1.4.3 .Các biện pháp chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng
3.2. Các biện pháp quản lý bồi dưỡng
3.2.5. Xây dựng môi trường văn hóa công sở và văn hóa quản lý công sở nhằm
nhằm phát triển môi trường giao tiếp cho cán bộ, công chức
i. Mục tiêu biện pháp
Để hội nhập quốc tế và khu vực môi trường văn hóa công sở, văn hóa quản lý được đặt ra và đang trở thành một vấn đề mang tính nhân loại, thu hút sự quan tâm của nhiều quốc gia. Sự phát triển của môi trường văn hóa công sở và văn hóa quản lý theo những giá trị của văn hóa Việt Nam, theo chuẩn mực chân, thiện, mỹ là nền tảng cho sự phát triển cả về kinh tế và xã hội. Nhu cầu xây dựng một môi trường văn hóa công sở, văn hóa quản lý công sở của từng cá nhân, của từng gia đình lớn hơn nữa là một nhóm, một tập thể, một đơn vị và của quốc gia là một vấn đề hết sức quan trọng, thiết thân đối với đời sống thực tại cũng như với mong ước của người dân. Xây dựng môi trường văn hóa công sở, văn hóa quản lý công sở sẽ tạo ra môi trường giao tiếp thuận lợi cho cán bộ công chức thực hiện thành công các nhiệm vụ công vụ của mình.
ii. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính cấp cơ sở, nơi thực hiện trực tiếp và cụ thể các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Vấn đề xây dựng môi trường văn hóa trong đơn vị càng phải đặt ra một cách nghiêm túc. Đây phải là trung tâm văn hóa ứng xử, nơi phải xây dựng, tôn tạo môi trường văn hoá lành mạnh, hài hòa và tiên tiến, nơi mà các nếp ứng xử văn hóa đẹp trong cộng đồng được vinh danh. Mỗi cán bộ, công chức xã, phường
phải là một cá nhân tích cực cho việc xây dựng môi trường văn hóa của đơn vị mình thông qua việc thực hiện tốt hơn nữa phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, thực hiện tốt xây dựng nếp sống văn hóa tại đơn vị, làm cho các giá trị văn hóa thấm sâu vào mọi mặt đời sống, tạo sức đề kháng đối với các sản phẩm độc hại. Mỗi cá nhân thông qua việc tiếp xúc với nhân dân phải thể hiện được các chuẩn mực văn hóa thông qua việc sử dụng ngôn từ trong giao tiếp, cách thức giao tiếp, phong cách làm việc hiện đại.
Bên cạnh việc xây dựng môi trường văn hóa công sở thì việc hiện đại hóa môi trường làm việc là vấn đề vô cùng cần thiết. Một môi trường làm việc hiện đại sẽ tạo cơ hội cho cán bộ, công chức thoải mái sáng tạo, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Môi trường làm việc hiện đại ở đây không nên hiểu chỉ là sự hiện đại về cơ sở vật chất mà phải chuyên nghiệp, hiện đại việc tổ chức, xắp sếp công việc. Hiện đại về cơ sở vật chất (diện tích phòng làm việc, điều hòa, máy tính,v.v.) là công cụ giúp tạo ra sự thoải mái cho cán bộ nhằm tiết kiệm thời gian xử lý công việc hạn chế những ức chế để thực hiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Peter Cheese, giám đốc điều hành của CIPD, cơ quan chuyên môn về nhân sự và phát triển con người cho biết “Thế giới công việc đang thay đổi một cách nhanh chóng và con người chính là trung tâm của sự thay đổi này. Bắt kịp với những thiết kế văn phòng làm việc, môi trường làm việc phù hợp có thể tác động lớn đến cách mà con người được kết nối, tham gia và tăng hiệu quả làm việc. Khi các thiết kế văn phòng xét đến tính chất của công việc, cách mọi người tương tác với nhau cũng như giá trị văn hóa độc đáo của mỗi tổ chức kinh doanh thì nó có thể mang đến một giá trị to lớn khác cho cả doanh nghiệp và cá nhân người lao động.” Song song với cơ sở vật chất hiện đại thì cách thức làm việc chuyên nghiệp hiện đại cũng là một nhân tố vô cùng quan trọng. Lãnh đạo đơn vị phải thực sự là đầu tàu trong đơn vị, lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Việc tổ chức đơn vị đúng người đúng việc, phân công công việc một cách cụ thể và hợp lý cho từng bộ phận trong
đơn vị, sắp xếp tài liệu, lưu trữ tài liệu một cách hệ thống, nhân viên ứng xử trí thức và văn hóa, phong cách làm việc cởi mở, thông tin minh bạch, rõ ràng, cán bộ trong đơn vị tương thân, tương ái sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc sẽ tăng thêm hiệu quả công việc. Nhân viên phát huy được năng lực và hưởng xứng đáng với kết quả họ làm ra.
