Bạn có thể biết rất nhiều điều về người khác chỉ từ những tin nhắn họ để lại trong hộp thư thoại. Tất cả chúng ta không phơi bày những nhược điểm cá nhân cho cả thế giới nghe. Tuy nhiên, mọi người có thể nghe được rất nhiều từ những gì chúng ta để lại trong hộp thư thoại.
Tuần trước tôi cần một nghệ sĩ đồ họa làm giúp vài việc cho một khách hàng. Tôi gọi cho Mark, một nghệ sĩ tài năng. Máy trả lời tự động của anh ấy phát ra một bản nhạc rock nghe lộng óc, giọng anh ấy oang oang và tiếng ghi ta điện gầm gào. Tôi dập mạnh ống nghe xuống để tránh phải nghe những âm điệu kinh khủng. Tin nhắn bạn để lại trong máy trả lời tự động phản ánh công việc của bạn. Hãy đảm bảo rằng tin nhắn của mình mang tính thân thiện, trung lập và có đầy đủ thông tin cá nhân.
Và đây là bí mật: để gây ấn tượng, hãy thay đổi tin nhắn của bạn hàng ngày. Nếu có thể, hãy để người gọi điện biết bạn đang ở đâu và khi nào bạn sẽ quay lại. Nếu bạn có những khách hàng cần sự chăm sóc của bạn thì đây là điều quyết định.
Ngoài ra, nên sử dụng loại tin nhắn ngắn gọn. Một vài người thay đổi tin nhắn của họ hàng ngày nhưng nó lại quá dài. Những tin nhắn không phải là phương tiện để truyền đi những thông điệp truyền cảm hay để gây ấn tượng với thế giới qua bảng thành tích của mình.
Một lưu ý cuối cùng: Cần tránh kiểu tin nhắn điển hình mà nhiều doanh nhân hiện đang sử dụng ‒ “Tôi hiện không ngồi ở bàn làm việc hoặc nhận điện thoại.” Ẩn ý của tin nhắn kiểu này là “Tôi là một kẻ nô lệ bị xích ở bàn làm việc và thật đáng ngạc nhiên khi tôi thoát ra ngoài một lát.”
Bạn không thể biết tin nhắn của bạn sẽ tác động thế nào đến người khác. Hãy làm cho tin nhắn trong hộp thư thoại của bạn tự nhiên, thân thiện, luôn luôn thay đổi, ngắn gọn và dễ hiểu, không khoe khoang, không khoác lác và không châm chọc.
Thủ thuật #66: Thường xuyên thay đổi tin nhắn để lại
Nếu bạn muốn được coi là người chu đáo và đáng tin cậy, hãy để lại một lời chào ngắn, sâu sắc, và thân thiện trong tin nhắn của bạn. Không có âm nhạc, không có sự cợt nhả, không có những thông điệp truyền cảm, không khoe khoang, khoác lác hay châm chọc.
Và hãy thay đổi nó hàng ngày.