Cơ cấu tổ chức của khách sạn Xanh Đà Nẵng

GIÁM ĐỐC

Phó giám đốc

Phòng tổ chức kinh

doanh Phòng kế toán

Lễ tân N.hàng Buồng Bếp Bảo vệ Bar Kỹ thuật DVBS

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Phòng tổ chức lao động

( Nguồn : phòng hành chính nhân sự khách sạn Xanh – Đà Nẵng )

Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng

2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của khách sạn Xanh

Nhận xét

Khách sạn Xanh Đà Nẵng có quy mô vừa nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong khách sạn cũng khá đơn giản . Đứng đầu bộ máy quản lý là giám đốc khách sạ, là người nắm quyền cao nhất, giám soát toàn bộ hoạt động trong khách sạn. Dưới giám đốc là phó giám đốc, dưới phó giám đốc là các phòng ban, bộ phận như trên . Ban giám đốc sẽ làm việc với các trưởng bộ phận, các trưởng bộ phận có nghĩa vụ giám sát và kiểm tra nhân viên dưới quyền của mình và tham mưu lại cho Ban giám đốc. Như ta thấy bộ máy quản lý của khách sạn khá đơn giản, các bộ phận hoạt động mang tính chất hỗ trợ lẫn nhau. Toàn bộ hoạt động của khách sạn có sự can thiếp khá sâu của Ban giám đốc, cũng chính vì vậy càng nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn. Bên cạnh đó các bộ phận có quan hệ qua lại giúp đỡ nhau để hoàn thành tốt công việc nhằm mang lại sự hìa lòng cao nhất cho khách.

Chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức quản lý và của từng bộ phận trong khách sạn Xanh Đà Nẵng

Giám đốc

Chức năng: Là người đứng đầu khách sạn, điều hành chung về quản lý, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, quản lý nhân sự. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về việc đảm bảo duy trì bảo tồn vốn, đồng thời làm nhiệm vụ giao nộp thuế đầy đủ và đúng qui định.

Nhiệm vụ : Đưa ra các phương hướng kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, đồng thời đưa ra các phương án thực hiện , giải pháp, giám sát kiểm tra toàn bộ mọi hoạt động của các bộ phận trong khách sạn, đảm bảo mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách .

Phó giám đốc

Chức năng : Là người thay mặt giám đốc chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của tất cả các bộ phận trong khách sạn

Nhiệm vụ : Báo cáo lại cho giám đốc toàn bộ các hoạt động của tất cả cán bộ, nhân viên và thay mặt giám đốc truyền tải các nội dung, phương hướng hoạt động sắp tới xuống các các bộ phận liên quan

Phòng tổ chức kinh doanh

Lập kế hoạch xây dựng chính sách sản phẩm phù hợp với khách hàng mục tiêu, tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, giá cả và xây dựng kế hoạch xúc tiến, quảng cáo sản phẩm tới với khách hàng.

Phòng kế toán

Theo dõi và ghi chép các khoản thu, chi một cách chi tiết, kịp thời và chính xác để báo cáo với cấp trên và tính tiền lương cho nhân viên.

Lập kế hoạch quản lý và sử dụng nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán, kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.

Lập ra những chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của số vốn kinh doanh của doanh nghiệp, phân loại và xử lý chứng từ một cách một cách nhanh chóng.

 Bộ phận lễ tân

 Chào đón khách.

 Đón tiếp và hướng dẫn khách làm thủ tục đăng ký khách sạn.

 Thực hiện tốt việc chuẩn bị hồ sơ đăng kí khách và chuẩn bị đón khách.  Xác định tình trạng đặt buồng, thời gian lưu trú của khách.

 Làm thủ tực đăng kí tạm trú đầy đủ, nhanh chóng, chính xác.

 Luôn có tác phong làm việc chuyên nghiệp, thái độ vui vẻ, lịch sự với khách hàng  Thực hiện việc giao nhận ca cụ thể, chính xác, có biện pháp giải quyết kịp thời những vấn đề của ca trước để lại.