Ngoài xây dựng môi trường văn hóa công sở cán bộ quản lý cần quan tâm xây dựng văn hóa quản lý công sở nhằm tạo môi trường giao tiếp cho cán bộ công chức thực thi công vụ. Nhà quản lý phải nắm vững các chuẩn mực trong quản lý: Chuẩn mực về pháp quyền, chuẩn mực về đạo đức, chuẩn mực về nghề nghiệp, ứng xử với nhân viên dưới quyền một cách bình đảng, dân chủ, tôn trọng, phát huy vai trò tích cực của nhân viên.
Thực hiện tốt Bộ phận “Một cửa”, hướng đến ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 tại cơ quan. Hệ thống văn phòng cơ quan cần được trang bị những thiết bị cần thiết nhất như máy tính, máy in, hệ thống Internet, hệ thống tủ đựng tài liệu, cây xanh, v.v.. Các văn phòng cần chủ động cải tạo môi trường làm viêc bằng việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc một cách khoa học tạo môi trường thoải mái nhất cho cán bộ làm việc.
Trang bị đầy đủ hệ thống các bảng, biểu chỉ dẫn, công khai thủ tục hành chính để dễ dàng cho người đến liên hệ công tác tìm kiếm thông tin. Hệ thống các mẫu biểu được chuẩn bị sẵn nhằm phục vụ người dân có nhu cầu.
Nâng cao kỹ năng sử dụng máy tính và ứng dụng các phần mềm trong việc giải quyết công việc, thiết lập mạng LAN và tổ chức công việc trên cơ sở áp dụng các phần mềm công nghệ thông tin.
Tổ chức lại bộ máy của đơn vị theo hướng gọn nhẹ, có hiệu quả. Phân công đúng người, đúng việc. Chuyên môn hóa đối với từng công việc, từng đối tượng trong đơn vị.
Thường xuyên tổ chức các hoạt động ngoại khóa như hội thao, hội diễn văn nghệ, tổ chức tập luyện thể dục, thể thao, v.v. để mọi cá nhân trong đơn vị có điều kiện tham gia, nâng cao sự hiệu biết lẫn nhau, thắt chặt tình đoàn kết, cũng như đáp ứng nhu cầu giải trí cho cán bộ, công chức sau giờ làm việc căng thẳng. Ngoài ra, hàng năm tổ chức cho cán bộ đi thăm quan, du lịch, kết hợp thăm quan, học hỏi các mô hình tổ chức tại các cơ quan bạn.
Lãnh đạo đơn vị cần quan tâm, động viên sát sao đối với cán bộ, công chức, tạo ra sự kết nối giữa lãnh đạo và nhân viên. Hướng dẫn, chỉ bảo nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Khi nhân viên gặp khó khăn, lãnh đạo sẽ giải quyết, không được đùn đẩy trách nhiệm.
Cử cán bộ đi nâng cao trình độ chuyên môn, tham gia vào các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ để cán bộ công chức xã phường hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của bản thân để có kỹ năng ứng xử phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của bản thân, tránh cửa quyền, sách nhiễu nhân dân.
iii. Điều kiện thực hiện biện pháp
Người đứng đầu các phường, xã phải thực sự quan tâm đến công tác xây dựng môi trường văn hóa lành mạnh tại UBND phường, xã.
Đầu tư cơ sở vật chất, xây dựng trụ sở UBND phường, xã khang trang, sạch đẹp, đầu tư trang thiết bị hiện đại đáp ứng yêu cầu công việc.
Phân công cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ một cách rõ ràng, tránh trùng lắp. Tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao ngoài giờ làm việc phong phú, thường xuyên, liên tục tạo tâm lý phấn khởi trong cán bộ, công chức.