1.4.3 .Các biện pháp chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng
3.2. Các biện pháp quản lý bồi dưỡng
3.2.4. Bồi dưỡng thường xuyên kết hợp với tự rèn luyện kỹ năng giao tiếp của
của cán bộ, công chức xã, phường
i. Mục tiêu của biện pháp
Cùng với sự phát triển của xã hội, đời sống của con người được nâng cao đòi hỏi thái độ phục vụ của công chức cũng phải thay đổi. Hơn lúc nào hết, cán bộ cơng chức phải là một người tồn diện vừa có kiến thức chun mơn, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp. Giao tiếp là một trong những kỹ năng sống vô cùng quan trọng trong cuộc đời mỗi người. Giao tiếp tốt sẽ mang lại rất nhiều lợi thế cũng như cơ hội trong công việc và cuộc sống. Kỹ năng giao tiếp giúp bạn có thể cải thiện và duy trì mối quan hệ bền vững với đồng nghiệp, những người xung quanh và giao tiếp hiệu quả dễ dàng thành công hơn. Tuy nhiên để có kỹ năng giao tiếp địi hỏi phải có một q trình rèn luyện, bồi dưỡng kỹ năng phải gắn liền với rèn luyện kỹ năng mới có hiệu quả.
ii. Nội dung và cách thực hiện
Hiện nay, trong môi trường cạnh tranh lành mạnh, hiện đại, đối với các doanh nghiệp thì kỹ năng giao tiếp được coi là một chìa khóa quan trọng tạo nên thành công nên hầu hết các doanh nghiệp, tạo ra sự hài lòng của khách hàng và làm tăng số lượng khách hàng của tổ chức. Cịn đối với lĩnh vực hành chính cơng
thì kỹ năng giao tiếp cũng đang đóng vai trị quan trong trong cơng cuộc cải cách nền hành chính cơng vốn đã tụt hậu và trì trệ. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 đã chỉ ra rằng “chất lượng phục vụ là một tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của một cơ quan. Nghĩa là người cán bộ, cơng chức văn phịng ngồi việc nâng cao kỹ năng chun mơn cần có kỹ năng giao tiếp tốt để phục vụ những khách hàng - nhân dân của mình, nâng cao sự tin cậy và làm nhân dân ngày càng hài lòng với các dịch vụ mà các cơ quan hành chính Nhà nước cung cấp cùng với thái độ của những người thực thi cơng vụ đó”.
Từ thực tế nêu trên, thì cơng tác bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cho cán bộ, công chức xã phường những người hàng ngày tiếp xúc với nhân dân là một giải pháp mà bất cứ cơ quan nào trong tổ chức điều hành các hoạt động đều phải quan tâm. Bởi vì nâng cao chất lượng và hiệu quả giao tiếp là trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước. Tuy nhiên, khơng chỉ dừng ở việc bồi dưỡng kỹ năng mà cịn phải tạo mơi trường để cán bộ công chức liên tục rèn luyện kỹ năng. Bởi để sử dụng được kỹ năng giao tiếp một cách hiệu quả, nhuần nhuyễn thì phải trải quả một quá trình rèn luyện, vận dụng lâu dài. Địi hỏi phải có một sự chú tâm, kiên trì luyện tập, phải có ý chi bền bỉ chứ khơng phải việc làm một lần và càng khơng phải chỉ làm cho có hình thức.
Kỹ năng giao tiếp rất đa dạng, vừa có yếu tố khoa học, vừa bao gồm cả tính nghệ thuật, kỹ năng này gồm 03 kỹ năng chủ yếu: nghe, nói và phản hồi, cả thực hiện bằng phương thức giao tiếp trực tiếp hay gián tiếp qua các phương tiện hỗ trợ như điện thoại, Email, facebook, viber... Việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp đòi hỏi người cán bộ phải kiên trì nắm vững những nguyên tắc khoa học, nhưng quan trọng hơn là ở nghệ thuật áp dụng những nguyên tắc đó. Phong cách, trang phục, thái độ ứng xử, cách dùng ngôn từ, cử chỉ trong giao tiếp, cách lắng nghe… không phải là điều dễ dàng có được. Những người có quyền hành nếu sử dụng khơng đúng thì kết quả giao tiếp sẽ chỉ là làm cho người dân ngày càng mất niềm tin, xa rời họ hơn.
Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cần được chú trọng đến đối tượng bồi dưỡng và rèn luyện. Cần đặc biệt quan tâm đến lực lượng cán bộ, công chức văn phòng trẻ- những người sẽ trực tiếp tham gia và tham gia một cách lâu dài vào quá trình hiện đại hóa nền hành chính cơng, xây dựng một nền hành chính hiện đại.
Chính vì vậy, việc kết hợp giữa dồi dưỡng và liên tục rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho cán bộ công chức xã phường phải được coi như một yêu cầu bắt buộc đối với căn bộ, công chức xã, phường.
Nâng cao nhận thức về việc bồi dưỡng và rèn luyện kỹ năng cho công chức xã, phường để mỗi cá nhân nhận thức đúng đắn về vai trò của kỹ năng, thấy việc bồi dưỡng và rèn luyện kỹ năng là nhu cầu tất yếu của bản thân. Chỉ khi cán bộ, công chức nhận thấy đây là nhu cầu tất yếu họ mới có nguyện vọng và kiên trì thực hiện.
Bồi dưỡng và rèn luyện kỹ năng giao tiếp phải được thực hiện bằng nhiều con đường khác nhau như mở lớp bồi dưỡng, tổ chức các hoạt động ngoại khóa, các tổ chức chính trị xã hội trong đơn vị... Việc tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp phải được thực hiện trên cơ sở xác định đúng đối tượng cần được tập trung bồi dưỡng và xây dựng kế hoạch dự kiến thời gian bồi dưỡng với từng đối tượng cụ thể, nội dung lớp học phù hợp đối với từng lớp học để vừa hoàn thành nhiệm vụ chính trị của đơn vị, vừa thực hiện tốt việc bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh đó, đơn vị cần tổ chức các hoạt động ngoại khóa như tổ chức các cuộc thi, trang bị thêm tài liệu liên quan kỹ năng mềm để cán bộ công chức có điều kiện tham khảo. Song dù dưới hình thức nào thì cũng cần có sự nghiêm túc từ phía người dạy và người học. Đồng thời phải có sự đánh giá kết quả việc triển khai bồi dưỡng để xem xét có tiếp tục tiến hành bồi dưỡng hay không.
Bên cạnh việc tiến hành bồi dưỡng kỹ năng mềm cho cán bộ cơng chức tại đơn vị mình, mỗi đơn vị cịn phải yêu cầu cán bộ, công chức nghiêm túc
rèn luyện các kỹ năng đó. Cơng tác này cũng được tiến hành thường xuyên, hàng ngày thông qua các kênh giám sát của lãnh đạo đơn vị.
iii. Điều kiện thực hiện
Giảng viên tham gia bồi dưỡng và cán bộ quản lý phải biến được quá trình bồi dưỡng thành quá trình tự bồi dưỡng của cán bộ, công chức.
Mỗi cán bộ, công chức phải luôn luôn ý thức về việc tự rèn luyện của mình trong suốt q trình cơng tác.
3.2.5. Xây dựng mơi trường văn hóa cơng sở và văn hóa quản lý cơng sở nhằm phát triển môi trường giao tiếp cho cán bộ, công chức
i. Mục tiêu biện pháp
Để hội nhập quốc tế và khu vực mơi trường văn hóa cơng sở, văn hóa quản lý được đặt ra và đang trở thành một vấn đề mang tính nhân loại, thu hút sự quan tâm của nhiều quốc gia. Sự phát triển của mơi trường văn hóa cơng sở và văn hóa quản lý theo những giá trị của văn hóa Việt Nam, theo chuẩn mực chân, thiện, mỹ là nền tảng cho sự phát triển cả về kinh tế và xã hội. Nhu cầu xây dựng một mơi trường văn hóa cơng sở, văn hóa quản lý cơng sở của từng cá nhân, của từng gia đình lớn hơn nữa là một nhóm, một tập thể, một đơn vị và của quốc gia là một vấn đề hết sức quan trọng, thiết thân đối với đời sống thực tại cũng như với mong ước của người dân. Xây dựng mơi trường văn hóa cơng sở, văn hóa quản lý cơng sở sẽ tạo ra môi trường giao tiếp thuận lợi cho cán bộ công chức thực hiện thành cơng các nhiệm vụ cơng vụ của mình.
