6.2.1. Xác định quy mô lực lượng bán hàng
* Khái niệm quy mô lực lượng bán hàng
Quy mô lực lƣợng bán hàng đƣợc hiểu là số lƣợng nhân sự cần thiết cho lực
lƣợng bán hàng theo từng chức danh bán hàng và ở một thời điểm nhất định
Xác định quy mô lực lƣợng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (sốlƣợng, chất lƣợng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lƣợng bán hàng , nhằm trả
lời các câu hỏi : Doanh nghiệp cần những chức danh bán hàng gì?Số lƣợng nhân sự
cần thiết cho từng chức danh bán hàng?Thời điểm cần?Xác định quy mô lực lƣợng bánh hàng giúp cho doanh nghiệp xây dựng đƣợc cơ cấu lực lƣợng bán hàng hợp lý, tránh cồng kềnh, lãng phí. Ngoài ra, dựa trên bản quy mô lực lƣợng bán hàng, những nhà quản lý thấy rõ đƣợc từng công việc của từng vịtrí, qua đó sẽlà cơ sởđể xây dựng những kế hoạch về quản trị nhân lực hiệu quả.
* Căn cứđểxác định quy mô lực lượng bán hàng
+ Các mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp: Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp là cơ sởđểxác định về sốlƣợng và chất lƣợng nhân viên bán hàng cần có.
Giả sử một doanh nghiệp X chuyên kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm, xác
định mục tiêu trong năm kinh doanh N cần tăng thị phần trên địa bàn thành phố Hà
Nội là 20% so với năm N-1. Mục tiêu đó sẽtác động tới mục tiêu doanh số và dựa trên
năng suất lao động bình quân của nhân viên bán hàng trong kỳtrƣớc đểxác định lƣợng nhân viên cần có để đạt mục tiêu trong kỳ kinh doanh này. Tƣơng tự với nhu cầu về
chất lƣợng lực lƣợng bán hàng, khi doanh nghiệp đặt mục tiêu bán hàng cao, để đạt mục tiêu đó đòi hỏi đội ngũ lực lƣợng bán hàng phải có chất lƣợng và năng suất.
119 + Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp:
Cùng với mục tiêu bán hàng, kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp ở từng thời kỳ nhất định sẽgiúp xác định chính xác, đầy đủ nhu cầu về sốlƣợng, chất lƣợng và cơ
cấu đối với lực lƣợng bán hàng. Kế hoạch triển khai thực hiện hoạt động bán hàng trong từng giai đoạn cụ thể sẽ chi phối hoạt động bán hàng của nhân viên
+ Quy mô lực lƣợng bán hàng hiện có:
Quy mô lực lƣợng bán hàng hiện có của doanh nghiệp bao gồm về số lƣợng,
chất lƣợng, cơ cấu và khả năng biến động của đội ngũ này sẽ làm cơ sở để xác định
mức cung nội bộ của doanh nghiệp đối với nhu cầu về lực lƣợng bán hàng cần có
trong tƣơng lai.
+ Năng suất lao động bình quân:
Năng suất lao động bình quân của lực lƣợng bán hàng trong các năm trƣớc là cơ
sởđể xác định nhu cầu về mặt sốlƣợng lực lƣợng bán hàng ở kỳ kinh doanh tiếp theo.
Năng suất lao động bình quân của lực lƣợng bán hàng có thểđƣợc thể hiện qua hạn ngach bán hàng và phụ thuộc vào trình độ đội ngũ và công nghệ bán hàng áp dụng. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp không có thời gian, ngân sách và các điều kiện
khác có đƣợc lực lƣợng bán hàng có chất lƣợng cao, khi đó doanh nghiệp sẽ phải tăng
quy mô lực lƣợng bán hàng nhằm đảm bảo mục tiêu bán hàng. Một số công nghệ bán
hàng thƣơng mại điện tử, hình thức kinh doanh tự phục vụ… cho phép doanh nghiệp giảm đƣợc sốlƣợng lực lƣợng bán hàng.
