Trong thực tiễn nghiên cứu Marketing, một bản báo cáo được coi là tốt khi nó hợp với khẩu vị của người sử dụng chúng ( là nhà quản trị hay khách hàng thuê nghiên cứu). Do đó, khi làm việc với khách hàng, nhà nghiên cứu cần khám phá ra sở thích của người đặt hàng để có định hướng trong quá trình viết báo cáo.
Ví dụ: Nếu khách hàng là một nhà thống kê thì ông ta quan tâm rất nhiều đến các số liệu và phương pháp xử lý thống kê. Vì vậy, nhà nghiên cứu cần trình bày rõ ràng cơ sở của các phương pháp này.
Trường hợp khách hàng là một nhà quản trị xuất thân từ ngành xã hội, ông ta sẽ quan tâm nhiều đến điểm cơ bản của kết quả, các kết luận và ý nghĩa của chúng. Lúc này, các phần phân tích về toán thống kê nên đặt vào phần phụ lục v.v..
Nói chung, phương tiện cơ bản để truyền đạt các kết quả nghiên cứu là từ ngữ. Vì thế không nhất thiết tất cả các bảng biểu thống kê và đồ thị nào cũng được trình bày trong báo cáo, nhưng mỗi báo cáo đều phải có lời giải thích cho từng kết quả đạt được vì từ ngữ là một kiểu truyền thông chính xác và phổ biến.
Để làm được điều đó, người viết báo cáo phải nắm bắt được toàn bộ cuộc khảo sát để có thể sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau (từ ngữ, biểu tượng, hình ảnh) nhằm truyền cho người khác hiểu được kiến thức đó. Bởi vì nếu không làm được việc này, thì thời gian, công sức và tiền bạc chi cho cuộc khảo sát xem như đã bị phí phạm.
Nhìn chung, khi viết một bản báo cáo nghiên cứu, cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:
1) Dễ theo dõi:
Bản báo cáo phải có cấu trúc hợp lý, đặc biệt trong phần thân của báo cáo cần trình bày rõ ràng và dễ tìm ra các chủ đề.
Phải có các dòng tiêu đề rõ ràng để chỉ mỗi chủ đề khác nhau, ngoài các tiêu đề chính, cần có các tiêu đề phụ cho các chủ đề phụ.
2) Cần rõ ràng, sử dụng các đồ thị, biểu đồ và hình ảnh:
Nhằm giúp bản báo cáo thêm sinh động hơn, và người đọc bản báo cáo xem xét các kết quả nghiên cứu một cách trực quan hơn; Tuy nhiên, các phương tiện này chỉ hỗ trợ chứ không thay được phần lời trong bản báo cáo.
3) Hình thức đẹp mắt:
4) Sử dụng từ ngữ càng phổ thông càng tốt:
Nên tránh dùng từ chuyên môn, vì những người đọc bản báo cáo là những nhà quản trị, nên họ thường bận rộn; do đó không muốn mất nhiều thời gian để tra cứu các thuật ngữ chuyên môn. Nếu nhất thiết phải dùng từ chuyên môn, thì phải tìm hiểu xem liệu người đọc có hiểu không và nên có bảng phụ lục kèm theo.
5) Sử dụng câu càng đơn giản và ngắn gọn càng tốt. 6) Trình bày ngắn gọn: 6) Trình bày ngắn gọn:
Mặc dù một bản báo cáo phải có độ dài cần thiết để đủ trình bày chi tiết các nội dung, tuy nhiên tâm lý người đọc không muốn được đọc một bản báo cáo dài dòng. Vì thế, bản báo cáo nên trình bày ngắn gọn, nhưng đủ ý và xúc tích.
7) Nhấn mạnh các kết luận có tính thực tiễn:
Thường thì những nhà kinh doanh và nhà quản trị có cảm giác rằng: Những phát biểu hoặc nhận xét của nhà nghiên cứu thường chỉ có giá trị về lý thuyết và trong các điều kiện lý tưởng chứ không đúng trong thực tế. Do đó, việc nhấn mạnh các kết luận có tính thực tiễn ( đã được kiểm nghiệm qua thực tế) là rất cần thiết.
IV/ NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA MỘT BẢN BÁO CÁO CHO LÃNH ĐẠO:
Nhìn chung, đại đa số các nhà lãnh đạo đều thận trọng và muốn có một bản báo cáo rõ ràng, không phức tạp. Sự ngắn gọn và dễ đọc rất quan trọng đối với họ, nhưng câu văn cần phải hoàn chỉnh, rõ ràng và được chứng minh bằng số liệu.
