6. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.5.1. Chức năng quản lí
Chức năng quản lí là những phần việc tương đối độc lập của người quản lí, có thể tách riêng ra được. Nếu coi quản lí là một nghề thì các chức năng quản lí có thể coi là những hoạt động nghề nghiệp của người quản lí. Đó là những nghiệp vụ đặc trưng của người quản lí.
Henry Fayol là người đầu tiên nghiên cứu về hệ thống chức năng quản lí vào đầu thế kỷ 20 và đưa ra một hệ thống gồm các khâu: Dự báo. Lập kế hoạch. Tổ chức. Điều khiển. Phối hợp.
Kiểm tra.
Các hoạt động quản lí thường được chuyên môn hóa và gọi là chức năng quản lí. Nhiều nhà quản lí đề xuất các chức năng sau:
Kế hoạch hóa.
Xác định mục tiêu và nhiệm vụ quản lí.
Thông tin.
Dự báo.
Soạn thảo và ra quyết định.
Công tác cán bộ (lựa chọn, sắp xếp, sử dụng...)
Công tác ngân sách, kinh phí.
Tổ chức thực hiện quyết định.
Điều chỉnh phối hợp chỉ đạo hành chính.
Kích thích (vật chất, tinh thần).
Kiểm ưa, kiểm kê...
Tổng kết.
Các chức năng trên có vị ừí khác nhau (kế hoạch hóa là chủ đạo, xác định mục tiêu là tiền đề...) và được thực hiện hoặc đồng thời hoặc trước sau. Cũng có thể đối với một quá trình quản lí nào đó, không nhất thiết thực hiện đầy đủ các chức năng nêu trên.
Một dãy những chức năng quản lí kế tiếp nhau theo thời gian một cách lôgic tạo thành chu trình quản lí. Chu trình này bao gồm các chức năng sau:
Soạn thảo và ra quyết định.
Tổ chức và ra quyết định.
Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết định
Tổng kết.
Việc thực hiện chu trình quản lí tạo nên tính hoàn chỉnh ương hoạt động quản lí. Tuy nhiên, việc thực hiện chu trình đó không tách rời việc thực hiện chức năng khác. Chẳng hạn thực hiện chu trình quản lí không tách khỏi chức năng kế hoạch hóa, xác định mục tiêu và nhiệm vụ quản lí..
Tùy từng đối tượng quản lí và tình huống cụ thể việc thực hiện chu trình quản lí kết hợp một cách hợp lí, đúng đắn có thể tạo nên "quy trình công nghệ" của quản lí.
Cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về hệ thống chức năng quản lí và đưa ra những hệ thống khác nhau. sở dĩ như vậy là vì hoạt động quản lí rất phong phú và phức tạp. Ở mỗi góc nhìn khác nhau, mỗi tác giả thấy chức năng nào là quan trọng thì tách riêng ra và coi nó là một chức năng cơ bẳn. Gần đây, nhiều tài liệu thống nhất với tài liệu tổng kết về vấn đề này của tổ chức ƯNESCO về hệ thống chức năng quản lí, và trong mỗi chức năng chứa đựng một số hoạt động như sau:
Lập kế hoạch: dự báo, xác định mục tiêu, huy động các nguồn lực để thực hiện
mục tiêu, xác định thời gian và trách nhiệm cá nhân và tập thể thực hiện các nhiệm vụ kế hoạch, các mục tiêu.
Tổ chức: xây dựng cơ cấu bộ máy, xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ
phận, xác định quan hệ và lề lối làm việc, xác định biên chế và tuyển dụng cán bộ.
Chỉ đạo: ra lệnh cho bộ máy hoạt động, hướng dẫn, phối hợp, động viên, điều
hòa các cá nhân, bộ phận để đảm bảo cho toàn bộ đơn vị hoạt động nhịp nhàng, đúng kế hoạch, đúng mục tiêu.
Kiểm tra: kiểm tra và đánh giá công việc, con người, kết quả từ lúc bắt đầu cho
đến khi kết thúc công việc.