như sau, một nhóm gồm từ 7 đến 10 người ngồi quanh bàn nhưng không nói chuyện với nhau. Nói đúng hơn là mỗi người tự viết những ý tưởng của mình ra một mảnh giấy. Sau 5 phút bắt đầu chia sẻ với nhau các ý tưởng đó. Mỗi người ở bàn sẽ trình bày một ý tưởng của mình. Một người làm thư ký ghi chép những ý tưởng đó lên mảnh giấy trước mắt mọi người tham gia. Công việc này được tiến hành cho đến khi tất cả mọi người tham gia cho biết họ không còn ý kiến nào khác nữa để trình bày. Kết quả của giai đoạn này thường là một danh sách từ 18 đến 25 ý tưởng. Giai đoạn kế tiếp là thảo luận, trong đó mọi ý tưởng đều được lưu ý đến khi tiến hành biểu quyết. Điều này đạt được bằng cách hỏi để làm rõ hay phát biểu mức độ tán thành đối với từng ý tưởng được liệt kê trên giấy. Giai đoạn tiếp theo là biểu quyết độc lập, trong đó mỗi người tham gia lựa chọn theo cách riêng thứ tự ưu tiên bằng cách xếp hạng hay biểu quyết. Quyết định tập thể là kết quả đóng góp về toán học của từng lá phiếu.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa có lẽ là hiệu quả nhất khi quyết định phức tạp hoặc khi trong nhóm có vấn đề, ví dụ như bị một vài thành viên lấn át. Kỹ thuật nhóm danh nghĩa
thường có hiệu quả khi tập trung được số lượng lớn sáng kiến và nắm bắt được sự hài lòng của nhóm.
c) Kỹ thuật Delphi
Quá trình Delphi giữ lại ưu điểm là có nhiều người tham gia ý kiến đồng thời loại bỏ những ảnh hưởng thiên lệch có thể xuất hiện trong khi chịu tác động qua lại mặt đối mặt. Phương thức cơ bản là thu thập những ý kiến xét đoán giấu tên bằng cách gửi phiếu câu hỏi qua bưu điện. Ví dụ những thành viên đó độc lập đưa ra những ý tưởng của mình để trả lời phiếu câu hỏi đầu tiên rồi gửi trả lại phiếu đó. Các thành viên trong biên chế sẽ tóm lược những câu trả lời thành ý kiến nhất trí của nhóm đó rồi đưa ra ý kiến tóm lược đó vào phiếu câu hỏi thứ hai để đánh giá lại. Khi nghiên cứu ý kiến phản hồi những người được hỏi đánh giá độc lập những câu trả lời trước đây của mình. Niềm tin cơ bản là việc đánh giá ý kiến nhất trí đó sẽ dẫn đến một quyết định đúng đắn hơn sau vài vòng xét đoán tập thể giấu tên. Khi điều kiện cho phép tiếp tục thủ tục này vài vòng, về cơ bản sẽ không có gì thay đổi gì đáng kể sau vòng đánh giá thứ hai
TÓM TẮT CHƯƠNG
1. Định nghĩa, phân loại, các giai đoạn phát triển của nhóm và lý do hình thành nhóm trong tổ chức
Nhóm là tập hợp gồm hai hay nhiều cá nhân có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau để hướng đến mục tiêu chung. Trong phạm vi tổ chức có hai loại nhóm chính: nhóm chính thức, bao gồm nhóm mệnh lệnh và nhóm nhiệm vụ; và nhóm không chính thức, bao gồm nhóm lợi ích và các nhóm bạn bè. Theo mô hình 5 giai đoạn, các nhóm phát triển thông qua 5 giai đoạn: hình thành, biến động, chuẩn tắc, thực hiện và giải tán. Song, sự tiến triển của nhóm thông qua các giai đoạn luôn luôn là không rõ. Trong nhiều trường hợp các giai đoạn diễn ra đồng thời, thậm chí các nhóm có thể quay trở lại giai đoạn trước. Có 2 lý do chính hình thành nhóm trong tổ chức đó là phía cá nhân và về phía tổ chức. Về phía cá nhân, lý do phổ biến nhất đó là sự an toàn, địa vị, sự liên minh, sức mạnh số động và đạt mục tiêu.Về phía tổ chức, lý do phổ biến đó là chia công việc thành những dự án nhỏ mà cá nhân không thể đảm đương được, thỏa mãn nhu cầu xã hội, tạo sự thoải mái…
2. Mô tả tầm quan trọng của các yếu tố ảnh hưởng kết quả thực hiện công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm
Có 5 yếu tố chính ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm gồm: các điều kiện bên ngoài, nguồn lực các thành viên trong nhóm, cấu trúc nhóm, quy trình làm việc nhóm và nhiệm vụ được giao cho nhóm. Cấu trúc nhóm được quyết định bởi các yếu tố chủ chốt: người lãnh đạo nhóm, vai trò, chuẩn mực, địa vị, tính liên kết, quy mô và sự đa dạng các thành viên trong nhóm.
3. Ưu, nhược điểm của việc ra quyết định nhóm và các kỹ thuật kích thích sự sáng tạo của các thành viên trong nhóm.
Ưu điểm của ra quyết định nhóm là: tập trung kiến thức, kỹ năng, khả năng, thông tin, các thành viên học hỏi lẫn nhau, gia tăng sự gần gũi....
Nhưng không phải lúc nào nhóm cũng là phương án tốt bởi nó tốn nhiều thời gian, quan tâm đến mục tiêu cá nhân hơn mục tiêu nhóm, sự chi phối từ một số thành viên trong nhóm và tư duy nhóm,
Có ba kĩ thuật chính kích thích sự sáng tạo của các thành viên trong nhóm: kỹ thuật tập kích não, kỹ thuật nhóm danh nghĩa và kỹ thuật delphi.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG
1. Định nghĩa nhóm? Nhóm được phân loại như thế nào? Cho ví dụ minh hoạ? 2. Tại sao cá nhân tham gia nhóm?
3. Nêu những đặc trưng của mỗi giai đoạn phát triển nhóm. Trong thực tế có phải tất cả các nhóm đều phát triển tuần tự qua các giai đoạn như vậy không?
4. Hiệu quả làm việc của nhóm và sự hài lòng của các thành viên chịu ảnh hưởng của những yếu tố nào?
5. Với tư cách là một thành viên của nhóm, bạn hãy mô tả nhóm có hiệu quả và nhóm không có hiệu quả? Và bạn đóng vai trò gì trong đó? Địa vị của bạn trong nhóm? Bạn có thể làm gì để tăng tính hiệu quả của nhóm?
6. Phân tích những ưu, nhược điểm của việc ra quyết định nhóm.
CHƯƠNG VI. TRUYỀN THÔNG
Sau khi nghiên cứu chương này, sinh viên có khả năng:
- Định nghĩa truyền thông, mô tả các chức năng của truyền thông. - Giải thích quá trình truyền thông thông qua sơ đồ.
- Làm rõ sự khác biệt giữa truyền thông bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Giải thích biện pháp lựa chọn các phương tiện truyền thông bằng ngôn ngữ (nói và viết) một cách thích hợp.
- Giải thích mạng lưới truyền thông các yếu tố ảnh hưởng truyền thông trong nhóm. - Giải thích hướng truyền thông các yếu tố ảnh hưởng truyền thông trong tổ chức - Kể ra các rào cản của truyền thông và biện pháp cải thiện kỹ năng truyền thông.