Theo Giáo trình khoa học quản lý của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh thì “Chức năng quản lý là một thể thống nhất những hoạt động tất yếu của chủ thể quản lý nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hóa trong hoạt động quản lý nhằm thực hiện mục tiêu” (Học viện chính trị Hồ Chí Minh).
Bất kỳ một hoạt động quản lý nào cũng đều thực hiện nhiều chức năng quản lý khác nhau, từng chức năng có tính độc lập tương đối nhưng chúng lại được liên kết hữu cơ trong một hệ thống nhất. Chức năng quản lý bao gồm chức năng cơ bản và chức năng cụ thể.
Chức năng quản lý cơ bản: là chức năng mà bất kỳ dạng hoạt động quản lý nào cũng đều phải thực hiện. Chức năng quản lý cơ bản phản ánh nội dung của quá trình quản lý tức là các giai đoạn kế tiếp nhau từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc một chu kỳ quản lý. Tùy theo cách tiếp cận mà có nhiều cách phân định các chức năng cơ bản của quản lý nhưng tựu trung có thể chỉ ra được 4 chức năng cơ bản được xem là các chức năng công cụ của quá trình quản lý, đó là: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
Chức năng quản lý cụ thể: là chức năng được quy định bởi sự phản ánh các nhiệm vụ cụ thể của đối tượng quản lý, nó do các chức năng hoạt động cụ thể tạo ra. Chức năng cụ thể của quản lý nhà trường được tác giả Hà Thế Ngữ xác định: “Mỗi chức năng của quản lý giáo dục là sự kết hợp giữa một chức năng quản lý với một thành tố của hệ thống giáo dục nhà trường. Khi xây dựng bốn chức năng cơ bản của quản lý đồng thời cũng xây dựng những
nhiệm vụ (có tính chức năng) của nhà trường chúng ta hiện nay. Những nhiệm vụ đó được trình bày dưới dạng mục tiêu quản lý tương ứng với các thành tố của đối tượng quản lý biểu hiện dưới dạng của các quá trình bộ phận” (Hà Thế Ngữ, 2001).
Dựa vào các cơ sở trên, chúng tôi cho rằng các chức năng quản lý nhà trường của người HT có thể thực hiện thông qua các giai đoạn kế tiếp nhau của một chu kỳ quản lý nhằm thực hiện mục tiêu đào tạo đã đề ra, nó bao gồm: lập kế hoạch hoạt động; tổ chức; chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Mỗi một giai đoạn thực hiện một chức năng nhất định. Tuy nhiên, sự phân chia các giai đoạn chỉ có tác dụng định hướng cho hoạt động quản lý của người HT, còn theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang thì “Trong thực tế các giai đoạn gối đầu lên nhau, bổ sung cho nhau; có những chức năng diễn ra cả ở giai đoạn này và giai đoạn khác” (Nguyễn Ngọc Quang, 1989).
* Lập kế hoạch hoạt động
Theo Giáo trình Khoa học quản lý của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thì lập kế hoạch là “chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý, bao gồm xác định mục tiêu, xây dựng chương trình hành động và bước đi cụ thể nhằm đạt tới mục tiêu trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý” (Học viện chính trị Hồ Chí Minh).
Lập kế hoạch quản lý trường THPT là việc đưa toàn bộ các hoạt động của nhà trường vào kế hoạch, trong đó chỉ rõ các cách thức, các biện pháp thực hiện, thời gian thực hiện, thành phần tham gia thực hiện cũng như việc đảm bảo các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch hoạt động của nhà trường THPT phải được xây dựng dựa trên cơ sở trạng thái xuất phát của nhà trường trước khi bước vào năm học mới; những thuận lợi, khó khăn của nhà trường trong việc xác lập hệ thống các mục tiêu để đạt đến trạng thái mong đợi vào cuối năm học; các nguồn lực cần
có và hệ thống các biện pháp để thực hiện các mục tiêu đề ra. Kế hoạch hoạt động phải mang tính pháp quy, tức là được Hội đồng Sư phạm nhà trường thông qua và được cấp trên trực tiếp phê duyệt. Kế hoạch phải nhằm chương trình hoá hành động của nhà trường trong suốt năm học, tức là đưa lịch thời gian và bộ phận thực hiện vào nội dung kế hoạch.
Một vấn đề cần lưu ý nhất khi lập kế hoạch, đó là phải quan tâm đến nhân tố thực hiện kế hoạch chính là đội ngũ GV trong nhà trường. Chính vì thế, trước khi hoàn thiện, kế hoạch phải được thảo luận, đóng góp ý kiến và có sự thống nhất của đội ngũ GV trong Hội nghị Công nhân viên chức đầu năm học.
Đối với trường THPT, việc lập kế hoạch sẽ được tiến hành thông qua hai giai đoạn:
- Giai đoạn thứ nhất: chuẩn bị cho việc lập kế hoạch bao gồm: xác định trạng thái xuất phát của nhà trường trước khi bước vào một năm học mới, đây cũng chính là trạng thái của nhà trường khi kết thúc năm học trước; phân tích sư phạm về các số liệu của trạng thái xuất phát cùng các nguyên nhân; xác định hướng phát triển cơ bản, đề xuất hệ thống các vấn đề sẽ đưa vào kế hoạch; phác thảo hệ thống mục tiêu, hệ thống các biện pháp lớn, sơ thảo bản kế hoạch “thô” để lấy ý kiến trong lãnh đạo và cốt cán đồng thời xin ý kiến cấp trên về những vấn đề chiến lược.
