1.4.3 .Các biện pháp chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng
3.2. Các biện pháp quản lý bồi dưỡng
3.2.2. Xác định nhu cầu và nội dung bồi dưỡng kĩ năng giao tiếp công vụ cho
cán bộ, công chức cấp phường. Mời giảng viên có trình độ, am hiểu về kỹ năng giao tiếp để giảng cho cán bộ, công chức cấp phường
Sử dụng phiếu khảo sát trên diện rộng hoặc tổ chức phỏng vấn trực tiếp trên đối tượng cán bộ công chức cấp phường về những hạn chế của họ trong q trình giao tiếp cơng vụ, từ đó xác định nội dung, chương trình bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp công vụ cho cán bộ công chức cấp phường trên địa bàn thành phố Thái Nguyên nhằm nâng cao kĩ năng giao tiếp cho cán bộ công chức cấp phường và năng lực công tác của cán bộ.
ii. Nội dung và cách thực hiện
Để khảo sát đánh giá kỹ năng giao tiếp công vụ của cán bộ công chức cấp phường, cấp xã, Trung tâm bồi dưỡng chính trị thành phố cơ quan giúp việc cho Ủy Ban nhân dân thành phố Thái Nguyên cần quán triệt các nguyên tắc khảo sát nhu cầu bồi dưỡng cán bộ, công chức.
Xây dựng phiếu hỏi trên diện rộng để khảo sát Xây dựng phiếu phỏng vấn
Xây dựng các phiếu quan sát tình huống giao tiếp của cán bộ cơng chức trong những tình huống cụ thể.
Trung tâm bồi dưỡng chính trị thành phố phối hợp với chính quyền địa phương sử dụng công cụ để khảo sát đánh giá năng lực, kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức cấp phường để xác định nhu cầu, nội dung bồi dưỡng.
Từ kết quả khảo sát Trung tâm Bồi dưỡng chính trị thành phố phân tích năng lực về kỹ năng giao tiếp của cán bộ văn phòng để xác định nội dung bồi dưỡng và lập kế hoạch bồi dưỡng hướng tới những nội dung bồi dưỡng cơ bản sau đây:
Nội dung bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cơng vụ của cán bộ văn phịng nên tập trung vào các nội dung sau đây:
- Bồi dưỡng kĩ năng làm chủ bản thân trong mọi tình huống giao tiếp: Kĩ năng làm chủ bản thân trong quá trình giao tiếp là kỹ năng rất quan trọng trong kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức, từ làm chủ bản thân giúp cán bộ công chức xử lý thông minh sáng tạo các tình huống xảy ra. Để bồi
dưỡng kỹ năng làm chủ bản thân cho cán bộ công chức cần giúp cán bộ bồi dưỡng các kỹ năng sau:
Kĩ năng nhận thức về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, có kế hoạch chủ động phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu kém.
Kĩ năng vượt qua những rào cản trong cuộc sống để hoàn thành những nhiệm vụ học tập, rèn luyện, thực hiện các mối quan hệ.
Kĩ năng lắng nghe để hiểu về mình và người khác từ đó có những hành vi tự chủ, khơng bị dư luận hay người khác điều khiển.
Kĩ năng tự làm lấy cơng việc thuộc nghĩa vụ, trách nhiệm của mình. Kĩ năng kiềm chế xúc cảm cá nhân để điều chỉnh thái độ, hành vi cho phù hợp với hoàn cảnh và mục tiêu của hoạt động giao tiếp.
- Bồi dưỡng cho cán bộ kĩ năng lắng nghe: - Kĩ năng sử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lý;
- Kĩ năng quan sát người nói, chú ý biểu hiện bằng lời, khơng lời của người nói;
- Kĩ năng kiên nhẫn và khơng ngắt lời người nói;
- Kĩ năng hiểu thấu cảm: nhằm chia sẻ cảm xúc, tình cảm với người khác là một đặc điểm có giá trị của những người có kĩ năng lắng nghe;
- Kĩ năng phản hồi thông tin: biểu hiện bằng lời và không lời;
- Kĩ năng đặt câu hỏi với người nói khi cần thiết nhưng câu hỏi phải mang tính thân thiện;
- Kĩ năng tóm tắt hoặc diễn đạt lại ý của người nói;
- Lắng nghe tập trung cao để tiếp nhận thông tin, giải quyết vấn đề, thuyết phục....địi hỏi phải có sự nỗ lực, có phản hồi của người nghe: bằng lời hay khơng bằng lời.
- Bồi dưỡng kĩ năng nói hay thuyết trình trước đối tượng liên hệ cơng vụ + Kĩ năng kiểm soát chất giọng
+ Sự phát âm: cần chú ý đến cao độ, cường độ, trường độ. Giọng nói tốt địi hỏi có cao độ vừa phải hoặc thấp, khơng mạnh quá và chuyển tải thông tin uyển chuyển;
+ Khả năng diễn đạt ý kiến rõ ràng bằng lời; + Khả năng phát âm chính xác;
- Kĩ năng giới thiệu bản thân với người nghe nhằm tạo mối quan hệ tin tưởng, chân thành với họ;
- Kĩ năng sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ một cách tự nhiên và không nên quá lạm dụng;
- Kĩ năng lựa chọn vị trí đứng và di chuyển vị trí trong q trình thuyết trình; hoặc giao tiếp với nhân dân trong khi thi hành công vụ.
- Kĩ năng loại bỏ những thói quen khơng được lịch sự trong lúc nói; - Kĩ năng sử dụng các câu chuyện vui, trào phúng một cách hợp lý hay sử dụng cách nói dí dỏm, hóm hỉnh để lập luận;
- Kĩ năng trình bày phần mở đầu, phần kết thúc;
- Kĩ năng linh hoạt, chủ động điều chỉnh nội dung và khối lượng của bài nói chuyện;
- Kĩ năng tự tin, hứng thú, truyền cảm trong q trình nói chuyện; - Kĩ năng điều chỉnh cử chỉ và giọng nói của mình.
- Kĩ năng tìm hiểu người nghe: Người nói chuyện nên trả lời các câu hỏi sau: - Bồi dưỡng kĩ năng trả lời chất vấn, giải đáp thắc mắc khi giải quyết công vụ:
+ Kỹ năng xử lý tình huống xung đột khi đối tượng bất hịa + Kỹ năng kiềm chế cảm xúc của bản thân
+ Kỹ năng phân tích câu hỏi
+ Kỹ năng nắm văn bản pháp luật và những quy định của cơ quan, chính quyền địa phương vv.
+ Kỹ năng thuyết phục
- Bồi dưỡng kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin trong giao tiếp: + Kỹ năng sử dụng thư điện từ, nhận thư và chuyển thư
+ Kỹ năng lưu giữ thư và văn bản điện tử
Kế hoạch bồi dưỡng cần xác định rõ nội dung bồi dưỡng, đối tượng bồi dưỡng, thời gian bồi dưỡng, báo cáo viên, phương pháp, hình hức tổ chức bồi dưỡng, các nguồn lực hỗ trợ, địa điểm triển khai và kết quả cần đạt được.
iii. Điều kiện thực hiện biện pháp
Cần có cơng cụ để khảo sát về nhu cầu bồi dưỡng và đánh giá kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức cấp phường.
Cán bộ tham gia khảo sát phải có thái độ chân tình để đối tượng tham gia khảo sát bộc lộ đúng năng lực.
Cần có sự phối hợp giữa người tiến hành khảo sát với cán bộ quản lý của các phường để thực hiện nội dung khảo sát hiệu quả.