 Tổng kết tình hình khách đi – đến hằng ngày.

 Lập báo cáo thống kê, ghi chép tình hình hoạt động trong ca làm việc vào nội dung bàn giao để phục vụ khách liên tục, có trách nhiệm.

 Bộ phận buồng

 Đảm bảo dịch vụ lưu trú cho khách chất lượng, hiệu quả.  Chịu trách nhiệm về tình trạng và trang thiết bị trong phòng.

 Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.  Ngoài ra phải đảm bảo vệ sinh toàn bộ khách sạn.

 Bộ phận nhà hàng

 Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách theo thực đơn.

 Tổ chức quy trình phục vụ khách và báo cáo thực đơn của khách cho bếp.  Liên hệ với bộ phận lễ tân và buồng để nhận thông tin về ăn uống của khách.  Phục vụ trực tiếp với khách và tiến hành dọn bàn sau khi khách ăn xong.  Bộ phận bar

 Chịu trách nhiệm pha chế thức uống theo yêu cầu của khách.  Bảo quản thực phẩm, vật dụng, trang thiết bị tại khu vực làm việc.  Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ tại khu vực quầy bar.

 Kiểm tra, giám sát tình trạng nguyên liệu tại khu vực bar, đặt hàng nguyên liệu cho quầy bar.

 Lập báo cáo liên quan theo quy định.

 Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.  Bộ phận bếp

 Chuẩn bị chế biến thức ăn, thức uống phục vụ khách lưu trú tại khách sạn cũng như khách vãng lai đến với khách sạn.

 Chịu trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chất lượng các nguyên liệu đầu vào.  Chế biến các món ăn kh có yêu cầu.

 Hội ý cùng tổ trưởng nhà hàng lập thực đơn hàng ngày, thực đơn cho khách đoàn, thực đơn cho khách tiệc khác,…

 Quản lý toàn bộ hoạt động an ninh ở các địa điểm kinh doanh của công ty như: - Lập sổ theo dõi, tài sản, vật tư, hàng hóa xuất nhập ra khỏi nhà hàng, khách sạn - Bảo vệ, có trách nhiệm giúp khách, công nhân viên đưa xe vào đúng vị trí khi khách, công nhân viên dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách , công nhân viên lấy lại xe. Giúp khách, công nhân viên chuyển xe từ chỗ để ra ngoài

 Bộ phận kỹ thuật

 Đảm bảo cho cơ sở vật chất của khách sạn luôn trong trạng thái tốt, ổn định để đưa vào hoạt động.

 Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống vật chất, kỹ thuật trong toàn bộ khách sạn.

2.1.4 Các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn Xanh

2.1.4.1 Dịch vụ của bộ phận lưu trú

Khách sạn Xanh được sửa sang lại với 74 phòng được trang bị đạt tiêu chuẩn quốc tế, khách sạn Xanh Đà Nẵng theo tiêu chuẩn 3 sao của thế giới. Khách sạn nổi bật lên như một viên ngọc so với các khách sạn tốt nhất ở Đà Nẵng.

Khách sạn được trang trí nội thất bằng chất liệu mây khác lạ cùng với các dịch vụ phong phú.

Hệ thống phòng ốc tiêu chuẩn quốc tế, được trang bị tốt, đầy đủ tiện nghi, trang trí sang trọng và không gian ấm áp.

Khách sạn gồm 58 phòng, trong đó có 25 phòng standard, 14 phòng superior, 8 phòng duluxe, 5 phòng suite và 3 khu biệt thự gồm 6 phòng nghỉ đầy đủ tiện nghi.

