Quản lý nhân lực vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, các nội dung của nó là một hệ thống, cơ chế đảm bảo quan hệ qua lại giữa người lao động và người sử dụng lao động có hiệu quả, tạo ra tiềm năng mới, phát triển và sử dụng hợp lý nhân lực và nhất là phát huy tính tập thể và sáng tạo của họ. Do mỗi tổ chức có những yêu cầu về công việc, mục tiêu khác nhau, nên nội dung quản lý nhân lực có thể phân chia như sau:
Hoạch định nhân lực. 1.2.4.1.
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Đây là bước các tổ chức đề ra mục tiêu, đánh giá nguồn lực và tìm ra các giải pháp tối ưu. Hoạch định giúp tổ chức nhận ra các thời cơ, nguy cơ trong hoạt động kinh doanh, qua đó hạn chế những sai lầm và lãng phí. Hoạch định là một định hướng về tương lai, là cách thức giải quyết các khó khăn và tìm kiếm, chỉ ra hướng phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên những kiến thức biết trước.
Bước đầu tiên của quản lý nhân lực là nghiên cứu một cách có hệ thống chức năng hoạch định giúp giảm thiểu rủi ro, linh hoạt đối phó và thích ứng với môi trường luôn thay đổi. Đối với phương diện nhân lực, công tác hoạch định giúp cho tổ chức thấy rõ được phương hướng, các mục tiêu quản lý nhân lực, phân tích các yếu tố tác động của bên ngoài, và nội bộ tổ chức, các nguồn lực cần thiết và các giải pháp cơ bản nhất để đạt được các mục tiêu với nguồn lực có hạn. Hoạch định nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu
nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Đối với kế hoạch dài hạn, mang tính chiến lược, được chi tiết hóa bằng một chuỗi kế hoạch chiến thuật, tác nghiệp trong ngắn hạn, cái mà nó được điều chỉnh theo tín hiệu thị trường và tình hình hoạt động thực tế của tổ chức. Hoạch định giúp cho các tổ chức có được người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Công tác hoạch định giúp mỗi bộ phận có đủ số lượng nhân lực với các phẩm chất phù hợp với các loại công việc. Để làm được điều này, từng bộ phận phải thực thi các bước sau: thiết kế và phân tích công việc; đánh giá nh cầu nhân lực; dự báo nhân lực; lập kế hoạch cân đối nhân lực cho từng giai đoạn hoạt động.
- Thiết kế và phân tích công việc: Đối với một công việc cụ thể phải tiến hành khảo sát, xác định các nhiệm vụ, hành vi liên quan, từ đó xây dựng yêu cầu về trình độ kỹ thuật, chức năng nhiệm vụ của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển chọn, đào tạo, thù lao, đãi ngộ.
- Đánh giá nhu cầu nhân lực: Đối với mỗi đơn vị nhu cầu nhân lực được đánh giá giá trên các khía cạnh như mức độ sử dụng nhân lực hiện tại, mức độ duy trì và phát triển nhân lực, mức độ các yêu cầu về nhân lực tương ứng với các công việc cần thiết trong tương lai.
- Dự báo nhân lực: Nguồn cung cấp nhân lực cho đơn vị chủ yếu đến từ nguồn đào tạo của các trường đại học, học viện, các cơ sở đào tạo, các cơ quan tổ chức. Cần có sự đánh giá phân loại nguồn phù hợp với nhu cầu từng thời kỳ do những nguồn này có các ưu, nhược điểm khác nhau.
- Lập kế hoạch cân đối nhân lực cho từng giai đoạn: Để đáp ứng được nhu cầu phát triển trong từng giai đoạn, cần tính toán hợp lý số lượng lực lượng lao động, cơ cấu chức danh, nghề nghiệp, trình độ lao động.
- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân lực: Hệ thống thông tin quản lý nhân lực cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin về nhân lực, giúp các nhà quản lý ra các quyết định về nhân sự.
