1.2 QUY TRÌNH PHỤC VỤ KHÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN
1.2.4.2 Quy trình làm thủ tục trả buồng
Nhận khách thông báo rời khách sạn
Lễ tân điện báo cáo các dịch vụ có liên quan đén việc khách thanh toán trả buồng
Thu thập các chứng từ hóa đơn của các bộ phận dịch vụ làm hóa đơn
tổng hợp
Giúp khách nhận lại tài sản kí gửi(nếu có)
Trình tự thanh toán cho khách lẻ :
Bước 1 :Chào khách, gợi ý giúp đỡ
Bước 2: Lễ tân hỏi tên khách, số phòng của khách
Bước 3 :Báo cho bộ phận buồng về phòng khách sẽ trả để kiểm tra phòng và đồ uống
trong minibar
Bước 4: Nhân viên lễ tân thông báo cho các bộ phận có dịch vụ có liên quan gửi phiếu
kí nợ xuống quầy lễ tân
Bước 5 :Lập hóa đơn thanh toán và chuyển hóa đơn cho khách kiểm tra
Bước 6: Thực hiện thanh toán : nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách kí xác nhận và
lưu lại hóa đơn để thanh toán với công ty. Nếu khách thanh toán bằng voucher thì phải kẹp voucher với hóa đơn để làm cơ sở thanh toán sau này.Đóng dấu “ đã thanh toán” vào hóa đơn đã trả tiền và đưa cho khách.
Bước 7: Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa phòng và trả đồ trong két an toàn lại cho
khách
Xác định việc thanh toán
Thanh toán ngay Thanh toán nợ
Khách có hợp đồng hoặc có giấy cơ quan Khách đi lẻ tự
thanh toán
Khách đi theo đoàn người đại diện thanh
toán
Giao hóa đơn tổng hợp cho khách, kiểm tra và kí tên
Bộ phận buồng kiểm tra
Nhân viên lễ tân nhận lại chìa khóa
Thu ngân nhận tiền thanh toán của khách
Nhân viên hành lý giúp khách chuyển
hành lý
Chào khách và chúc khách
Bước 8: Nhân viên lễ tân có thể xin ý kiến góp ý của khách về các dịch vụ của khách
sạn
Bước 9 : Giao phiếu đã thanh toán ( check-out card) cho khách để khách chuyển cho
nhân viên hành lý chuyển hành ý ra xe. Giúp khách tìm phương tiện vận chuyển nếu khách có yêu cầu
Bước 10 :Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại khách.
Trình tự thanh toán cho khách theo đoàn:
Bước 1 : Chuẩn bị danh sách đoàn
Bước 2: Nhân viên thu ngân chuẩn bị tổng hợp bảng tổng hợp chi phí của đoàn và đưa
cho trưởng đoàn khách kiểm tra
Bước 3: Nhân viên thu ngân chuẩn bị hóa đơn phụ trội cho từng buồng hoặc cho từng
khách
Bước 4: Nhờ trưởng đoàn chuyển hóa đơn phụ trội cho từng khách kiểm tra và ký xác
nhận
Bước 5: Nhân viên thu ngân nhận thanh toán cho cả đoàn khách và cho từng buồng
hoặc từng khách (thanh toán xong khách nào thì gạch tên khách đó ra khỏi danh sách khách đoàn)
Bước 6 : Nhân viên thu ngân kí hóa đơn đã thanh toán cho khách, trả lại cho khách một
liên của hóa đơn
Bước 7: Nhân viên lễ tân đề nghị khách trả lại chìa khóa buồng Bước 8: Chào khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.