(ĐVT: đồng)

LOẠI PHÒNG SỐ LƯỢNG

PHÒNG

GIÁ BÁN

Khách quốc tế Khách Việt Nam

villa 6 1,030,000 980,000 Suite 5 800,000 750,000 delux 14 690,000 640,000 superior 58 620,000 570,000 Standard  Triple room 8 3 3 540,000 440,000

 Swin room  Double room

2 440,000

(Nguồn : Phòng tổ chức kinh doanh khách sạn Xanh Đà Nẵng)

Bảng 2.1. Giá phòng của khách sạn Xanh ( áp dụng từ 01/2019)

Đặt phòng : Giá bao gồm : ăn sáng, bể bơi, không bao gồm 5% phí dịch vụ và 10% GTGT  Phòng standard:

(Nguồn : Phòng tổ chức kinh doanh khách sạn Xanh Đà Nẵng)

Hình 2.3. Hình ảnh phòng standard twin room

Không bao gồm :5% phí dịch vụ và 10% GTGT + Số lượng :8 phòng

+ Diện tích :24m2/phòng đôi – 33m2/phòng 3

+ Mức giá : dành cho khách Việt : phòng ba :540,000đ, phòng đôi :440,000 (giá bao gồm ăn sáng, bể bơi, chưa tính GTGT và phí phục vụ )

Các trang thiết bị gồm có :  Bồn tắm

 Máy lạnh  Mini bar

 TV LCD 32” LED với truyền hình cáp  Bàn làm việc/ bàn trang điểm

 Vòi sen nước nóng/lạnh  Hệ thống nước nóng lạnh  Bình đun nước  Máy sấy tóc  Wifi miễn phí  Dép đi trong nhà  Điện thoại  Giường ngủ  Tủ áo quần  Hệ thống báo cháy  Quạt thông gió  Dịch vụ phòng 24/7  Phòng superior

(Nguồn : Phòng tổ chức kinh doanh khách sạn Xanh Đà Nẵng)

Hình 2.4. Hình ảnh phòng superior twin room

Không bao gồm :5% phí dịch vụ và 10% GTGT + Số lượng :58 phòng

+ Mức giá : dành cho khách Việt : 570,000đ , dành cho khách quốc tế :620.000 (giá bao gồm ăn sáng, bể bơi, chưa tính GTGT và phí phục vụ )

Các trang thiết bị gồm có :  Bồn tắm

 Máy lạnh  Mini bar

 TV LCD 32” LED với truyền hình cáp  Bàn làm việc/ bàn trang điểm

 Vòi sen nước nóng/lạnh  Hệ thống nước nóng lạnh  Bình đun nước  Máy sấy tóc  Wifi miễn phí  Dép đi trong nhà  Điện thoại  Giường ngủ  Tủ áo quần  Hệ thống báo cháy  Quạt thông gió  Dịch vụ phòng 24/7  Phòng deluxe

Hình 2.5. Hình ảnh khách phòng deluxe twin room

Không bao gồm :5% phí dịch vụ và 10% GTGT + Số lượng :14 phòng

+ Diện tích : 40m2

+ Mức giá : dành cho khách Việt : 640,000đ , dành cho khách quốc tế :690.000đ (giá bao gồm ăn sáng, bể bơi, chưa tính GTGT và phí phục vụ )

Các trang thiết bị gồm có :  Máy lạnh

 Mini bar

 TV LCD 32” LED với truyền hình cáp  Bàn làm việc/ bàn trang điểm

 Vòi sen nước nóng/lạnh  Hệ thống nước nóng lạnh  Bình đun nước  Máy sấy tóc  Wifi miễn phí  Dép đi trong phòng,  Điện thoại  Tủ áo quần  Hệ thống báo cháy  Dịch vụ phòng 24/7  Quạt thông gió  Phòng suite :

(Nguồn : Phòng tổ chức kinh doanh khách sạn Xanh Đà Nẵng)