Năng suất lao động bình quân chi phối trực tiếp bởi tỷ lệ quỹ lƣơng cho nhân viên bán hàng và doanh thu đạt đƣợc. Doanh nghiệp thƣờng ấn định tỷ lệ quỹ lƣơng
cho nhân viên bán hàng và doanh thu đểxác định đƣợc số lƣợng nhân viên bán hàng cần thiết
+ Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng:
Tầm hạn quản lý của nhà quản trị bán hàng thể hiện ở số lƣợng các đầu mối phụ thuộc mà nhà quản trị phải trực tiếp điều hành. Tầm hạn quản lý cho phép xác
định đƣơc các chức danh bán hàng và sốlƣợng nhà quản trị bán hàng
+ Quỹlƣơng dành cho công tác bán hàng:
Việc xác định quy mô lực lƣợng bán hàng còn phụ thuộc vào khảnăng tài chính
hay quỹ lƣơng mà doanh nghiệp đó có thể chi trả cho hoạt động bán hàng. Với một doanh nghiệp khó khăn về tài chính sẽ buộc phải giảm tối đa lƣợng nhân viê bán hàng cần thiệt hoăc lựa chọn một doanh nghiệp có khảnăng tài chính ổn định, sẵn sàng chi trả số tiền lớn dành cho công tác bán hàng thì có thểcó điều kiện lựa chọn lục lƣợng bán hàng có chất lƣợng cao hay thƣờng xuyên tổ chúc những chƣơng trình đào tạo để
120 + Định mức bán hàng:
Mỗi doanh nghiệp khi xác định quy mô lực lƣợng bán hàng còn phải căn cứ vào
định mức bán hàng hay còn gọi là hạn ngạch bán hàng. Hay có thể hiểu đây là số lƣợng hàng hóa bán ra trong một thời gian nhất định. Thông thƣờng, đối với những
định mức bán hàng cao sẽ đòi hỏi một số lƣợng nhân viên bán hàng lớn với các chức danh cần thiết đểđạt đƣợc định mức đề ra
6.2.2. Xác định cơ cấu lực lượng bán hàng
Cơ cấu tổ chức bán hàng là sự phân bổ, sắp xếp nhân sự bán hàng một cách hợp
lý căn cứ vào khả năng, kinh nghiệm, tính cách nhân viên để thực hiện chiến lƣợc bán hàng hiệu quả nhằm mang lại lợi ích tối đa cho công ty. Cơ cấu tổ chức bán hàng đƣợc thể hiện qua sơ đồ tổ chức bán hàng. Ngày nay, một công ty muốn kinh doanh theo
hƣớng chuyên nghiệp nghĩa là kinh doanh theo những chiến lƣợc rõ ràng, có sứ mạng, mục tiêu cụ thể thì cơ cấu bán hàng phải đƣợc thể hiện bằng các sơ đồ tổ chức bán
hàng để mọi ngƣời hiểu và hành động. Một cơ cấu tổ chức bán hàng hợp lý sẽ giúp cho công ty phát huy tối đa các nguồn lực thông qua việc sử dụng đúng ngƣời, đúng việc, sử dụng các phƣơng tiện đúng nhiệm vụ, đúng yêu cầu nhằm đạt đƣợc các mục tiêu đã đặt ra, từ đó giúp cho công ty phát triển ổn định và ngày càng thành công hơn trên thƣơng trƣờng. Bên cạnh đó, một số yếu tố làm cơ sởđể xây dựng cơ cấu tổ chức bán hàng hợp lý nhƣ: Chiến lƣợc bán hàng, đặc điểm kênh phân phối, đặc tính của sản phẩm, quy mô doanh nghiệp, khách hàng hiện tại và tiềm năng…
6.3. Xây dựng định mức cho lực lƣợng bán hàng
6.3.1. Khái niệm và tầm quan trọng của việc xây dựng định mức cho lực lượng bán hàng lượng bán hàng
* Khái niệm định mức bán hàng:
Định mức hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng giao cho mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lƣợng bán hàng phải đạt
đƣợc trong một khoảng thời gian nhất định.
