Tiêu chuẩn đánh giá kiểm toán tuân thủ trong kiểm toán hoạt động cung ứng chính là các quy định cụ thể của pháp luật và các quy định của các cấp có thẩm quyền hoặc cơ quan chuyên môn hoặc của đơn vị đề ra mà đơn vị cần tuân thủ trong quá trình cung ứng. Trong đó:
- Pháp luật và các quy định của các cấp có thẩm quyền ban hành về hoạt động cung ứng như: Luật thương mại, Luật giá, Luật trọng tài thương mại, Luật đấu thầu… do Quốc hội ban hành; Các nghị định, quyết định hướng dẫn chi tiết Luật về thương
mại, mua bán hàng hóa, đấu thầu của Chính phủ và Thủ tướng chính phủ; các thông tư hướng dẫn về thương mại, mua bán hàng hóa, đấu thầu… của Bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ…
- Các quy định về quản lý và sử dụng lao động của bản thân đơn vị: là các quy định do thủ trưởng, lãnh đạo đơn vị được kiểm toán đề ra nhằm phục vụ cho hoạt động cung ứng của đơn vị trên cơ sở các quy định của pháp luật và quy định của các cấp có thẩm quyền như: Các quy định về trình tự mua hàng, quy định chức năng, nhiệm vụ của cán bộ phòng mua hàng, quy định về dự trữ hàng hóa; quy định chung quản lý hoạt động cung ứng; quy định về thẩm quyền xét duyệt cho hoạt động cung ứng (xét duyệt đơn đặt mua hàng, ký kết hợp đồng kinh tế,…)…
Dựa trên các tiêu chuẩn này, trong quá trình đánh giá tính tuân thủ trong quá trình đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực và tính hiệu quả của hoạt động cung ứng, KTV sẽ xem xét đơn vị được kiểm toán có tuân thủ các tiêu chuẩn nêu trên trong quá trình thực hiện các chức năng cung ứng của mình hay không.
Ví dụ, khi xem xét tính tuân thủ khi đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ của hoạt động cung ứng, KTV sẽ xem xét:
+ Đơn vị có ban hành các quy định về quản lý hoạt động cung ứng không (quy định phân cấp quản lý hoạt động cung ứng; quy định về chức năng, trách nhiệm của bộ phận cung ứng; quy định về quy trình tổ chức hoạt động cung ứng; quy định về thẩm quyền xét duyệt trong hoạt động cung ứng…)
+ Xem xét tính đầy đủ, thích hợp và hiệu quả của các quy định về quản lý hoạt động cung ứng mà đơn vị đã ban hành;
+ Xem xét tính hiệu lực trong vận hành các quy định về quản lý hoạt động cung ứng mà đơn vị đã ban hành;
+ Xem xét việc thiết kế và vận hành các quy định quản lý hoạt động cung ứng có đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm hay không?
+ Xem xét mối quan hệ giữa bộ phận vật tư và các bộ phận khác trong đơn vị (bộ phận kỹ thuật nghiên cứu, bộ phận bán hàng, bộ phận kế hoạch, bộ phận kết
toán…) có phối hợp nhịp nhàng theo đúng quy định của đơn vị để đảm bảo hiệu quả chung của đơn vị không?
Hoặc KTV xem xét tính tuân thủ khi xem xét kinh tế và tính hiệu quả hoạt động cung ứng thì KTV chủ yếu xem xét từng bước trong quá trình tác nghiệp hoạt động cung ứng có đảm bảo tuân thủ theo đúng quy trình đơn vị đã đề ra không nhằm đảm bảo tiết kiệm chi phí mua hàng, tối đa hóa lợi nhuận cho đơn vị hoặc tiết kiệm tối đa nguồn lực cho đơn vị. KTV có thể xem xét những vấn đề sau:
+ Đối với bước ước tính nhu cầu mua hàng, KTV cần kiểm tra đơn vị có xây dựng định mức sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kỹ thuật và trách nhiệm của cá bộ phận kỹ thuật và dự trữ vật tư không? Hoạt động cung ứng có tuân thủ theo định mức về sử dụng và dự trữ cùng các tiêu chuẩn kỹ thuật mà đơn vị đã xây dựng không?
+ Đối với hoạt động xét duyệt mua hàng, KTV cần kiểm tra đơn vị có tuân thủ quy định về thẩm quyền xét duyệt và các hướng dẫn các vấn đề cần xem xét khi xét duyệt mà đơn vị đã ban hành không (ví dụ độ tin cậy của các thông tin tính toán nhu cầu mua hàng, nguồn tài chính cho việc chi trả tiền hàng, khả năng thanh toán…)
+ Đối với hoạt động tìm kiếm thị trường và lựa chọn nhà cung cấp, KTV cần kiểm tra đơn vị có xây dựng quy đinh và hướng dẫn về tìm kiếm thị trường không (ví dụ tìm hiểu hồ sơ về các nhà cung ứng chiến lược, cập nhật các thông tin mới về thị trường…)? Đơn vị có xây dựng các quy định và hướng dẫn về lựa chọn nhà cung cấp không (ví dụ những tiêu chuẩn chính để lựa chọn nhà cung cấp; các phương pháp đánh giá nhà cung cấp…)? Đánh giá các quy định, hướng dẫn của đơn vị có đảm bảo tính đầy đủ, thích hợp, hiệu quả không? Đánh giá xem đơn vị có tuân thủ các quy định và hướng dẫn trong việc tìm kiếm thị trường và lựa chọn nhà cung cấp không?
