Một bức thư ca ngợi thường đề cao người nhận. Những bức thư ca ngợi thường rất hay nhưng sẽ hay hơn nhiều nếu bạn ca ngợi ai đó với cấp trên của họ.
Một lần, tôi cần phải photo rất nhiều tài liệu. Nó nhiều đến nỗi người nhân viên của cửa hàng cung cấp dịch vụ văn phòng không chắc rằng có thể photo xong số tài liệu này vào cuối tuần. Tuy vậy, anh vẫn miễn cưỡng nói rằng: “Tôi sẽ cố gắng.” Bằng giọng hăng hái và tràn đầy hi vọng, tôi nói “Ồ, anh quả là một nhân viên tuyệt vời! Thế ông chủ anh tên là gì vậy? Ông chủ của anh nên nhận được một lá thư chúc mừng vì đã thuê được một nhân viên như anh. Anh thực sự nỗ lực hết mình để phục vụ khách hàng.” Thật ngạc nhiên, tài liệu của tôi không chỉ photo xong sớm hơn hai ngày mà mỗi lần tôi đến cửa hàng đó, nhân viên ấy hết sức niềm nở với tôi.
Một bức thư khen ngợi có thể là một chiến thuật thông minh. Tôi quyết định kiểm tra nhận định này với một vài khách hàng quan trọng trong danh sách tư vấn của tôi.
Một người bạn mà tôi biết tên là Tim, nhân viên một hãng du lịch hàng đầu, là một người thực sự có thể làm mọi thứ. Anh có thể làm bất cứ việc gì mà bạn bè yêu cầu chỉ trong nháy mắt. Anh ta là người mà bạn sẽ gọi khi hãng hàng không thông báo rằng khách sạn đã kín chỗ và vé máy bay đã hết.
Khi tôi nói với anh về kinh nghiệm viết thư khen ngợi, Tim cười và nói, “Leil, tất nhiên là thế rồi. Chị vẫn chưa biết điều này à? Một bức thư khen ngợi gửi tới cấp trên của một ai đó – hay hứa viết thư khen ngợi – là một sự bảo đảm tuyệt vời. Nó cũng giống như một hứa hẹn rằng trong tương lai bạn sẽ được quan tâm tử tế.”
Hiện tại tôi có một mẫu thư khen ngợi lưu trong máy tính cá nhân của tôi. Một bức thư khen ngợi có thể viết như sau:
[Tên cấp trên của người đó] thân mến,
Tôi biết rằng dịch vụ chăm sóc khách hàng có vai trò quan trọng như thế nào với tổ chức của ngài. Tôi viết bức thư này để bày tỏ sự khen ngợi với [tên người nhân viên]. Anh ấy/Cô ấy là một điển hình tiêu biểu cho một [vị trí mà người nhân viên đó đang làm], đã làm rất tốt công việc phục vụ khách hàng. [Tên của cửa hàng hay doanh nghiệp] sẽ tiếp tục nhận được lời cảm ơn từ phía tôi vì sự phục vụ tuyệt vời của [tên người nhân viên đó].
Chân thành cảm ơn [Ký tên]
Tôi đã gửi bức thư này tới người giám sát tại các bãi đỗ xe, chủ của những công ty bảo hiểm và người quản lý của hàng tá các cửa hàng tôi thường xuyên mua sắm. Tôi chắc chắn đó là lý do tại sao tôi không bao giờ cần phải lo lắng về việc kiếm một chỗ đỗ xe khi bãi đỗ đã chật, nhân viên bảo hiểm bao giờ cũng gọi lại cho tôi ngay lập tức, và tôi luôn nhận được sự chăm sóc ân cần ở những cửa hàng mua sắm mà tôi thường xuyên lui tới.
Nhưng đừng nên hỏi, “Tên người quản lý của bạn là gì?’ Nghe được những từ ấy có thể khiến người nhân viên đó lo lắng. Hãy diễn đạt điều này trong một câu khen ngợi, ví dụ như, “Ồ, anh thật là xuất sắc. Thế tên người quản lý của anh là gì vậy? Tôi muốn viết cho ông ấy một bức thư.” Sau đó hãy viết một bức thư như thế và bạn sẽ trở thành một khách hàng cực kỳ quan trọng.
Thủ thuật #90: Thư khen ngợi cho người quản lý
Bạn có muốn nhận được sự quan tâm đặc biệt từ một thư ký cửa hàng, kế toán, nhân viên công ty luật, thợ may, nhân viên sửa xe, người phục vụ bàn, nhân viên massage, giáo viên mầm non hay bất kỳ người nhân viên nào khác? Cách chắc chắn/hiệu quả để khiến họ quan tâm chăm sóc bạn tốt nhất là gửi một bức thư khen ngợi tới người quản lý của họ.
Phương pháp tiếp theo sẽ chỉ cho bạn cách để trở nên nổi bật giống như một nhân vật quan trọng khi đứng trong đám đông.