Tổ chức công tác quản lý nhân lực. 1.2.4.2.
Phân tích công việc:
Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.
Kết quả của quá trình phân tích công việc thể hiện trong bản đặc tả công việc (bao gồm: công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm) và bảng các tiêu chuẩn nhằm thực hiện công việc (bao gồm các kiến thức và kỹ năng của người lao động).
Bảng mô tả công việc: Đó là kết quả của quá trình phân tích công việc, bản này miêu tả một cách sơ lược các công việc, liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho người đọc hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và nắm được quyền hạn và trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu các chuẩn thực hiện công việc: Là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc.
Tuyển dụng nhân lực là một quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của tổ chức và bổ sung lực lượng lao động cần thiết để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Bố trí sử dụng nhân lực:
Các nội dung chủ yếu bao gồm: sắp xếp, đánh giá, điề động, đề bạt, chuyển công tác, giáng chức nhân sự:
- Sắp xếp nhân sự: Để nhân sự mới tiếp cận, thích nghi với môi trường làm việc mới, nhà quản lý phải căn cứ vào năng lực để có được các phương án sắp xếp nhân sự cho phù hợp với công việc để họ có điều kiện sớm phát huy được khả năng của mình.
- Đánh giá thành tích nhân sự: Là một công việc rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật, trả lương một cách công bằng. Đánh giá đúng năng lực của nhân viên quyết định một phần không nhỏ sự thành công của tổ chức.
- Điều động nhân sự: dựa trên kết quả các đánh giá định kỳ, có ba cách điều động chính: Đề bạt (bổ nhiệm); thuyên chuyển công tác hoặc chuyển phần hành; giáng chức, đưa xuống chức vụ thấp hơn.
Đào tạo nhân lực:
Là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kĩ năng, rèn luyện phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động nhằm đáp ứng nhu cầu cho quá trình thực hiện công việc của họ ở hiện tại cũng như tương lại.
Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Các đơn vị áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực tế của nhân viên và giúp nhân viên làm quen với công việc của đơn vị. Đồng thời, các đơn vị
cũng thường lập các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu nhiệm vụ hoặc quy trình công nghệ, kỹ thuật.
Nhóm chức năng đào tạo và phát triển thường thực hiện các hoạt đông như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho nhân viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho các cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ.
Đào tạo nhân lực là hoạt động có tổ chức, được điều khiển trong một thời gian nhất định theo những quy hoạch đã xác định, bằng các kiến thức và phương pháp khác nhau nhằm đem lại sự thay đổi về chất cho người lao động. Do đó, những vấn đề cơ bản trong hoạt động đào tạo cần quan tâm gồm: xác định mục tiêu, yêu cầu phát triển nhân lực trong từng thời kỳ trên cơ sở mục tiêu, yêu cầu phát triển, xây dựng các chương trình, kế hoạch đào tạo cụ thể, xác định đúng đối tượng cần đào tạo, xây dựng, xác định các nội dung đào tạo phù hợp, đồng thời sử dụng nhiều hình thức đào tạo như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo theo chỉ dẫn, đào tạo theo bài giảng; tự đào tạo. Tuỳ theo mục đích và khả năng của mỗi đơn vị cũng như yêu cầu công việc mà lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp, cách thức tổ chức đào tạo khác nhau.
Công tác đãi ngộ nhằm duy trì nhân lực:
Đãi ngộ nhân lực là một quá trình chăm lo đời sống tinh thần, vật chật cho nhân viên giúp họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, từ đó góp phần hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác quản lý nhân lực 1.2.4.3.
Trong công tác quản lý nhân lực thì việc kiểm tra, giám sát, đánh giá là nhân tố rất quan trọng không thể thiếu được. Việc kiểm tra, giám sát đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của hoạt động quản lý nhân lực, cũng nhờ đó mới có
thể đánh giá chính xác được kết quả thực hiện để sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung các nội dung quản lý cho phù hợp.