5.2.3. Các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tuân thủ trong kiểm toán hoạtđộng cung ứng động cung ứng
Kiểm toán viên sử dụng các kỹ thuật để thu thập bằng chứng đánh giá tính tuân thủ trong cuộc kiểm toán hoạt động cung ứng tương tự như khi kiểm toán tính tuân thủ trong kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực. Các kỹ thuật được sử dụng như:
Khi áp dụng kỹ thuật này để kiểm toán tính tuân thủ trong kiểm toán hoạt động cung ứng, KTV cần phải chọn mẫu các nhân sự của đơn vị để phỏng vấn. Thường KTV phải chọn mẫu những người có kiến thức chuyên môn hoặc có liên quan đến hoạt động cung ứng như: Ban giám đốc, các cán bộ của phòng cung ứng, các trưởng, phó phòng ban khác có liên quan đến hoạt động cung ứng trong đơn vị (phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, bộ phận dự trữ…)…Các câu hỏi phỏng vấn tập trung vào các vấn đề về tính tuân thủ các quy định của pháp luật, cơ quan chuyên môn và quy định của bản thân đơn vị về hoạt động cung ứng trong đơn vị.
Kiểm toán viên cũng có thể lập và gửi bảng câu hỏi đến những người có hiểu biết về hoạt động cung ứng trong đơn vị hoặc những người có liên quan đến hoạt động cung ứng trong và ngoài đơn vị để đánh giá mức độ tuân thủ của đơn vị đối với những quy định của pháp luật, cơ quan chuyên môn và quy định của bản thân đơn vị về hoạt động cung ứng. Các dạng câu hỏi cũng tương tự như kiểm toán hoạt động quản lý và sử dụng nhân lực trong đơn vị.
Vận dụng Kỹ thuật kiểm tra/xem xét tài liệu
Trong quá trình kiểm toán tính tuân thủ trong cuộc kiểm toán hoạt động cung ứng, KTV cũng có thể sử dụng các tài liệu sẵn có tại đơn vị để kiểm tra, xem xét nhằm thu thập bằng chứng cho mục đích kiểm toán. Các tài liệu KTV thường sử dụng để xem xét như các kế hoạch của đơn vị (kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, …); các quy định, chính sách và thủ tục mà đơn vị đã ban hành để phục vụ cho hoạt động cung ứng (quy định về trình tự mua hàng, quy định về tổ chức đầu thầu mua hàng, định mức dự trữ…); các báo cáo, số liệu thống kê mà đơn vị đã lập để phục vụ cho mục đích quản lý và giám sát hoạt động cung ứng như báo cáo về tồn kho thực tế, báo cáo về số lượng, chất lượng, giá cả hàng hóa đã thực tế mua, các báo cáo về danh mục các nhà cung cấp chiến lược của đơn vị…
Vận dụng Kỹ thuật quan sát
Kiểm toán viên cũng thường sử dụng kỹ thuật quan sát khi tiến hành kiểm toán tính tuân thủ trong cuộc kiểm toán hoạt động cung ứng. Kiểm toán viên sử dụng kỹ thuật quan sát để thẩm định xem các quy định, chính sách, thủ tục về cung ứng mà đơn vị đã ban hành có logic không, có hoạt động không và có được tuân thủ trong thực tế
không. Ví dụ, KTV có thể quan sát công việc tiếp nhận hàng hóa của bộ phân tiếp nhận hàng, thủ kho…có diễn ra đúng quy trình không, có kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm không, có kịp thời nhập kho và sắp xếp hàng hóa khoa học theo đúng quy định của đơn vị không?
Vận dụng Kỹ thuật thực hiện lại
Kiểm toán viên cũng có thể sử dụng kỹ thuật thực hiện lại đối với một vài hoạt động để đánh giá liệu các quy định, chính sách và các thủ tục trong quản lý hoạt động cung ứng có được hoạt động như thiết kế và có mang lại các kết quả như mong đợi hay không. Ví dụ, để đánh giá xem máy quẹt mã vạch của sản phẩm có đảm bảo quản lý chính xác số lượng, quy cách của các sản phẩm không? Có xảy ra hiện tượng trùng mã vạch không?...
Ngoài ra, KTV có thể sử dụng các kỹ thuật khác như phân tích số liệu, xin xác nhận từ bên ngoài; sử dụng chuyên gia; các kỹ thuật kiểm tra, đánh giá khác mà KTV xét thấy cần thiết phải tiến hành trong từng trường hợp cụ thể và KTV phải vận dụng xét đoán chuyên môn khi phát hiện những hành vi không tuân thủ pháp luật...