Hình 2.1. Hình ảnh phòng suite double room

Không bao gồm :5% phí dịch vụ và 10% GTGT + Số lượng :5 phòng

+ Diện tích : 43m2

+ Mức giá : dành cho khách Việt : 750,000đ , dành cho khách quốc tế :800.000đ (giá bao gồm ăn sáng, bể bơi, chưa tính GTGT và phí phục vụ )

Các trang thiết bị gồm có :  Máy lạnh

 Mini bar

 TV LCD 32” LED với truyền hình cáp  Bàn làm việc/ bàn trang điểm

 Vòi sen nước nóng/lạnh  Hệ thống nước nóng lạnh  Bình đun nước  Máy sấy tóc  Wifi miễn phí  Dép đi trong nhà  Điện thoại

 Giường ngủ  Tủ áo quần

 Hệ thống báo cháy  Quạt thông gió  Dịch vụ phòng 24/7  Bồn tắm  3 khu biệt thự lớn + Diện tích bằng 600m2 + Diện tích sử dụng 2 tầng 6 phòng 200m2 + Sàn ô tô : 4- 6 xe + Hệ thống điện nước ổn định + An ninh đảm bảo 24/24 2.1.4.2 Dịch vụ ăn uống

Khách sạn có phục vụ bữa ăn cho khách hàng tại nhà hàng. Phục vụ chế biến các món ăn có trong thực đơn và chế biến theo yêu cầu của khách. Phục vụ các loại đồ uống cho khách và nhận tổ chức các buổi tiệc lớn.

Ngoài ra khách sạn còn có café sân vườn, tổ chức các chương trình giao lưu âm nhạc đặc sắc tại 3 gian nhà cổ với khung cảnh sân vườn – hồ bơi tuyệt đẹp, hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại.

Nhà hàng gồm có 3 khu vực, gồm có 550 chỗ ngồi cho khách. Có phòng Vip chứa 50 chỗ ngồi, các dụng cụ đều thống nhất và có in chữ Green Hotel. Có tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng, sân vườn, che rạp,.. Phòng hội nghị có sức chứa 300 khách trở lên, ghế được bố trí chuyên biệt cho hội nghị, hội thảo, tiệc lớn và các sự kiện khác.

2.1.4.3 Các dịch vụ bổ sung

Ngoài những sản phẩm chính khách sạn cũng cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách sạn, như :

 Khách sạn có tổ chức các tour du lịch trong và ngoài nước.  Cho thuê xe du lịch.

 Làm hộ chiếu, xuất tiến và gia hạn visa.

 Cho thuê phiên dịch viên, hướng dẫn viên du lịch.  Phòng họp hội nghị hội thảo.

 Dịch vụ văn phòng, quầy lưu niệm.  Hồ bơi, Tennis, Massage...

 Café sân vườn, Lobbybar... .  Bãi đậu xe rộng rãi, an toàn.  Tiệc cưới: Có sức chứa 550 khách

2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA KHÁCH SẠN XANH

2.2.1 Thị trường khách của khách sạn :

2.2.1.1 Biến động nguồn khách của khách Xanh

Chỉ tiêu ĐVT 2016 2017 2018 Tốc độ phát triển bình quân (%) SL TT(%) SL TT(%) SL TT (%) 2017/2016 2018/2017 Tổng SL khách Lượt 5.957 100 7.524 100 8.978 100 126 119 Khách quốc tế 1.304 22 1.360 19,1 1.975 22 104 145 Khách nội địa 4.653 78 6.164 81,9 7.032 78 132 134 Tổng ngày khách Ngày khách 11.043 100 11.483 100 15.343 100 103 133 Khách quốc tế 3.304 30 3.322 28,9 4.009 26,3 101 121 Khách nội địa 7.739 70 8.161 71,1 114.234 73,7 105 138 TGLT BQ Ngày 1,85 1,53 1,70 Ghi chú : TGLTBQ= ngày khách / lượt khách

( Nguồn :Phòng tổ chức kinh doanh – khách sạn Xanh)

Bảng 2.2. Tình hình biến động nguồn khách của khách sạn Xanh Đà Nẵng

SL : Số lượt ( khách) TT: tỷ trọng

TGLTBQ : thời gian lưu trú bình quân  Nhận xét

Từ bảng số liệu trên ta dễ dàng thấy tổng lượt khách và tổng ngày khách tăng mạnh. Tổng lượt khách trong 3 năm qua cho thấy tình hình kinh doanh của khách sạn luôn đạt hiệu quả.

