Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1 Sơ lược về khách sạn Phương Đông
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.2: Mơ hình tổ chức quản lý tại khách sạn Phương Đông
Sơ đồ 2.3 : Cơ cấu tổ chức tại khách sạn Phương Đông
Loại hình quản lý khách sạn Phương Đơng theo mơ hình trực tuyến. Giám đốc quản lý tồn bộ hoạt động của khách sạn, tất cả các hoạt động của khách sạn đều được các bộ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng TCHC Phòng TCKT NHÀ HÀNG PHƯƠNG ĐƠNG VIỆT KHÁCH SẠN PHƯƠNG ĐƠNG TTDL PHƯƠNG ĐƠNG VIỆT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC BẢO VỆ + DỊCH VỤ BÀN BUỒNG THỊ TRƯỜNG LỄ TÂN BẾP
phận chức năng báo lên giám đốc, qua đó giám đốc nắm tình hình, có kế hoạch điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời và các bộ phận chức năng này chịu sự chỉ đạo trực tuyến từ giám đốc.
Mối quan hệ quản lý này có ưu điểm là gọn nhẹ về tổ chức, thông tin được đảm bảo thơng suốt, đường đi của thơng tin ngắn do đó sai lệch thông tin là không lớn, phù hợp với chế độ một thủ trưởng lãnh đạo. Nếu chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ được xác định rõ ràng thì trên cơ sở nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý, cơ cấu này đảm bảo tập trung các nguồn lực để giải quyết các vấn đề trọng tâm.
2.1.3.1 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban lãnh đạo:
+ Đóng vai trị đặt biệt trong tất cả mọi công việc, nhất là công tác quản trị kinh doanh của khách sạn.
+ Ban lãnh đạo bao gồm: hội đồng quản trị, ban kiểm sốt, giám đốc, phó giám đốc, là những người trực tiếp điều hành và vạch ra chiến lược kinh doanh đồng thời đề ra những mục tiêu và định hướng cho khách sạn.
Để thành cơng trong cơng tác quản lí, ban lãnh đạo phải sử dụng hết công suất làm việc, sử dụng tốt nhất vai trò của cơ sở vật chất kỹ thuật trong khách sạn để làm cho doanh thu và hiệu quả kinh doanh ngày càng cao. Do đó ban lãnh đạo khách sạn là lực lượng nồng cốt trong việc tổ chức quản lý cũng như việc lập ra kế hoạch và mục tiêu kinh doanh, khơng chỉ đơn thuần là cơng tác quản lí nhân sự như trước đây mà càn sự phối hợp chặt chẽ giữa nghệ thuật đón tiếp và nâng cao chất lượng phục vụ có khoa học.
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ hoạt động của khách sạn, là người quyết định cuối cùng và chịu trách nhiệm cao nhất và hiệu quả kinh doanh cũng như công tác quản lý tổ chức khách sạn.
- Phó giám đốc: là người thay thế điều hành và chịu trách nhiệm khi giám đốc đi công tác hay vắng mặt, giúp cho giámđốc vạch ra những kế hoach xây dựng, quản lý và
theo dõi mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn và cũng có thể thay thế giám đốc giải quyết mọi cơng việc xảy ra trong khách sạn khi giám đốc vắng mặt.
- Phịng kế tốn thuộc phịng Nghiệp vụ tổng hợp: kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, việc thu chi thanh toán, việc sử dụng vật tư thiết bị, tiền vốn, kinh phí để kịp thời báo cáo cấp trên về các khoản thu chi.
- Bộ phận lễ tân: là bộ mặt của khách sạn, vì vậy nhân viên lễ tân phải chú ý lời ăn tiếng nói, cử chỉ phong cách giao tiếp lúc nào cũng lịch sự nhã nhặn. Thực hiện cơng tác bán phịng và thu tiền các dịch vụ đã cung ứng cho khách theo quy định của khách sạn và đặt biệt phải nắm rõ các thông tin trong khách sạn để cung cấp cho khách khi cần thiết.
