Quy trình làm thủ tục trả buồng

Một phần của tài liệu Hoàn thiện quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân tại khách sạn xanh đà nẵng (Trang 39 - 41)

1.2 QUY TRÌNH PHỤC VỤ KHÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN

1.2.4.2 Quy trình làm thủ tục trả buồng

Nhận khách thông báo rời khách sạn

Lễ tân điện báo cáo các dịch vụ có liên quan đén việc khách thanh toán trả buồng

Thu thập các chứng từ hóa đơn của các bộ phận dịch vụ làm hóa đơn

tổng hợp

Giúp khách nhận lại tài sản kí gửi(nếu có)

 Trình tự thanh toán cho khách lẻ :

Bước 1 :Chào khách, gợi ý giúp đỡ

Bước 2: Lễ tân hỏi tên khách, số phòng của khách

Bước 3 :Báo cho bộ phận buồng về phòng khách sẽ trả để kiểm tra phòng và đồ uống

trong minibar

Bước 4: Nhân viên lễ tân thông báo cho các bộ phận có dịch vụ có liên quan gửi phiếu

kí nợ xuống quầy lễ tân

Bước 5 :Lập hóa đơn thanh toán và chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra

Bước 6: Thực hiện thanh toán : nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và

lưu lại hóa đơn để thanh toán với công ty. Nếu khách thanh toán bằng voucher thì phải kẹp voucher với hóa đơn để làm cơ sở thanh toán sau này.Đóng dấu “ đã thanh toán” vào hóa đơn đã trả tiền và đưa cho khách.

Bước 7: Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa phòng và trả đồ trong két an toàn lại cho

khách

Xác định việc thanh toán

Thanh toán ngay Thanh toán nợ

Khách có hợp đồng hoặc có giấy cơ quan Khách đi lẻ tự

thanh toán

Khách đi theo đoàn người đại diện thanh

toán

Giao hóa đơn tổng hợp cho khách, kiểm tra và kí tên

Bộ phận buồng kiểm tra

Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa

Thu ngân nhận tiền thanh toán của khách

Nhân viên hành lý giúp khách chuyển

hành lý

Chào khách và chúc khách

Bước 8: Nhân viên lễ tân có thể xin ý kiến góp ý của khách về các dịch vụ của khách

sạn

Bước 9 : Giao phiếu đã thanh toán ( check-out card) cho khách để khách chuyển cho

nhân viên hành lý chuyển hành ý ra xe. Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có yêu cầu

Bước 10 :Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại khách.

 Trình tự thanh toán cho khách theo đoàn:

Bước 1 : Chuẩn bị danh sách đoàn

Bước 2: Nhân viên thu ngân chuẩn bị tổng hợp bảng tổng hợp chi phí của đoàn và đưa

cho trưởng đoàn khách kiểm tra

Bước 3: Nhân viên thu ngân chuẩn bị hóa đơn phụ trội cho từng buồng hoặc cho từng

khách

Bước 4: Nhờ trưởng đoàn chuyển hóa đơn phụ trội cho từng khách kiểm tra và ký xác

nhận

Bước 5: Nhân viên thu ngân nhận thanh toán cho cả đoàn khách và cho từng buồng

hoặc từng khách (thanh toán xong khách nào thì gạch tên khách đó ra khỏi danh sách khách đoàn)

Bước 6 : Nhân viên thu ngân kí hóa đơn đã thanh toán cho khách, trả lại cho khách một

liên của hóa đơn

Bước 7: Nhân viên lễ tân đề nghị khách trả lại chìa khóa buồng Bước 8: Chào khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.

Một phần của tài liệu Hoàn thiện quy trình phục vụ của bộ phận lễ tân tại khách sạn xanh đà nẵng (Trang 39 - 41)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(125 trang)
w