Đơn vị chịu sự kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác quản lý nhân lực: tất cả các đơn vị có sử dụng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.
Đơn vị kiểm tra, giám sát, đánh giá công quác quản lý nhân lực: Là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ về kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác quản lý nhân lực:
- Đối với các phòng đơn vị trực thuộc cơ quan KBNN: Người đứng đầu đơn vị, phòng chuyên môn có chức năng liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ), Phòng Thanh tra - Kiểm tra sẽ phối hợp với Tổ chức Công đoàn kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác quản lý nhân lực.
Các chương trình kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được thực hiện nhằm bắt buộc và khuyến khích nhân viên thực hiện tốt các mục tiêu, yêu cầu trong công việc. Việc đánh giá kết quả thực hiện công việc có các mục tiêu cơ bản sau:
- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu năng
- Kích thích và khơi gợi sự sáng tạo trong nhân viên. Thiết lập những quy định về đánh giá, hỗ trợ, ghi nhận giúp nhân viên nâng cao nhận thức về trách nhiệm.
- Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập các kế hoạch nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức...
- Giúp người quản lý xác định được nhân viên nào cần được đào tạo và đào tạo ở lĩnh vực nào để nhân viên có thể phát huy tối đa tiềm năng của mình và đóng góp cho tổ chức.
- Hoàn thiện hệ thống quản lý nhân lực của tổ chức. Những thông tin về kết quả thực hiện công việc, trình độ năng lực của nhân viên sẽ giúp đánh giá lại chất lượng của các hoạt động quản lý nhân lực khác như đào tạo, tuyển chọn, trả công, định hướng và hướng dẫn công việc...
- Xác định các chỉ tiêu cần đánh giá: Các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng đúng nguyên tắc SMART
+ Cụ thể, chi tiết + Đo lường được
+ Đáp ứng được với nhu cầu thực tiễn. + Có thể tin cậy được
+ Thời gian thực hiện và hoàn thành công việc.
- Áp dụng phương pháp đánh giá thích hợp: Các phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau
(1) Phương pháp xếp hạng luân phiên: Tất cả nhân viên trong tổ chức được sắp xếp theo thứ tự giảm dần từ người có kết quả giỏi nhất đến người có kết quả thấp nhất hoặc ngược lại. Khi đã có tổng hợp kết quả sẽ cho biết ai thực hiện kém nhất đến ai thực hiện tốt nhất.
(2) Phương pháp so sánh cặp: Từng cặp đôi nhân viên lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính, người có kết quả đánh giá tốt hơn sẽ được cho điểm cao hơn.
(3) Phương pháp bảng điểm: Căn cứ theo những tiêu chí chung, mỗi nhân viên sẽ đước đánh giá theo từng tiêu chí như về khối lượng, tác phong, hành vi... trong công việc, sau đó sẽ tổng hợp lại cho ra kết quả đánh giá chung về công việc của nhân viên đó.
(4) Phương pháp lưu giữ: Các lỗi, sai sót hay kết quả thực hiện công việc xuất sắc của nhân viên sẽ được ghi lại, điều này sẽ giúp lãnh đạo ghi
nhận những điểm yếu của nhân viên và giúp đỡ họ làm việc tốt hơn, tránh sai lầm trong thực hiện công việc.
(5) Phương pháp quan sát hành vi: Nhà quản lý đánh giá tình hình thực hiện công việc chung của nhân viên dựa trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên bao gồm: số lần quan sát, tần số nhắc lại của của hành vi.
(6) Phương pháp quản lý theo mục tiêu: Các mục tiêu được lượng hóa sẽ được nhà quản lý đặc biệt chú ý hơn so với các mục tiêu được đánh giá theo chất lượng hoặc định tính.
(7) Phương pháp phân tích định lượng: Đây là phương pháp cụ thể hơn phương pháp tính điểm.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân lực trong các tổ chức công