Xét về cơ cấu ta thấy :

 Khách quốc tế : Tổng lượt khách quốc tế tăng đều trong các năm, tốc độ phát triển của năm 2017 tăng 4% so với năm 2016 tương đương tăng 56 lượt khách . Đến năm 2018 so với năm 2017 tăng mạnh 45% tương đương tăng 615 lượt khách.

 Khách nội địa: Tăng mạnh qua các năm, tốc độ phát triển năm 2017 tăng 32% so với năm 2016 tương ứng với 1511 lượt, trong khi đó tốc độ phát triển của năm 2018 so với 2017 tăng hơn 2%.Về tổng ngày khách tăng liên tục, năm 2018 so với năm 2017 tăng mạnh tới 33% tương ứng với 3760 ngày khách.

 Tổng ngày khách và lượt khách tuy tăng nhưng thời gian lưu trú của khách tăng giảm không đều, năm 2016 là 1,85 ngày đến năm 2017 chỉ còn 1,53 ngày , đến năm 2018 tăng hạn chế 1,7 ngày. Trong đó thời gian lưu lại của khách quốc tế giảm mạnh từ 2,35 ngày xuống còn 2,03 ngày. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân : trang thiết bị phòng ngủ chưa tốt, nhân viên phục vụ, sản phẩm khách sạn,… chưa đáp ứng được nhu cầu của khách. Khách sạn cần có biện pháp để khắc phục tình hình này. Cụ thể nâng cấp, thay thế lại các trang thiết bị trong phòng, mở lớp đào tạo ngắn hạn cho nhân viên, đa dạng hóa sản phẩm, sử dụng các chiến lược marketing phù hợp nhằm thu hút khách hàng và kéo dài thời gian lưu trú của khách.

2.2.1.2 Đặc điểm nguồn khách của khách sạn Xanh

 Cơ cấu nguồn khách theo mục đích chuyến đi

Chỉ tiêu 2016 2017 2018 2017/2016 2018/2017 SL TT(%) SL TT(%) SL TT(%) CL TĐPT(%) CL TĐPT(%) Tổng SL khách 5.957 100 7.524 100 8.978 100 1.567 126.31 1454 119,32 Khách công vụ 4.897 82,21 4.514 59,99 5.566 62 383 92,18 1052 123,31 Khách DL thuần túy 1.060 17,79 3.010 40,01 3.412 38 1.950 283,96 402 113,36

( Nguồn :Phòng tổ chức kinh doanh – KS Xanh)

Bảng 2.3. Cơ cấu nguồn khách theo mục đích chuyến đi

SL : số lượt (khách) TT: tỷ trọng

CL: chênh lệch

TĐPT: tốc độ phát triển

 Nhận xét

Khách sạn Xanh Đà Nẵng được xây dựng nơi khá yên tĩnh nên thích hợp cho đối tượng khách công vụ, nghỉ dưỡng. Vì lẽ đó mà lượtkhách công vụ đến khách sạn ngày càng chiếm tỷ trọng cao, từ năm 2018 so với năm 2017 tăng 1052 lượng khách – tăng 23,31% .

Lượng khách du lịch thuần túy tăng vượt bậc từ năm 2016 đến năm 2017. Tốc độ phát triển năm 2017 so với năm 2016 đạt 283,96 % tương đương tăng 1950 lượt khách. Từ năm 2018 trở đi thì lượng khách du lịch thuần túy đến khách sạn đạt mức tăng ổn định.