3.2. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH PHỤC VỤ CỦA BỘ PHẬN LỄ
3.2.5. Nâng cao mối quan hệ giữ bộ phận Lễ tân với các bộ phận khác
Bộ phận lễ tân có chức năng như chiếc cầu nối giữa khách với các bộ phận còn lại trong khách sạn để đáp ứng và thoả mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Thông qua các nghiệp vụ của mình như đặt buồng, đăng ký khách sạn, phục vụ khách trong thời gian lưu trú, thanh toán tiễn khách, trao đổi thông tin vv…bộ phận lễ tân đại diện cho các bộ phận còn lại cung cấp thông tin về các dịnh vụ cho khách như ; dịch vụ ăn uống, dịch vụ lưu trú, dịnh vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ khác. Hay nói cách khác, bộ phận lễ tân giúp cho khách tiêu dùng các dịch vụ của các bộ phận khác trong khách sạn để qua đó thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách.
* Bộ phận lễ tân với bộ phận buồng
Trong quy trình tại khách sạn, bộ phận lễ tân với bộ phận buồng không thể độc lập hoạt động được, mà phải liên kết với nhau để tạo thành một quy trình chặt chẽ nhất. Khách đến khách sạn, lễ tân làm thủ tục và báo cho bộ phận buồng để giúp khách vào phòng, hướng dẫn khách sử dụng các dịch vụ lưu trú có trong khách sạn và cung cấp cho khách, đồng thời giao tài sản trong phòng cho khách sử dụng đến khi khách trả phòng. Khách có nhu cầu bên dịch vụ thì liên hệ với lễ tân, sau đó lễ tân sẽ báo lại cho buồng, buồng kiểm tra những dịch vụ khách đã tiêu dùng, kiểm tra tài sản trong khách sạn, sau đó báo lại cho lễ tân để thanh toán tiền cho khách.
Hiện nay, tại khách sạn Xanh, vào một số thời điểm khách check- out quá đông nên khi thanh toán, lễ tân chỉ hỏi khách có sử dụng đồ uống trong minibar không mà không báo cho
bộ phận buồng lên kiểm tra dẫn đến thất thoát doanh thu. Vì vậy, bộ phận lễ tân và bộ phận buồn nên có mối liên hệ chặt chẽ , hỗ trợ nhau nhiều hơn để phục vụ khách được tốt nhất.
*Bộ phận lễ tân với bộ phận bảo vệ
Bộ phận lễ tân phải phối hợp chặt chẽ với bộ phận bảo vệ, để bảo vệ tài sản của khách và khách sạn, đồng thời bảo vệ tính mạng cho khách và nhân viên trong khách sạn. Ngoài ra bảo vệ còn giúp khách mang hành lí, mở cửa xe cho khách, trông coi xe.
*Bộ phận lễ tân với bộ phận nhà hàng.
Bộ phận lễ tân và bộ phận nhà hàng nên có mối quan hệ tương hổ lẫn nhau. Lễ tân báo cho nhà hàng các suất ăn sáng và các suất ăn mà khách đã đặt trước ở bộ phận lễ tân để nhà hàng chuẩ bị sản xuất và bán cho khách. Lễ tân thu tiền mà khách đã ăn và uống của bộ phận nhà hàng, sau đó giao tiền về cho bộ phận có liên quan.
* Bộ phận lễ tân với bộ phận tạp vụ
Bộ phận lễ tân xin mua hoặc thay mới những đồ dùng, vật dụng tại lễ tân nếu thiếu hoặc bị hư, để cho quy trình làm việc tốt nhất, bộ phận tài vụ phải kịp thời nhanh chóng xem xét, giái quyết cho đề xuất của bộ phận lễ tân.
Nói tóm lại các mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn đều rất quan trọng và đã được khách sạn chú ý tạo lập và thực hiện có hiệu quả trong những năm vừa qua, khách sạn Xanh – Đà Nẵng cần tiếp tục phát huy tinh thần đoàn kết, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của khách sạn.