Các phần chính của một báo cáo cho lãnh đạo gồm có: 1. Trang bìa 2. Mục lục 3. Bản tóm tắt cho nhà quản trị 4. Phần giới thiệu 5. Phương pháp luận 6. Kết quả 7. Các hạn chế
8. Kết luận và kiến nghị 9. Phụ lục 9. Phụ lục
10. Tài liệu tham khảo.
Dưới đây ta sẽ xét qua từng phần một:
1) Trang bìa:
Nên đơn giản và trang trọng, nó phải chỉ cho thấy được chủ đề của bản báo cáo, nó được soạn thảo và soạn cho ai, cũng như là phải trình bày tựa đề nghiên cứu.
2) Mục lục:
Bản mục lục là phần trình bày các mục của bản báo cáo theo thứ tự xuất hiện cùng với số trang của nó, nhằm giúp người đọc có thể nhanh chóng biết được các phần được viết và vị trí của chúng trong báo cáo.
3) Tóm tắt cho nhà quản trị:
Đối với nhiều nhà quản trị, bảng tóm lược là cốt lõi của bản báo cáo, nó giúp cho nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng được ý chính của cuộc nghiên cứu. Nhiều nhà quản trị, nhất là các nhà quản trị cấp cao thường chỉ đọc phần này (vì bận rộn). Phần này trình bày tóm tắt tất cả các phần cơ bản của bản báo cáo, nó được coi là một báo cáo thu gọn trong hai hoặc ba trang.
4) Phần giới thiệu:
Phần này trình bày cơ sở để thực hiện dự án nghiên cứu, phạm vị nghiên cứu, sự hình thành phương pháp của vấn đề được nghiên cứu, những mục tiêu cần đạt đến của cuộc nghiên cứu.
5) Phương pháp nghiên cứu:
Phần này mô tả cách thức được dùng để đạt đến những mục tiêu đã trình bày ở phần giới thiệu. Việc mô tả phải nêu rõ nội dung cơ bản của phương pháp nghiên cứu là đã sử dụng mô hình nghiên cứu nào? Đó là nghiên cứu về chất, hay về lượng; Nghiên cứu khám phá, mô tả hay nhân qủa; Cách chọn mẫu ra sao? Các loại bảng câu hỏi đã dùng và vì sao lại dùng nó; Số lượng và loại nhân viên nghiên cứu được sử dụng (chẳng hạn như những người đi phỏng vấn, giám sát ...) ; Cuối cùng là nêu lên lý do chọn phương pháp nghiên cứu.
Có một điều quan trọng của phần này là phải chứng minh được tính ưu việt của phương pháp đã chọn so với các phương pháp khác.
6) Kết quả nghiên cứu:
Đây là phần dài nhất của một báo cáo nghiên cứu. Các kết quả nghiên cứu cần được trình bày chi tiết và hướng vào mục tiêu giải quyết vấn đề nghiên cứu. Các số liệu, bảng, biểu, đồ thị cần thiết khi sử dụng để minh họa phải được giải thích đầy đủ, rõ ràng. Có thể nói phần kết quả nghiên cứu là cốt lõi của một bản báo cáo.
7) Các hạn chế của bản báo cáo:
Bất kỳ một cuộc nghiên cứu nào cũng có những mặt giới hạn của nó. Đó là những hạn chế về thời gian, về phạm vi nghiên cứu, kích thước mẫu v.v.. mà cuộc nghiên cứu chưa thể đi sâu hoặc làm rõ. Vì vậy, nhà nghiên cứu (người viết bản báo cáo) phải trình bày rõ những hạn chế đó để người đọc hiểu được. Tuy nhiên, cũng không nên quá nhấn mạnh tới những hạn chế này, vì sẽ làm giảm lòng tin của người đọc vào kết quả nghiên cứu đang trình bày.
8) Kết luận và kiến nghị:
Các kết luận được rút ra trên cơ sở kết quả nghiên cứu. Vì thế, để tránh sai lầm, những kết luận đưa ra phải xuất phát một cách hợp lý từ các kết quả.
Tiếp theo các kết luận là phần đề xuất về những hành động cần phải làm trong thực tế, một số nhà nghiên cứu chỉ muốn nêu các kết quả và kết luận còn việc đề xuất, kiến nghị thì đó là công việc của nhà quản trị. Tuy nhiên, chỉ nhà nghiên cứu mới là người có điều kiện tốt nhất để nêu lên các đề xuất và kiến nghị.
9) Phụ lục:
Phần phụ lục sẽ cung cấp thêm các chỉ dẫn các tư liệu đã được đưa ra trong phần chính bản báo cáo. Thông thường bản phụ lục bao gồm các bản số liệu, công cụ thu thập thông tin như ( bản câu hỏi chi tiết, dàn bài thảo luận v.v..)
10) Tài liệu tham khảo:
Đây là phần cuối cùng trong phần trình bày bản báo cáo. Phần này liệt kê các nguồn số liệu, sách báo. v.v.. khi sử dụng chúng.