a. Căn cứ đề xuất giải pháp
Căn cứ vào nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trong phân tích công việc mà tác giả đã chỉ ra trong chương 2 là trình độ, khả năng của người quản lý nhân sự còn hạn chế nên việc phân tích công việc chưa bắt kịp được với yêu cầu hiện tại: Phân tích công việc chưa được thực hiện chuyên sâu, mới chỉ dừng lại ở việc liệt kê danh mục các nhiệm vụ và công việc cần phải làm cho một chức danh, chưa phục vụ nhiều cho công tác tuyển chọn nhân sự, chưa có cán bộ chuyên trách đảm nhận. Việc nghiên cứu phân tích công việc chỉ dừng lại ở sự nhìn nhận khách quan bên ngoài và ý kiến chủ quan của người phân tích vì vậy nó ảnh hưởng tới việc đánh giá chất lượng công việc. b. Nội dung của giải pháp
Để việc phân tích công việc mang lại hiệu quả, bệnh viện cần thực hiện các giải pháp:
Một là, hoàn thiện quy trình thực hiện phân tích công việc rõ ràng theo 6 bước:
1. Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: xem mỗi khoa phòng, bộ phận có bao nhiêu người, số lượng đã phù hợp chưa, xác định nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận đảm bảo không trùng lặp, đầy đủ theo chiến lược và mục tiêu của bệnh viện đưa ra.
2. Lập danh sách các công việc cần phân tích, mỗi công việc ứng với 1 chức danh. 3. Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc: trưởng khoa phòng, bộ phận nhân sự, người trực tiếp thực hiện công việc.
4. Thu thập thông tin phân tích công việc: biểu mẫu thu tin, phương pháp thu tin để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác.
5. Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc: Sau khi thu thập thông tin đầy đủ, chính xác, bộ phận phụ trách phân tích công việc sẽ đưa thông tin này vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Hai là, bệnh viện cần xây dựng hoàn thiện Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc cho từng cá nhân, từng chức danh, từng bộ phận; phải gắn với thực tế, phù hợp với từng vị trí việc làm và cần được đầu tư nghiên cứu kỹ lưỡng, chi tiết b ng văn bản để tất cả CBNV đều hiểu được công việc của mình làm gì, ở đâu, thực hiện công việc như thế nào, khi nào phải hoàn thành và tại sao phải thực hiện công việc đó. Mỗi chức danh tại Bệnh viện sẽ có bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc là tài liệu cần được đính kèm trong hợp đồng làm việc, thể hiện sự cam kết về trách nhiệm và mục tiêu công việc.
Việc xây dựng bản Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đảm bảo lựa chọn được đội ngũ nhân lực giỏi chuyên môn, có y đức, sức khoẻ tốt thì mới có nền tảng tiếp thu kiến thức, tiếp thu cái mới và khả năng đảm nhận công việc.
* Ví dụ về bản mô tả chức danh Nhân viên Marketing - chăm sóc khách hàng:
Bản mô tả công việc
* Chức danh: Nhân viên Marketing - Chăm sóc khách hàng * Nhiệm vụ:
- Phối hợp với các bộ phận liên quan, các cơ quan truyền thanh báo đài, lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động truyền thông. - Thực hiện và quản lý các chiến dịch quảng cáo trực tuyến như email marketing, Facebook, Google và trang thông tin điện tử. Đề xuất, thiết kế và thực hiện các chương trình để cải thiện hiệu suất của chiến dịch.
- Lên ý tưởng và phối hợp thực hiện với bộ phận viết bài về các hoạt động và quảng bá hình ảnh của Bệnh viện trên trang điện tử và Facebook.
- Đề xuất và thực hiện các giải pháp marketing phù hợp với bệnh viện.
- Xem, theo dõi và trả lời các câu hỏi của khách hàng qua mail, điện thoại và trang điện tử, Facebook. Từ đó đề xuất các cải tiến phù hợp, kịp thời.
- Tham gia quản trị các hệ thống website bệnh viện, thông tin trên các hệ thống mạng xã hội.
- Đưa tin bài trên trang thông tin điện tử của Bệnh viện.
- Thiết kế hình ảnh, tờ rơi, tờ gấp đăng tải trên trang điện tử và trên panpage của bệnh viện.
- Thu thập quản lý thông tin khách hàng, gọi điện chăm sóc khách hàng và ghi nhận các phản hồi của bệnh nhân sau khi điều trị tại bệnh viện,
- Lập báo cáo chi tiết về hiệu quả các hoạt động Online Marketing.
* Quyền lợi:
- Lương cứng (thỏa thuận) + Phụ cấp + thưởng. - Được xét tăng lương 1 lần/năm.
- Được nghỉ 4 ngày/tháng.