* Tầm quan trọng của việc xây dựng định mức cho lực lượng bán hàng
- Định mức bán hàng đƣợc sử dụng làm tiêu chuẩn kiểm soát: Một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm về các nhân viên bán hàng không thể giành tất cả thời gian
để kiểm soát hoạt động của họ. Lúc này hạn ngạch đƣợc coi là công cụ để kiểm soát hàng ngày trong hoạt động quản trị.
- Định mức bán hàng là cơ sở để định hƣớng hoàn thành mục tiêu và khích lệ
lực lƣợng bán hàng.Việc hoàn thành định mức thƣờng gắn liền với những lợi ích tài chính mà nhân viên bán hàng có thể đƣợc hƣởng.Vì vậy việc đề ra định mức có tác
121 dụng lớn trong việc khuyến khích nhân viên bán hàng nỗ lực hoàn thành định mức đã đề ra.
- Định mức bán hàng là sơ sở đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực
lƣợng bán hàng. Đây đƣợc coi là tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá việc thực hiện của
nhân viên bán hàng. Các nhân viên bán hàng không đảm bảo hoàn thành định mức, có
thể sẽ nhận đƣợc sự quan tâm nhiều hơn của nhà quản trị(hƣớng dẫn, động viên…)
6.3.2. Các loại định mức bán hàng
* Định mức trên cơ sở kết quả: là định mức về khối lƣợng hàng hoá đƣợc bán
ra, sốlƣợng khách hàng cần có, sốlƣợng tiền thu đƣợc. Đƣợc thể hiện qua:
- Khối lƣợng hàng bán: định mức đƣợc thể hiện qua tổng khối lƣợng bán đƣợc giao cho một bộ phận nhất định. Đơn vị đo lƣờng thể hiện qua khối lƣợng bán hoặc doanh thu.
- Khách hàng: Loại định mức này tập trung vào gìn giữ hoặc thu nhận khách hàng hoặc ngƣời đặt mua. Là sự phản ánh trực tiếp chiến lƣợc của công ty. Họ thƣờng là sự phản ánh trực tiếp chiến lƣợc chung của công ty. Ví dụ, khi chiến lƣợc chung quy
định đạt mục tiêu chung bằng cách tăng dần sự xâm nhập thị trƣờng, các định mức có thể đề ra trên cơ sở tăng khối lƣợng bán đối với khách hàng hiện có. Mặt khác, nếu doanh nghiệp đang cố gắng tham gia vào thị trƣờng mới, doanh nghiệp có thể tăng hệ
thống phân phối bằng cách tăng thêm lƣợng khách hàng mới. - Tài chính: có ba dạng định mức về tài chính gồm:
+ Lợi nhuận khu vực: định mức này tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của một khu vực xác định.
+ Tổng lãi gộp: Là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận trong khi phá vỡ các
khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực. Cách xác định này làm nhân viên bán hàng
cố gắng bán các sản phẩm có tổng lãi gộp cao hơn là các sản phẩm dễ bán.
+ Kiểm soát chi phí: Là định mức thông dụng nhất, thực chất là các giới hạn về
ngân sách mà ngƣời bán hàng không đƣợc vƣợt quá.
* Định mức trên cơ sở hành vi ứng xử:
Định mức theo kết quảthƣờng hƣớng thẳng tới các mục đích tài chính của công
ty. Định mức trên cơ sở hành vi ứng xửđôi khi còn đƣợc gọi là định mức hoạt động, cho thấy rằng có những hành vi nhất thiết của nhân viên bán hàng phải thi hành khi bán hàng, chúng có thể không tạo ra kết quả bán hàng ngay tức thời. Định mức theo
hành vi đƣợc xét theo quy định số các hoạt động cần thực hiện trong một thời gian cụ
thể nhƣ số lần gọi bán trong ngày, số lần gọi chào hàng trong ngày, số lần trƣng bày
bán lẻ, số lần gọi dịch vụ, số thƣ chào đƣợc gửi đi, số cuộc hội thảo, số lần gặp mặt khách hàng...
