Qua bảng ta thấy, cơ sở vật chất tại bộ phận tiền sảnh còn khá đơn giản, chưa bày trí bắt mắt, khó thể hiện được đẳng cấp của khách sạn, và khó để tạo được ấn tượng với khách khi lần đầu đặt chân tới khách sạn.
Các phần mềm quản lý phòng của khách sạn đã cũ và lâu chưa được cập nhật, nên đôi khi xảy ra những lỗi như chuyển tình trạng buồng nhưng hệ thống không hiển thị,… ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình phục vụ khách của bộ phận lễ tân.
2.4.4 Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với các bộ phận khác trong khách sạn Xanh Đà Nẵng Nẵng
Lễ tân luôn là cầu nối trực tiếp với các bộ phận khác nhưng mà sự thành công của một bộ phận là sự thành công chung của cả khách sạn.
Hàng ngày nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòng khách chuẩn bị đến và phòng khách chuẩn bị đi để chủ động trong việc phân chia thứ tự ưu tiên làm phòng.
Khi tiếp nhận bất kỳ yêu cầu, phàn nàn nào liên quan đến hoạt động “buồng phòng” – lễ tân sẽ liên hệ lại với bộ phận buồng xử lý.
Bộ phận buồng sẽ thông báo cho lễ tân biết về tình trạng phòng và khách để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và phân buồng hợp lý cho khách.
Khi khách làm thủ tục check-out, nhân viên buồng chịu trách nhiệm kiểm tra mini bar, tình trạng phòng và báo lại cho lễ tân – chuyển giao các hóa đơn/ biên nhận dịch vụ: giặt là… để tính tổng chi phí thanh toán cho khách.
+ Bộ phận nhà hàng, bar
Khi khách có yêu cầu đặt ăn ở khách sạn thì nhân viên lễ tân phải thông báo cho bộ phận nhà hàng về nội dung bữa ăn, thời gian ăn và các món ăn kiểu Á, Âu,… Đồ uống như thế nào ?
Đối với khách mà được miễn phí bữa sáng thì nhân viên lễ tân phải đưa voucher cho khách, nhân viên nhà hàng sẽ kiểm tra số phòng, xuất ăn,..
+ Bộ phận kế toán
Sau khi khách làm thủ tục check-out rời khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện việc chuyển toàn bộ hóa đơn dịch vụ - hồ sơ thanh toán (kể cả khách lẻ đã thanh toán hay khách công ty chưa thanh toán) cho bộ phận kế toán tiến hành hạch toán doanh thu – quản lý công nợ và làm các báo cáo tài chính về tình hình kinh doanh của khách sạn.
+ Với bộ phận kỹ thuật - bảo dưỡng
Khi nhận thông tin hư hỏng các trang thiết bị trong phòng khách – tình trạng mạng Wifi, nhân viên lễ tân sẽ thông báo cho bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng (điện – nước – điện lạnh – mạng Internet…) thực hiện việc sửa chữa kịp thời.
Sau khi kiểm tra tình hình thực tế, bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng sẽ thông báo lại cho nhân viên lễ tân biết về mức độ hư hỏng, thời gian khắc phục để thông tin lại cho khách biết hoặc cần thiết phải chuyển phòng cho khách.
+ Với các bộ phận dịch vụ bổ sung
Các bộ phận dịch vụ bổ sung trong khách sạn gồm phòng tập Gym, phòng Karaoke, … Nhân viên lễ tân cần phải nắm thông tin cơ bản về các dịch vụ bổ sung và thường xuyên cập nhật các dịch vụ mới để giới thiệu đến khách.
Lễ tân chuyển các yêu cầu dịch vụ đến các bộ phận liên quan chuẩn bị phục vụ khách. Các bộ phận dịch vụ bổ sung sẽ chuyển giao các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ của khách để cập nhật vào hồ sơ thanh toán.
+ Với bộ phận bảo vệ :
Mối quan hệ giữa lễ tân với bộ phận bảo vệ trong khách sạn là nhằm đảm bảo công tác an ninh và an toàn trong khách sạn. Là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách, nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ nhân viên bảo vệ quan sát dòng khách ra vào khách sạn. Khi khách bị mất đồ trong khách sạn, phát hiện khách có hành vi vi phạm pháp luật hay có vấn đề gì xảy ra liên quan đến tính mạng của khách – từ thông tin ghi nhận được, lễ tân sẽ nhanh chóng báo lại để bộ phận bảo vệ xử lý theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ của đơn vị lưu trú.