- Giai đoạn thứ hai: lập kế hoạch năm học bao gồm các bước: dự báo hệ thống mục tiêu đã được phác thảo ở giai đoạn trước, phân loại ưu tiên, lập cây mục tiêu, định chuẩn đánh giá; lựa chọn hệ thống biện pháp tối ưu nhằm huy động toàn bộ nguồn lực trong nhà trường; mô hình hóa quá trình phát triển của hệ thống quản lý từ trạng thái xuất phát qua các trạng thái trung gian đến trạng thái kết thúc như mong đợi; chương trình hóa hành động của hệ trong suốt năm học, tức là đưa lịch thời gian cùng các bộ phận thực hiện vào
nội dung kế hoạch; trình cấp trên phê duyệt, điều chỉnh và hoàn thiện kế hoạch như một văn bản pháp lý mà mọi thành viên trong nhà trường phải có nhiệm vụ thực hiện.
* Tổ chức thực hiện kế hoạch
Đó là quá trình phân phối và sắp xếp nguồn lực theo những cách thức nhất định để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra. Chức năng tổ chức có vai trò hiện thực hóa các mục tiêu và tạo nên sức mạnh của tập thể bởi “tổ chức là phối hợp các tác động bộ phận lại với nhau làm cho chúng tạo nên một tác động tích hợp, mà hiệu quả của tác động tích hợp này lớn hơn tổng hiệu quả của các tác động bộ phận” (Học viện chính trị Hồ Chí Minh).
Để thực hiện được vai trò quan trọng trên, HT phải thiết lập được một cấu trúc tổ chức tối ưu của hệ thống quản lý. Cấu trúc này được thiết lập trên cơ sở: bố trí sắp đặt các bộ phận, cá nhân và sự phân công phân nhiệm đến từng người về từng mặt hoạt động của nhà trường; sự phân bổ các nguồn lực và việc xác định các cơ chế quản lý nhằm đảm bảo cho sự hoạt động có hiệu quả của hệ thống quản lý theo mục tiêu đề ra. Trong quá trình thực hiện các hoạt động của nhà trường, HT cần phải xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong nhà trường cũng như mối quan hệ giữa nhà trường với cộng đồng xã hội. Và một điều mà HT không nên quên, đó là việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, cải thiện đời sống của cán bộ - GV, bởi vì: “đối với nhà trường, làm giàu nhân cách của GV có nghĩa là làm cho tổ chức mạnh lên, làm cho xác suất thực hiện kế hoạch tăng lên” (Học viện chính trị Hồ Chí Minh).
* Chỉ đạo thực hiện kế hoạch
Chỉ đạo là công việc của nhà quản lý thể hiện ở việc đề ra yêu cầu, mệnh lệnh cho cấp dưới thực hiện, là quá trình HT huy động các lực lượng trong nhà trường vào việc thực hiện kế hoạch nhằm biến mục tiêu dự kiến thành kết quả, kế hoạch thành hiện thực. Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang thì “Trên thực tế, chỉ đạo là tổ chức một cách khoa học lao động của cả tập thể người
cũng như của từng người” (Học viện chính trị Hồ Chí Minh).
Trong quá trình chỉ đạo, người HT nắm quyền chỉ huy, điều hành mọi bộ phận thực hiện các công việc sao cho toàn bộ hệ thống quản lý vận hành một cách trơn tru và thuận lợi. Để đạt được điều đó, HT cần phải có các chế độ động viên, khích khích kịp thời, đồng thời phải thường xuyên giám sát tiến trình thực hiện công việc để có thể điều chỉnh, uốn nắn, sửa đổi những lệch lạc mà không làm thay đổi hướng vận hành của hệ thống.
* Kiểm tra thực hiện kế hoạch
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch là quá trình xem xét thực tiễn để đánh giá thực trạng thực hiện kế hoạch, khuyến khích các nhân tố tích cực, phát hiện những sai lệch, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời nhằm giúp các bộ phận và các cá nhân đạt được các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch.
Để thực hiện được chức năng kiểm tra, HT cần phải xác định được chuẩn kiểm tra, đo lường việc thực hiện các nhiệm vụ, so sánh đối chiếu với chuẩn kiểm tra để đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh cần thiết. Tuy nhiên, trong hoạt động của nhà trường có nhiều hoạt động không thể định lượng, đo lường một cách chính xác được. Vì vậy, để chức năng kiểm tra có tác dụng trong quản lý nhà trường, HT một mặt phải tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra, mặt khác phải hết sức mềm dẻo, linh hoạt vận dụng các hình thức kiểm tra khác nhau để việc kiểm tra đạt được mục đích là bảo đảm cho kế hoạch hoạt động của nhà trường được thực hiện thành công.
Hoạt động kiểm tra phải được thực hiện thường xuyên với các hình thức kiểm tra định kỳ hay đột xuất, kiểm tra toàn diện hay chuyên đề và sử dụng các phương pháp kiểm tra khác nhau như phương pháp quan sát, phương pháp tác động trực tiếp đối tượng, phương pháp tình huống, phương pháp xử lý thông tin tổng hợp. Kết thúc mỗi lần kiểm tra phải làm cho đối tượng được
kiểm tra kịp thời sửa chữa những sai sót, lệch lạc của mình.