ii. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và cụ thể các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Vấn đề xây dựng mơi trường văn hóa trong đơn vị càng phải đặt ra một cách nghiêm túc. Đây phải là trung tâm văn hóa ứng xử, nơi phải xây dựng, tơn tạo mơi trường văn hố lành mạnh, hài hòa và tiên tiến, nơi mà các nếp ứng xử văn hóa đẹp trong cộng đồng được vinh danh. Mỗi cán bộ, công chức xã, phường
phải là một cá nhân tích cực cho việc xây dựng mơi trường văn hóa của đơn vị mình thơng qua việc thực hiện tốt hơn nữa phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, thực hiện tốt xây dựng nếp sống văn hóa tại đơn vị, làm cho các giá trị văn hóa thấm sâu vào mọi mặt đời sống, tạo sức đề kháng đối với các sản phẩm độc hại. Mỗi cá nhân thông qua việc tiếp xúc với nhân dân phải thể hiện được các chuẩn mực văn hóa thơng qua việc sử dụng ngôn từ trong giao tiếp, cách thức giao tiếp, phong cách làm việc hiện đại.
Bên cạnh việc xây dựng môi trường văn hóa cơng sở thì việc hiện đại hóa mơi trường làm việc là vấn đề vô cùng cần thiết. Một môi trường làm việc hiện đại sẽ tạo cơ hội cho cán bộ, công chức thoải mái sáng tạo, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Môi trường làm việc hiện đại ở đây không nên hiểu chỉ là sự hiện đại về cơ sở vật chất mà phải chuyên nghiệp, hiện đại việc tổ chức, xắp sếp công việc. Hiện đại về cơ sở vật chất (diện tích phịng làm việc, điều hịa, máy tính,v.v.) là cơng cụ giúp tạo ra sự thoải mái cho cán bộ nhằm tiết kiệm thời gian xử lý công việc hạn chế những ức chế để thực hiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Peter Cheese, giám đốc điều hành của CIPD, cơ quan chuyên môn về nhân sự và phát triển con người cho biết “Thế giới công việc đang thay đổi một cách nhanh chóng và con người chính là trung tâm của sự thay đổi này. Bắt kịp với những thiết kế văn phịng làm việc, mơi trường làm việc phù hợp có thể tác động lớn đến cách mà con người được kết nối, tham gia và tăng hiệu quả làm việc. Khi các thiết kế văn phòng xét đến tính chất của cơng việc, cách mọi người tương tác với nhau cũng như giá trị văn hóa độc đáo của mỗi tổ chức kinh doanh thì nó có thể mang đến một giá trị to lớn khác cho cả doanh nghiệp và cá nhân người lao động.” Song song với cơ sở vật chất hiện đại thì cách thức làm việc chuyên nghiệp hiện đại cũng là một nhân tố vô cùng quan trọng. Lãnh đạo đơn vị phải thực sự là đầu tàu trong đơn vị, lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức đơn vị đúng người đúng việc, phân công công việc một cách cụ thể và hợp lý cho từng bộ phận trong
đơn vị, sắp xếp tài liệu, lưu trữ tài liệu một cách hệ thống, nhân viên ứng xử trí thức và văn hóa, phong cách làm việc cởi mở, thơng tin minh bạch, rõ ràng, cán bộ trong đơn vị tương thân, tương ái sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc sẽ tăng thêm hiệu quả công việc. Nhân viên phát huy được năng lực và hưởng xứng đáng với kết quả họ làm ra.
Ngoài xây dựng mơi trường văn hóa cơng sở cán bộ quản lý cần quan tâm xây dựng văn hóa quản lý cơng sở nhằm tạo mơi trường giao tiếp cho cán bộ công chức thực thi công vụ. Nhà quản lý phải nắm vững các chuẩn mực trong quản lý: Chuẩn mực về pháp quyền, chuẩn mực về đạo đức, chuẩn mực về nghề nghiệp, ứng xử với nhân viên dưới quyền một cách bình đảng, dân chủ, tơn trọng, phát huy vai trị tích cực của nhân viên.
