Reeng! Bất cứ khi nào bạn nghe thấy chuông điện thoại trong phòng họp, phòng ngủ hay phòng tắm, những kẻ tự cho mình là chuyên gia gọi điện thoại dặn bạn: “Cười trước khi trả lời điện thoại.” Một vài chuyên gia thậm chí khuyên bạn nên kê một chiếc gương cạnh điện thoại để quan sát điệu cười toe toét của mình.
Những người thành đạt không cười trước khi trả lời điện thoại. Họ chỉ cười sau khi biết ai ở đầu dây bên kia. Đó là khi cuộc gọi đáng được quan tâm. Hãy trả lời điện thoại điềm tĩnh và chuyên nghiệp. Nói tên của bạn hoặc tên công ty. Sau đó, khi biết được người đang ở đầu dây bên kia, bí quyết nho nhỏ là phải nở một nụ cười thật tự nhiên.
“Ôi Joe đấy à, (cười) rất vui vì được nghe giọng nói của anh!” “Sally, (cười) Bạn có khỏe không?” “Bill, (cười) tôi đang mong là anh.”
Bạn tôi, Steve đang sống tại Washington D.C. là giám đốc một công ty thương mại chuyên vận động hành lang. Mỗi khi gọi cho Steve, tôi chưa bao giờ biết người nào trong số hàng chục trợ lý của anh sẽ trả lời điện thoại. Song, tất cả mọi người lời đều mang đến cho tôi câu trả lời ấm áp.
Đầu tiên anh/chị ấy nói “ Công ty (....) xin nghe,” sau đó xưng danh và hỏi “Tôi có thể chuyển
hướng cuộc thoại của cô như thế nào ạ?” Không hề có sự thân thiện giả tạo, không hề có một điệu cười diễn kịch trong giọng nói.
Khi tôi nói “Ngài Effros có ở đó không ạ? Tôi là Leil Lowndes” thì nhân viên lập tức trở nên thân thiện. “Ồ vâng, thưa cô Lowndes,” giọng anh/cô ấy háo hức: “Để tôi nối máy ngay với ông ấy.”
Chà, điều đó làm tôi cảm thấy mình thật đặc biệt! Năm ngoái, trong thời gian thăm thủ đô
Washington, tôi có lần ngồi ăn trưa với Steve. Tôi kể cho anh ấy niềm vui khi tôi gọi đến cơ quan của anh và việc tôi đánh giá cao thái độ nhận điện thoại thân tình của nhân viên của anh ấy. Tôi cảm ơn anh ấy đã cho mọi người biết tên tôi và nói đến việc tôi có thể gọi đến bất cứ lúc nào. Steve nhìn tôi với vẻ ngạc nhiên. “Leil,” anh ấy nói, “ Cậu đang dạy tớ kỹ năng nghe điện đấy à. Cậu vừa học được phải không?”
“Cái gì?”
“Tha lỗi cho tớ nếu sắp làm cậu cụt hứng,” Steve nói, “nhưng tất cả mọi người đều nhận được sự đón tiếp như vậy, bất kể đó là ai.”
“Ra vậy!”
Khi phải nhận những cuộc gọi bất đắc dĩ
“Nhưng Steve,” tôi phản ứng sau khi lấy lại bình tĩnh từ nỗi thất vọng ban đầu rằng tôi là nạn nhân của một thủ thuật, “Nếu người gọi đến là một người hoàn toàn xa lạ thì sao? Chắc chắn nhân viên của cậu sẽ không vờ như họ biết rõ người gọi đến.”
“Dĩ nhiên là không rồi Leil ạ. Trong trường hợp đó, tớ chỉ cho họ cách bộc lộ nhiệt tình thông qua các lý do của người gọi đến. Chẳng hạn, giả sử người gọi là một người thợ sửa cáp muốn xin việc tại công ty. Người gọi đến sẽ nhận được một nụ cười và sự chân thành, ‘Ồ vâng, thưa ông Smith, tôi sẽ nối máy ngay cho ông.”
“Thế à, nhưng giả sử có người gọi đến rao bán các thiết bị văn phòng thì sao?” Tôi vặn lại.
“Đơn giản thôi,” Steve nói. “Người bán hàng cũng nhận được sự tiếp đón như thế sau khi nhân viên của tớ nghe được lý do anh ta gọi đến. Nếu nhân viên của tớ nói ngọt ngào, ‘Ồ, nội thất văn phòng!’ người gọi sẽ cảm thấy thoải mái. Và tớ nhận thấy anh ta cởi mở hơn nhiều trong thương vụ sau đó.”
Tôi nói với anh ấy, “Được rồi Steve, bắt đầu từ sáng mai, tớ sẽ thể hiện qua giọng nói rằng thật hạnh phúc khi bạn gọi đến.”
Sáng hôm sau, cuộc gọi đầu tiên đến từ văn phòng nha sĩ của tôi. “Thưa bà Lowndes, tôi gọi để nhắc bà đã trễ hẹn cho cuộc kiểm tra sức khoẻ sáu tháng một lần của mình.”
“Ồ, đúng rồi, cô hoàn toàn có lý,” Tôi thốt lên. “Rất vui vì cô đã gọi.” Người gọi dường như rất đỗi ngạc nhiên nhưng rất vui trước phản ứng của tôi. “Ngay bây giờ tôi không thể thu xếp một cuộc hẹn”, tôi tiếp tục, “tuy nhiên tôi sẽ gọi cho cô ngay khi tôi thu xếp được.” Cô ấy không tranh cãi với tôi như mọi lần: “Tốt thôi, khi nào bà thu xếp được?” (Và tôi đã đạt được điều tôi mong muốn – không hề có một cuộc gọi nào từ văn phòng nha sĩ trong ít nhất sáu tháng sau đó.)
Bí quyết này được tôi áp dụng suốt ngày hôm đó, cả tuần và kể từ đó cho đến nay. Hãy thử làm điều đó. Bạn sẽ nhận thấy bạn nhận được nhiều hơn từ người khác khi bạn cười, lúc nhận ra họ là ai hoặc tại sao họ gọi cho bạn.
Hãy áp dụng thủ thuật “Ôi, là bạn đấy à!” trong tất cả các cuộc đàm thoại hàng ngày.
Thủ thuật #62: “Ôi, là bạn đấy à!”
Không nên trả lời điện thoại với thái độ “Tôi luôn luôn hạnh phúc.” Hãy trả lời niềm nở, rành mạch và chuyên nghiệp. Rồi sau khi bạn biết được người đang gọi đến là ai, hãy nở một nụ cười thật hạnh phúc và để niềm vui đó lan tỏa vào chính giọng nói của mình. Bạn sẽ khiến cho người gọi đến có cảm giác như nụ cười ấm áp lạ lùng của bạn là dành cho anh/cô ấy.