- Bộ phận buồng: chịu trách nhiệm chuẩn bị phịng, bảo trì bảo dưỡng các khu vực vệ sinh công cộng. Chịu trách nhiệm về tài sản, trang thiết bị trong phòng cũng như tài sản của khách trong phòng, phục vụ khách về việc giặt là, phục vụ ăn uống tại phòng.
- Bộ phận nhà hàng : đây chính là bộ mặt của khách sạn sau lễ tân. Nhà hàng thực hiện việc nhận đặt ăn từ khách hàng chế biến món ăn và phục vụ ăn uống cho khách lưu trú tại khách sạn, cung cấp đầy đủ các món ăn Âu – Á, nhận đặt tiệc hội nghị, hội thảo và các yêu cầu khác. Nhân viên của bộ phận nhà hàng cũng là những người luôn vui vẻ, tươi cười, nhã nhặn, lịch sự, quan tâm, tận tình chăm sóc chu đáo cho khách.
Nhà hàng cung cấp đầy đủ các món ăn Âu, Á món ăn truyền thống dân tộc và khu vực miền trung rất đa dạng, phong phú đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó cịn cung cấp các loại thức uống như bia, rượu, nước ngọt, nước suối…và các loại hàng hóa, và các mặt hàng lưu niệm theo yêu cầu của khách
- Bộ phận bảo vệ: Bảo vệ an ninh, an toàn cho khách, khách sạn, tăng cường công tác bảo vệ nội bộ, đề ra các chế độ, quy định và biện pháp an tồn phịng ngừa hoả hoạn và các sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Cơng tác an ninh khách sạn là bảo đảm an toàn về tài sản và tính mạng khơng những cho khách mà cịn cho tất cả các nhân viên trong
khách sạn. Giám sát toàn bộ nhân viên và khách ra vào khách sạn. Theo dõi việc thuê mướn các phương tiện vận chuyển.
- Bộ phận Marketing: là cầu nối giữa người tiêu dùng với các nguồn lực bên trong của khách sạn. Có chức năng làm cho sản phẩm của khách sạn ln thích ứng với thị trường, xác định mức giá và điều chỉnh cho phù hợp với thị trường, xác định mức giá và điều chỉnh cho phù hợp với thị trường, lập kế hoạch kinh doanh cho khách sạn hoạch định chiến lược Marketing không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn. Tổ chức và thực hiện các cuộc gặp gỡ như hội nghị, hội thảo… Chịu sự lãnh đạo của giám đốc, chấp hành các phương châm chính sách, luật pháp của nhà nước.
- Tổ Hành chính thuộc phịng Nghiệp vụ tổng hợp
+ Xây dựng kế hoạch lao động và tiền lương, tổ chức chia tiền lương, tiền thưởng nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất.
+ Đề xuất và theo dõi các hoạt động thi đua, tiêu chuẩn thi đua để làm căn cứ cho giám đốc khen thưởng, kỷ luật.
+ Thực hiện cơng tác hành chính văn thư, lưu trữ các văn bản, tài liệu, tư liệu v.v…
+ Kiểm tra duy trì việc chấp hành chế độ nội quy và quy chế chung trong toàn khách sạn.
+ Tổ chức thực hiện các nghi lễ của khách sạn do Nhà nước quy định trong cơ quan.
- Bộ phận kĩ thuật:
+ Chịu trách nhiệm về vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ trang thiết bị (hệ thống điện, nước, điều hoà, hệ thống âm thanh, ánh sáng …) trong toàn bộ khách sạn.
+ Trực ban 24/24 giờ để giải quyết sự cố kịp thời
+ Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác đổi mới trang thiết bị trong khách sạn
- Tổ bếp thuộc Nhà hàng
+ Chế biến các loại thức ăn phong phú với chất lượng cao, đúng quy trình kỹ thuật, hình thức đẹp
+ Thường xuyên thay đổi thực đơn để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách + Thường xuyên lắng nghe, thu thập và tiếp thu các thông tin của khách hang