Thực hiện tốt Bộ phận “Một cửa”, hướng đến ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại cơ quan. Hệ thống văn phòng cơ quan cần được trang bị những thiết bị cần thiết nhất như máy tính, máy in, hệ thống Internet, hệ thống tủ đựng tài liệu, cây xanh, v.v.. Các văn phòng cần chủ động cải tạo môi trường làm viêc bằng việc bố trí, sắp xếp phịng làm việc một cách khoa học tạo môi trường thoải mái nhất cho cán bộ làm việc.
Trang bị đầy đủ hệ thống các bảng, biểu chỉ dẫn, cơng khai thủ tục hành chính để dễ dàng cho người đến liên hệ cơng tác tìm kiếm thơng tin. Hệ thống các mẫu biểu được chuẩn bị sẵn nhằm phục vụ người dân có nhu cầu.
Nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính và ứng dụng các phần mềm trong việc giải quyết công việc, thiết lập mạng LAN và tổ chức công việc trên cơ sở áp dụng các phần mềm công nghệ thông tin.
Tổ chức lại bộ máy của đơn vị theo hướng gọn nhẹ, có hiệu quả. Phân cơng đúng người, đúng việc. Chun mơn hóa đối với từng công việc, từng đối tượng trong đơn vị.
Thường xuyên tổ chức các hoạt động ngoại khóa như hội thao, hội diễn văn nghệ, tổ chức tập luyện thể dục, thể thao, v.v. để mọi cá nhân trong đơn vị có điều kiện tham gia, nâng cao sự hiệu biết lẫn nhau, thắt chặt tình đồn kết, cũng như đáp ứng nhu cầu giải trí cho cán bộ, cơng chức sau giờ làm việc căng thẳng. Ngoài ra, hàng năm tổ chức cho cán bộ đi thăm quan, du lịch, kết hợp thăm quan, học hỏi các mơ hình tổ chức tại các cơ quan bạn.
Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm, động viên sát sao đối với cán bộ, công chức, tạo ra sự kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên. Hướng dẫn, chỉ bảo nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Khi nhân viên gặp khó khăn, lãnh đạo sẽ giải quyết, không được đùn đẩy trách nhiệm.
Cử cán bộ đi nâng cao trình độ chun mơn, tham gia vào các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ để cán bộ công chức xã phường hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của bản thân để có kỹ năng ứng xử phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bản thân, tránh cửa quyền, sách nhiễu nhân dân.
iii. Điều kiện thực hiện biện pháp
Người đứng đầu các phường, xã phải thực sự quan tâm đến cơng tác xây dựng mơi trường văn hóa lành mạnh tại UBND phường, xã.
Đầu tư cơ sở vật chất, xây dựng trụ sở UBND phường, xã khang trang, sạch đẹp, đầu tư trang thiết bị hiện đại đáp ứng yêu cầu công việc.
Phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ một cách rõ ràng, tránh trùng lắp. Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao ngoài giờ làm việc phong phú, thường xuyên, liên tục tạo tâm lý phấn khởi trong cán bộ, công chức.
3.2.6. Thường xuyên phản hồi thông tin về việc thực hiện kỹ năng giao tiếp công vụ của cán bộ, công chức công vụ của cán bộ, công chức
i. Mục tiêu của biện pháp
Nhằm giúp nhà quản lý có căn cứ để điều chỉnh q trình thực thi cơng vụ của cán bộ công chức, giúp cán bộ cơng chức khơng ngừng hồn thiện kỹ
năng giao tiếp cơng vụ nói riêng và năng lực thi hành nhiệm vụ cơng vụ nói chung một cách hiệu quả.
ii. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Nếu như ở biện pháp nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ với bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cho cán bộ công chức xã, phường và bồi dưỡng liên tục rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho cán bộ công chức xã, phường địi hỏi tính tự chủ động, kích thích nhu cầu ham học hỏi và rèn luyện của cán bộ công chức xã, phường thì ở biện pháp này tập trung vào công tác giám sát trong việc thực hiện các kỹ năng giao tiếp và công tác phản hồi thông tin của các lực lượng liên đới về kỹ năng giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức trong khi thi hành nhiệm vụ công vụ.
Giám sát việc thực hiện kỹ năng giao tiếp trong q trình cơng tác đối với cán bộ công chức sẽ giúp cho q trình thực thi cơng vụ liên quan đến các vấn đề của pháp luật, những quy định của Nhà nước, địa phương, các chuẩn mực đao đức rõ ràng, minh bạch và hiệu quả cao hơn. Thông qua giám sát,