CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1 Giới thiệu tổng quan về khách sạn Jay Grand
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức khách sạn
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức của khách sạn Jay Grand
( Nguồn : Phòng kinh doanh khách sạn Jay Grand )
Ghi Chú : Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng :
Nhận xét : Nhìn qua sơ đồ chúng ta có thể thấy đươc khách sạn Jay Grand hoạt động và được quản lý theo mơ hình trực tuyến và chức năng. Tổng giám đơc sẽ là người đứng đầu trong khách sạn và chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động của khách sạn. Và các cá nhân, các bộ phận khác được liên kết với nhau bằng mối quan hệ trực tuyến và mối quan hệ chức năng .Mối quan hệ trược tuyến này là mối quan hệ trực tiếp từ trên cao xuống thấp, từ ban giám đốc xuống quản lý các bộ phận và từ quản lý xuống nhân viên trong các bộ phận.
Ban giám đốc: Tổ chức quản lý điều hành và quan sát mọi hoạt động của khách sạn theo quy định của nhà nước về kinh doanh khách sạn. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về duy trì nguồn vốn, làm nhiệm vụ nộp thuế và tuân thủ đúng theo pháp luật.
Bộ phận kinh doanh và kế toán: sẽ chịu trách nhiệm trong việc theo dõi, tổng hợp các khoảng báo cáo thu chi của khách sạn theo quy định kỳ, tháng,quý và năm, quản lý cơng tác thị trường , truyền thong quảnh bá hình ảnh của khách sạn , phải chịu trách nhiệm về vấn đề tài chình lương thưởng cho nhân viên. Ngồi ra cịn phải phân tắch đề xuất với bán giám đốc những ý kiến về cải tiến cơng tác quản lý nói chung của khách sạn.
Tổ chức thực hiện các chương trình quảng cáo, tun truyền các hoạt đơng kinh doanh của khách sạn để thu hút khách đến với khách sạn ngày một đông hơn.
Chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy của khách sạn, đồn kết nội bộ ln học tập để nâng cao trình độ chun mơn cũng như ngoại ngữ, nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Bộ phận lễ tân : đây là bộ phận đón tiếp của khách sạn và là một bộ mặt của khách sạn , thực hiện các quy định với khách thuê phòng , làm cầu nối giữa khách hang với các dịch vụ trong và ngoài khách sạn, cụ thể :
Sắp xếp phòng cho khách thuê. Làm các thủ tục cho khách đến và đi.
Tắnh toán và thu nợ các dịch vụ khách hang đã sử dụng tại khách sạn. Xử lý những vụ việc liên quan đến lĩnh thực kinh doanh của khách sạn.
Xử lý hoặc chuyển giao các yêu cầu của khách đến các bộ phận khác của khách sạn
hoặc các dịch vụ bên ngoài Ầ
Nhận và xác nhận booking đặt phòng của khách
Làm công tác tiếp thị trực tiếp quảng bá thong tin hình ảnh của khách sạn đến với
khách hang.
Ln có thái độ nhiệt tình, chủ động tiếp khách ,thăm hỏi khách , hướng dẫn giúp đỡ
khách, tạo cho khách cảm giác thoải mái, yên tâm khi đến với khách sạn.
Bô phận nhà hàng :
Tổ bàn-bar: kinh doanh đồ ăn, tổ chức và thực hiện các món ăn ,đồ uống ,dịch vụ , phục vụ cho các bữa tiệc ,hội nghị và các dịch vụ khác. Quản lý và bảo quản tài sản trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại bộ phận .Tổ chức phân công lao động hợp lý, kết thức ca làm việc phải tiến hành vệ sinh dọn sạch sẽ, thực hiện đúng các quy trình bàn giao ca , đảm bảo cơng việc phục vụ cho ca tiếp theo.
Tổ bếp: Có nhiệm vụ chế biến các món ăn để phục vụ thực khách đảm bảo về số lượng và chất lượng, thời gian phục vụ các món nhanh chóng. Tổ chức quản lý và bảo quản tốt các trang thiêt bị, dụng cụ trong khu vực bếp, nguyên liệu chế biến, kết thức ca làm việc cần phải dọn về sinh sẽ
Bộ phận buồng: là bộ phận có nhiệm vụ liên quan đến vệ sinh, an toàn, phục vụ buồn ngủ. Làm vệ sinh kịp thời, đúng theo quy trình để ln sẵn sang đón khách chuẩn bị đến cũng như khách đang lưu trú và đã rời khách sạn. Hướng dẫn khách sử dụng trang thiết bị và các vật dụng trong phịng. Ngồi ra cịn quản lắ tài sản của khách cũng như ghi chép tình hình sử dụng buồn và các dịch phát sinh trong thời gian lưu trú tại khách sạn.
Bộ phân bảo vệ: phụ trách bảo vệ giữ trật tự chụng toàn khách sạn, đảm bào an toàn cho khách, tài sản và cán bộ nhân viên, tham gia xử lý các tình huống cháy nổ Ầ
Bộ phận bảo trì: có trách nhiệm đảm bảo duy trì vận hành hoạt động của các trang thiệt bị điện điện lạnh, điện chiếu sáng và hệ thống cấp thoát nước, là bộ phận rất quan trọng, nó quyết định hiệu quả kinh doanh và chất lượng phục của khách sạn.