Khi triển khai một sự truyền đạt thông tin, người ta phải đương đầu với hàng loạt các yếu tố. Những yếu tố này tùy thuộc chủ yếu vào.
. Người trả lời (người được hỏi).
. Công cụ hình thành câu hỏi để cung cấp cho người được hỏi. Thường là bảng câu hỏi.
Những sai sót gắn liền với người trả lời và những sai sót gắn với công cụ thường gây ra những vấn đề khó khăn khi phát triển truyền thông (truyền đạt thông tin) với người trả lời.
* Trước hết, những sai sót liên quan tới người được hỏi; xuất phát từ chủ thể được hỏi, khi người này gặp phải cuộc phỏng vấn, hoặc nhận được câu hỏi qua bưu điện. Những sai sót này có thể rơi vào một trong bốn trường hợp sau:
+ Người được trả lời có thể không hiểu câu hỏi: Như vậy, câu trả lời thường là không liên hệ gì đến vấn đề đang cần nghiên cứu. Câu trả lời có thể sẽ khác đi, nếu như câu hỏi đặt ra được hiểu một cách rõ ràng.
+ Người trả lời có thể hiểu rõ câu hỏi, muốn trả lời, nhưng lại quên đi mất những thông tin cần thiết. Như vậy, câu hỏi phải được đặt ra như thế nào đó để giúp người được hỏi nhớ lại.
+ Người trả lời có thể hiểu rõ câu hỏi, có đầy đủ thông tin, nhưng không muốn trả lời, nhất là khi câu hỏi đó muốn tìm hiểu tin tức cá nhân của người được hỏi. Hoặc giả, người được hỏi cho những thông tin không đúng với mục đích. Hoặc là để tránh sự rắc rối.
+ Người được hỏi có thể hiểu câu hỏi, muốn trả lời, nhưng không trả lời được; Trường hợp này có thể là do:
. Người được hỏi có khả năng diễn đạt kém, không thể nói hết ý của mình.
. Câu hỏi không được đưa đến đúng đối tượng muốn hỏi.
* Đối với những sai sót liên quan đến công cụ điều tra là do việc thiết kế bảng câu hỏi. Những sai lầm đó thường là:
+ Câu hỏi dài và đơn điệu, gây cho người trả lời nhàm chán và mệt mỏi.
+ Những lời chỉ dẫn khó hiểu, không biết người hỏi muốn gì, hoặc là những thuật ngữ dùng để hỏi khó hiểu, thiếu chính xác, cách hành văn kém.
+ Khoảng trống để viết câu trả lời không đủ chỗ. + Thứ tự các câu hỏi rời rạc, xếp đặt vụng về. + Câu hỏi đòi hỏi nhiều về trí nhớ.
+ Câu hỏi mang tính chất tiết lộ riêng tư.