Truyền thông bằng ngôn ngữ là quá trình truyền tải thông điệp bằng cách sử dụng từ ngữ, bao gồm hai dạng là nói và viết.
a) Truyền thông nói: Con người giao tiếp bằng lời thường xuyên hơn so với bất kỳ
cách nào khác. Truyền thông nói xảy ra mặt đối mặt, qua điện thoại, hoặc qua thiết bị điện tử khác.
Ưu điểm của truyền thông bằng lời nói là sự phong phú thông tin và tốc độ phản hồi. Một thông điệp bằng lời nói có thể được chuyển đi và nhận được phản hồi trong thời gian tối thiểu. Nếu người nhận không hiểu rõ thông điệp, người gửi có thể phát hiện và điều chỉnh ngay.
Điểm bất lợi chính của truyền thông bằng lời nói là thông tin có thể bị thất thoát hoặc bóp méo nếu thông điệp được chuyển đi qua một số người. Số người mà thông điệp được chuyển qua càng nhiều bao nhiêu thì khả năng thất thoát và bóp méo thông tin càng lớn bấy nhiêu vì mỗi người diễn giải thông điệp theo cách riêng của mình. Chính vì vậy, nội dung của thông điệp khi tới đích thường khác nhiều với nội dung ban đầu. Trong một tổ chức, nơi các quyết định và các loại thông tin khác nhau được chuyển lên và xuống giữa các cấp thẩm quyền, khả năng thông điệp bị bóp méo tương đối lớn.
Truyền thông bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gởi phải (1) mã hoá thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa đến cho người nhận (2) truyền
đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt chẽ, và (3) cố gắng loại bỏ sự xao nhãng, bối rối.
b) Truyền thông viết: bao gồm việc chuyển lời nhắn được ghi lại, thư, thư điện tử,
fax, thông báo trên bảng...
Ưu điểm của dạng giao tiếp này thể hiện ở chỗ: cách giao tiếp rõ ràng. Thông điệp có thể được lưu lại trong một thời gian nhất định. Nếu có vấn đề gì liên quan đến thông điệp, người nhận cũng như người gửi có thể xem lại vào bất cứ lúc nào. Điều này rất quan trọng đối với các trường hợp trao đổi những thông tin phức tạp và trong thời gian dài. Chẳng hạn, kế hoạch tiếp thị cho một sản phẩm mới có thể bao gồm một số nhiệm vụ kéo dài đến một vài tháng. Bằng cách đưa kế hoạch đó thành văn bản, những người lập ra kế hoạch có thể kiểm tra lại trong thời gian thực hiện kế hoạch. Lợi ích cuối cùng của hình thức giao tiếp qua chữ viết xuất phát từ ngay chính quá trình giao tiếp. Người gửi thường phải suy nghĩ kỹ hơn, cẩn thận hơn khi chuyển các thông điệp dưới dạng văn bản hơn là với các thông điệp chuyển bằng lời nói. Vì vậy, hình thức giao tiếp qua chữ viết có nhiều khả năng trở nên thẳng thắn, logic và rõ ràng.
Tuy nhiên, các thông điệp bằng chữ viết cũng có nhược điểm là tốn thời gian. Ví dụ như trong buổi kiểm tra miệng kéo dài một tiếng đồng hồ sinh viên có thể đề cập đến nhiều nội dung hơn trong buổi kiểm tra viết với cùng thời gian. Trong một khoảng thời gian từ 10 phút đến 15 phút người ta có thể chuyển tải một nội dung mà nếu viết họ có thể mất đến một tiếng đồng hồ. Điểm bất lợi khác của giao tiếp qua chữ viết là sự phản hồi chậm hay thiếu sự phản hồi. Truyền thông nói cho phép người nhận phản ứng nhanh trước những gì anh ta nghĩ, anh ta nghe thấy, trong khi đó nếu truyền thông qua chữ viết không có gì đảm bảo là thông điệp đã được nhận và nếu được nhận không có gì đảm bảo là nội dung thông điệp được hiểu theo đúng ý định của người gửi.
Những nội dung sau đây trình bày một vài hướng dẫn nhằm chuẩn bị hữu hiệu những thông điệp viết này: (1) thông điệp nên được phác thảo giúp người nhận dễ hiểu; (2) suy nghĩ cẩn thận về nội dung của thông điệp; (3) thông điệp nên ngắn gọn nếu có thể, không sử dụng các thuật ngữ hoặc ý tưởng xa lạ hoặc không liên quan đến vấn đề đề cập. Các thông điệp quá dài, bản tóm tắt ngắn gọn nên được trình bày ở trang đầu tiên. Tóm tắt này nên nói rõ các ý chính và bao hàm trang tham khảo chi tiết về mỗi ý đó. (4) thông điệp nên được kết cấu, tổ chức cẩn thận. Điểm quan trọng nhất nên được phát biểu trước tiên, kế đến điểm quan trọng tiếp theo và tiếp tục. Vì vậy, thậm chí người nhận chỉ đọc một vài điểm đầu tiên, thì họ cũng có thể nhận thức được những yếu tố cần thiết của thông điệp.
Đặt tiêu đề cho thông điệp sẽ làm cho chủ đề rõ ràng hơn. Sử dụng từ ngữ ngắn và đơn giản, các câu rõ ràng giúp cho thông điệp dễ đọc và dễ hiểu.
Lựa chọn phương tiện truyền tin hiệu quả: Đôi khi trong truyền thông, chúng ta gặp
khó khăn là không biết chọn phương tiện truyền thông nào cho phù hợp. Nên nói trực tiếp viết thư? Câu trả lời là tuỳ theo tình huống. Bạn phải biết thông tin mình muốn truyền đi có đặc điểm như thế nào? Cả truyền thông nói và viết đều có vai trò quan trọng trong tổ chức. Thông thường chúng ta dựa trên yếu tố: tính mơ hồ hoặc thường lệ của thông tin.
- Các kênh truyền thông nói sẽ hiệu quả hơn khi thông tin mơ hồ và người khác cần trợ giúp trong diễn giải thông tin.
- Các thông tin viết sẽ hiệu quả hơn khi thông tin không có gì mơ hồ.