- Chế độ BHXH, BHYT theo quy định của nhà nước. - Bố trí ăn trưa tại bệnh viện, có chỗ ở, đưa đón đi làm.
- Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động và phát huy được năng lực của bản thân.
- Được tham gia các hoạt động phong trào ngoại khoá, vui chơi giải trí, du lịch do bệnh viện tổ chức.
Bản tiêu chuẩn
công việc
* Yêu cầu
- Nam, nữ tuổi từ 25-40. Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành marketing, quản trị kinh doanh.
- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm Marketing.
- Có khả năng phân tích khách hàng, năng động, sáng tạo, giao tiếp tốt.
- Có kiến thức tốt về internet, sử dụng thành thạo công cụ đăng bài trên web, sử dụng các công cụ marketing online như Email, Facebook, Google
- Có khả năng thiết kế ảnh.
- Ngoại hình ưa nhìn, nam từ 1m60, nữ từ 1m55 trở lên.
Từ quá trình phân tích, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành nhận xét về điểm mạnh điểm yếu, cơ hội, thách thức, ... để làm cơ sở cho kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Đồng thời, phân
tích sự biến động lao động để thấy được xu hướng biến thiên nhân lực trong một giai đoạn giúp đưa ra các giải pháp bổ sung.
Ba là, tăng cường đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện việc phân tích công việc.
Việc phân tích công việc phải do các cán bộ có chuyên môn đảm nhận và tiến hành một cách khoa học bao gồm ban giám đốc và các trưởng khoa, trưởng phòng cũng phối hợp thực hiện. Trong đó, ban giám đốc và phòng tổ chức nhân sự có chuyên môn về lĩnh vực nhân sự, có kiến thức, kỹ năng phân tích công việc, như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công việc... Các Trưởng phòng, ban, khoa tham mưu cho lãnh đạo xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc vì họ thường là những người có kiến thức sâu sắc về chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực của phòng, ban mình đồng thời là người hiểu rõ nhất về các công việc của phòng, ban, khoa mình. Bên cạnh đó, họ cũng là người giám sát, quản lý trực tiếp, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người lao động trong phòng, ban, khoa mình, yêu cầu người lao động thực hiện công việc như thế nào và phải đạt kết quả ra sao; họ cùng làm việc hàng ngày với người lao động nên họ dễ dàng quan sát quá trình làm việc và tiếp xúc trực tiếp với người lao động hơn.
Bốn là, việc hoàn thiện công tác phân tích công việc, bệnh viện phải tập trung vào các
nội dung sau:
- Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết với phẩm chất, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và thưởng cần thiết cho mỗi công việc.
- Trong quá trình phân tích công việc phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết như thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, chế độ lương bổng, khen thưởng, phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức thu
thập xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật; những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc...; thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc; thông tin về các tiêu chuẩn mẩu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Nếu được thực hiện phân tích công việc tốt sẽ góp phần cải thiện đáng kể công tác quản trị nhân sự và tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực tại bệnh viện.
c. Điều kiện thực hiện giải pháp
Phân tích công việc là cơ sở cho hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả công lao động vì vậy, để phân tích công việc hiệu quả đòi hỏi Lãnh đạo bệnh viện có nhận thức đầy đủ về vai trò của phân tích công việc đồng thời bố trí nhân lực để thu thập đầy đủ các loại thông tin: tình hình thực hiện công việc như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc; yêu cầu nhân sự cho công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân; các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc; tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc: tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc… làm cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên; điều kiện thực hiện công việc: thể lực, điều kiện vệ sinh an toàn lao động...
Bên cạnh đó, Bệnh viện cũng cần phải phân công trách nhiệm giữa các phòng, ban, bộ phận một cách rõ ràng, xác định trách nhiệm của từng cá nhân đối với mỗi công việc, mỗi chức vụ và lựa chọn người làm việc phù hợp với chuyên môn. Có như vậy, kết quả công việc sẽ hiệu quả, phát huy được tối đa năng lực của nhân viên.
- Cần khoảng 20 triệu cho năm đầu tiên để đào tạo, cập nhật, thu thập, cập nhật thông tin và thiết kế bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc phù hợp với tình hình thực tế, mỗi năm cần khoảng 5-10 triệu để bổ sung, hoàn hiện việc phân tích công việc.
d. Dự kiến kết quả giải pháp mang lại
- Mỗi chức danh sẽ có 01 bản mô tả công việc để họ hiểu được nhiệm vụ, yêu cầu, trách nhiệm của mình trong công việc hiện tại đồng thời là cơ sở để phân tích, đánh giá thực hiện công việc của mỗi cán bộ, nhân viên.
- Nâng thu nhập bình quân của cán bộ, nhân viên từ 8 triệu đồng năm 2018 lên 12 triệu đồng năm 2022.