trường mục tiêu, tìm hiểu về tập quán, luật pháp, hoạt động kinh doanh tại các thị trường này, thiết lập mạng lưới khách hàng và cung ứng sản phẩm dịch vụ, đây là những bước khởi động cần thiết trước khi chính thức bước vào sân chơi quốc tế.
2.2.3 Xây dựng, ban hành các cơ chế và quy trình nghiệp vụ
trong hoạt
động ngân hàng đại lý
2.2.3.1 Xây dựng, ban hành các cơ chế trong hoạt độngngân hàng đại lý ngân hàng đại lý
Trước năm 2013 khi bộ phận ngân hàng đại lý vẫn trực thuộc Sở giao dịch, đồng thời tại Trụ sở chính có Ban Quan hệ quốc tế phụ trách quan hệ hợp tác với các định chế tài chính và tổ chức quốc tế. Cơ chế hoạt động ngân hàng đại lý lúc này được điều chỉnh bởi hai quy định là QĐ số 134/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 12/02/2009 quy định về Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở giao dịch Agribank và QĐ số 17/QĐ-HĐQT-TCCB ngày 19/06/2007 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quan hệ Quốc tế. Việc song song tồn tại hai bộ phận như thế khiến cho cơ chế hoạt động bị chồng chéo và không hiệu quả. Chồng chéo ở chỗ hai bộ phận cùng có một chức năng chung là quản lý mối quan hệ với định chế tài chính nhưng lại thuộc hai đơn vị khác nhau. Không hiệu quả ở chỗ Sở giao dịch là đơn vị tác nghiệp nhưng lại được giao thêm cả chức năng quản lý, điều đó khiến cho ban lãnh đạo rất khó kiểm soát các giao dịch thuộc nghiệp vụ ngân hàng đại lý.
Ban Định chế tài chính trực thuộc Trụ sở chính Agribank và quy định về các chức năng, nhiệm vụ của Ban trên cơ sở gộp các chức năng của Ban Quan hệ Quốc tế, Ban Quản lý dự án ủy thác đầu tư và Phòng Ngân hàng đại lý. Quyết định này đã khai sinh ra cơ chế hoạt động mới cho hoạt động ngân hàng đại lý tại Agribank.
Hiện nay cơ chế thực hiện hoạt động ngân hàng đại lý tại Agribank chia làm 2 khâu: khâu quản lý và khâu tác nghiệp, hai bộ phận hoạt động tách biệt nhưng vẫn có sự kết hợp đồng bộ, mỗi bộ phận có chức năng riêng của mình. Có thể hình dung theo sơ đồ sau:
Biểu đồ 2.7: Cơ chế hoạt động Ngân hàng đại lý
Bộ phận quản lý trực thuộc Trụ sở chính bao gồm đơn vị tham mưu là Ban Định chế tài chính, đơn vị điều hành và phê duyệt là Phó Tổng Giám đốc phụ trách ban, Tổng Giám đốc và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Bộ phận quản lý tập trung vào hai mảng chính là ban hành cơ chế chính sách và quản lý, kiểm soát hoạt động.
Bộ phận tác nghiệp bao gồm Sở Giao dịch (Phòng kinh doanh vốn, Phòng kinh doanh ngoại tệ, Phòng Swift, Phòng Tài chính kế toán), các chi nhánh thực hiện cung cấp dịch vụ Thanh toán quốc tế.
Thông thường khi chi nhánh hoặc Sở Giao dịch phát sinh nhu cầu dịch vụ thanh toán quốc tế, chuyển tiền,..., giao dịch đó sẽ được nhập dữ liệu vào hệ thống IPCAS và được phê duyệt tự động. Bộ phận quản lý thực hiện lệnh tìm kiếm tự động, kiểm tra việc thực hiện hạn mức và các thông tin liên quan, không tham gia vào giao dịch cụ thể.
Bộ phận quản lý chủ yếu thực hiện việc quản lý thông qua cơ chế cấp hạn mức tổng. Sau khi hạn mức được phê duyệt, bộ phận quản lý sẽ nhập hạn mức vào hệ thống. Trong quá trình giao dịch hạn mức sẽ tự động thay đổi (giảm đi khi phát sinh giao dịch và tăng lên khi giao dịch chấm dứt). Nếu vượt hạn mức, hệ thống tự động đóng cổng tạm ngừng giao dịch đến khi có hạn mức tiếp theo hoặc có quyết định tăng hạn mức. Việc điều chỉnh hạn mức sẽ được thực hiện định kỳ hoặc khi có đề xuất đột xuất từ phía đơn vị tác nghiệp.
Định kỳ cuối tuần hoặc cuối tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm soát tính hiệu quả của hoạt động bằng cách truy cập vào hệ thống thực hiện lệnh tìm kiếm, sau đó phân tích, đánh giá thông tin để đưa ra những điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết và lập báo cáo gửi ban lãnh đạo.