1.4.3 .Các biện pháp chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng
3.2. Các biện pháp quản lý bồi dưỡng
3.2.6. Thường xuyên phản hồi thông tin về việc thực hiện kỹ năng giao tiếp
công vụ của cán bộ, công chức
i. Mục tiêu của biện pháp
Nhằm giúp nhà quản lý có căn cứ để điều chỉnh q trình thực thi cơng vụ của cán bộ công chức, giúp cán bộ cơng chức khơng ngừng hồn thiện kỹ
năng giao tiếp cơng vụ nói riêng và năng lực thi hành nhiệm vụ cơng vụ nói chung một cách hiệu quả.
ii. Nội dung và cách thực hiện biện pháp
Nếu như ở biện pháp nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ với bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp cho cán bộ công chức xã, phường và bồi dưỡng liên tục rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho cán bộ công chức xã, phường địi hỏi tính tự chủ động, kích thích nhu cầu ham học hỏi và rèn luyện của cán bộ công chức xã, phường thì ở biện pháp này tập trung vào công tác giám sát trong việc thực hiện các kỹ năng giao tiếp và công tác phản hồi thông tin của các lực lượng liên đới về kỹ năng giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức trong khi thi hành nhiệm vụ công vụ.
Giám sát việc thực hiện kỹ năng giao tiếp trong q trình cơng tác đối với cán bộ cơng chức sẽ giúp cho q trình thực thi cơng vụ liên quan đến các vấn đề của pháp luật, những quy định của Nhà nước, địa phương, các chuẩn mực đao đức rõ ràng, minh bạch và hiệu quả cao hơn. Thông qua giám sát, lãnh đạo đơn vị sẽ phát huy được những ưu điểm trong q trình thực thi cơng vụ của đơn vị mình và kịp thời hạn chế, khắc phục những yếu kém, sai sót trong q trình cán bộ cơng chức của đơn vị thực hiện nhiệm vụ. Song song với đó, kịp thời nhắc nhở, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp để nâng cao hiệu quả công tác trong đơn vị.
Công tác giám sát phải được thực hiện liên tục, lâu dài, nghiêm túc và bằng nhiều con đường khác nhau song trong quá trình giám sát phải đảm bảo tính khách quan, tơn trọng đối với người được giám sát. Phải làm cho người được giám sát nhận thức được đây là việc làm bình thường nhằm hướng đến nâng cao chất lượng công việc chứ không phải là vi phạm cá nhân của cá nhân của cán bộ, công chức. Việc thực hiện công tác giám sát phải có nội dung cụ thể đối với từng mảng việc của đơn vị, kế hoạch thực hiện, công khai và minh bạch trong quá trình thực hiện giám sát.
Người thực hiện giám sát phải công bằng, phải ý thức được trách nhiệm và tầm ảnh hưởng của mình trong việc thực thi giám sát, không đưa quan điểm cá nhân vào quá trình giám sát, không lợi dụng việc cá nhân để thực hiện mục đích cá nhân. Người thực hiện giám sát phải có đầy đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, có trách nhiệm và trung thực, không bị ảnh hưởng bởi các mối quan hệ để làm sai lệch kết quả giám sát.
Để công tác giám sát thực sự mang lại hiệu quả, phường xã phải xây dựng được cơ chế giám sát rõ ràng, đầy đủ tính pháp lý, công khai và minh bạch kết quả giám sát. Có các hình thức xử lý cụ thể đối với từng cá nhân vi phạm. Lãnh đạo đơn vị không được bao che, cả nể dẫn đến mất đồn kết nội bộ. Kết quả của cơng tác giám sát còn được sử dụng làm cơ sở cho việc thay đổi các cơ chế quản lý đem lại những hiệu quả tích cực trong cơng tác.
Ngồi việc giám sát việc thực thi công vụ và kỹ năng giao tiếp của cán bộ cơng chức thì cơ quan quản lý có thể tiến hành các cuộc khảo sát điều tra xã hội học về sự hài lòng của người dân khi đến thi hành nhiệm vụ công vụ với cán bộ công chức, sử dụng những thơng tin đó để giúp cán bộ cơng chức tự hồn thiện năng lực công tác và kỹ năng giao tiếp của cá nhân.
Thực hiện tốt công tác tư tưởng đối với người giám sát và người được giám sát để mỗi người dù ở vị trí giám sát và người được giám sát đều hiệu được mục tiêu, phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn của mình. Phải làm cho người được giám sát hiểu rõ mục đích của công tác giám sát là để đảm bảo tính cơng khai và nâng cao hiệu quả công việc chứ không phải mất niềm tin hay hạ thấp uy tín của cán bộ cơng chức.
Tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật liên quan như “Quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước, ban hành kèm theo Quyết định 129/2007/QĐ-TTg, ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính Phủ”; “Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương, ban hành kèm theo Quyết định 03/QĐ-BNV, ngày
26/02/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ”. Bên cạnh đó, từng đơn vị phải xây dựng các văn bản nhằm cụ thể hóa nội dung, hình thức của việc giám sát phù hợp nhất với đặc điểm của từng đơn vị. Xây dựng và ban hành cơ chế giám sát về quy tắc ứng xử, thái độ của cán bộ công chức để làm cơ sở cho việc giám sát.
Cơng tác giám sát được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau cụ thể như:
Thơng qua góp ý của nhân dân, của người đến công tác thông qua việc phản ánh trực tiếp thái độ, cách thức giao tiếp của cán bộ cơng chức trong q trình thực thi nhiệm vụ.
Thông qua các họp thư góp ý trong trường hợp người giám sát không muốn phản ánh trực tiếp nội dung giám sát.
Thông qua khảo sát ý kiến của người giám sát đối với cá nhân người được giám sát trong phạm vi thực hiện nhiệm vụ được giao.
Đặt camera ghi lại hình ảnh giao tiếp giữa cán bộ, cơng chức văn phịng với nhân dân tại các văn phòng, đặc biệt là Văn phịng tiếp dân. Điều này vừa có tác dụng răn đe cán bộ, cơng chức văn phịng vừa có thể thu lại những tình huống giao tiếp cần rút kinh nghiệm cho họ và để làm tư liệu cho các lớp huấn luyện kỹ năng giao tiếp cơng vụ.
Động viên, khuyến khích các đồn thể nhân dân tham gia vào công việc giám sát nhằm tạo ra môi trường làm việc công khai, minh bạch.
Xây dựng công cụ khảo sát về sự hài lịng của người dân đối với cán bộ cơng chức và tổ chức khảo sát, phân tích thơng tin về kết quả khảo sát và phản hồi thông tin tới cán bộ công chức để giúp cán bộ cơng chức hồn thiện năng lực. Thường xuyên tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm, qua đó có cái nhìn khách quan về thực trạng cơng tác giám sát của đơn vị. Cần mạnh dạn nêu lên những hạn chế, khuyết điểm, phản ánh của nhân dân về những hạn chế, khuyết điểm của cán bộ, cơng chức văn phịng trong giao tiếp, ứng xử với người dân. Chỉ ra những hậu quả do lối ứng xử lệch chuẩn của cán bộ, công chức. Đặc biệt,
là những tác động tiêu cực đến mối quan hệ giữa Đảng, Nhà nước với nhân dân. Bên cạnh đó, cũng cần biểu dương, khuyến khích kịp thời những cán bộ công chức thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả công tác và xây dựng hình ảnh tốt cho đơn vị.
Nói tóm lại, cơng tác giám sát chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi nội dung giám sát rõ ràng, cụ thể, cơ chế giám sát nghiêm khắc, tạo điều kiện thuận cho cá nhân và tổ chức thực hiện quyền giám sát và được giám sát của mình. Cần chú trọng vào việc xử lý kết quả, sử dụng kết quả giám sát như thế nào. Vì vậy, chỉ khi nào chúng ta tổ chức được một cơ chế rõ ràng và thực sự coi trọng cơng tác này thì cơng tác giám sát mới mang lại hiệu quả thiết thực.
iii. Điều kiện thực hiện biện pháp
Phải có cơ chế giám sát việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức. Xây dựng công cụ giám sát việc thực thi công vụ của cán bộ công chức cấp phường làm cơ sở để phản hồi thông tin tới cán bộ công chức.
Xây dựng được bộ công cụ khảo sát sự hài lòng của người dân về việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức để thu thập thông tin và phản hồi tới cán bộ công chức.
Cán bộ, cơng chức phải có thiện chí khi tiếp nhận thơng tin phản hồi và tự điều chỉnh bản thân để hồn thiện nhân cách của mình.