122 Đối với định mức này có hai vấn đề quan trọng nổi lên: Thứ nhất, chúng chỉ đo lƣờng đƣợc công sức bỏ ra chứ không đo lƣờng đƣợc chất lƣợng, Thứ hai, nhân viên bán hàng cần ghi lại các hoạt động hàng ngày bằng các thủ tục báo cáo, điều này sẽ
làm cho công việc giấy tờ của nhân viên và giám đốc sẽ nhiều hơn.
*Kết luận: dạng định mức thông dụng nhất là dựa trên kết quả bán hàng. Trong thực tiễn các công ty thƣờng sử dụng nhiều dạng định mức bởi vì không có một loại riêng biệt nào đƣợc áp dụng thành công cho tất cả các trách nhiệm của nhân viên bán hàng.
6.3.3. Các căn cứ xây dựng định mức cho lực lượng bán hàng
Định mức cho lực lƣợng bán hàng ở mỗi doanh nghiệp khác nhau là khác nhau, thậm chí tại một doanh nghiệp ở mỗi thời điểm khác nhau cũng có định mức khác nhau.Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp là cơ sở để xác định về số lƣợng và chất
lƣợng nhân viên bán hàng cần có, cũng nhƣ sản lƣợng trung bình mỗi nhân viên bán hàng cần đạt đƣợc trong một khoảng thời gian nhất định. Để xác định định mức bán hàng của doanh nghiệp ngƣời ta thƣờng lấy căn cứ từ các yếu tố sau
+ Mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp: Đây là một phần rất quan trọng của kế
hoạch bán hàng vì nó phản ánh những kết quả cần đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp. Mục tiêu bán hàng thƣờng đƣợc xác định theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và dựa trên kết quả của dự báo bán hàng.
+ Chính sách bán hàng của doanh nghiệp Xác định các hoạt động bán hàng : Để đạt đƣợc mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp cần phải xác định đƣợc các hoạt động cần thiết trong công tác bán hàng. Các hoạt động này cần xác định theo nội dung và quy
trình bán và đƣợc phân bổ cho các cá nhân trong lực lƣợng bán hàng với các chức
năng nhiệm vụđã đƣợc quy định. Hoạt động bán hàng cần đƣợc làm rõ về kết quảđạt
đƣợc, thời gian hoàn thành và các nguồn lực để thực hiện (thời gian, chi phí, tiến độ, công nghệ…)
+ Các chƣơng trình bán hàng: Nhà quản trị có thể tập hợp các hoạt động bán
hàng để thực hiện một ý đồ hay mục tiêu bán hàng trong một thời gian nhất định. Các
chƣơng trình này thƣờng hƣớng vào các các mục tiêu gia tăng lợi ích cho khách hàng,
lôi kéo, giữkhách hàng, tăng doanh số bán. Ví dụcác chƣơng trình khuyến mãi, chăm sóc khách, tƣ vấn miễn phí, các dịch vụ hỗ trợsau bán…
+ Ngân sách cho hoạt động bán hàng: Ngân sách bán hàng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế- tài chính của công tác bán hàng, phối kết hợp hoạt động của lực lƣợng bán hàng ở các cấp, các bộ phận và cá nhân, tăng cƣờng công tác kiểm soát bán hàng thông qua các chỉ tiêu tài chính.
+ Cơ cấu lƣơng phòng bán hàng: Gồm
- Lƣơng cơ bản
123 - Thƣởng khuyến khích căn cứ doanh sốvƣợt chỉ tiêu
- Các khoản hỗ trợ: điện thoại, chi phí thị trƣờng, phụ cấp xa nhà…
Chỉ tiêu và cơ sởtính lương
Chỉ tiêu tính lƣơng:Căn cứ vào chỉ tiêu doanh số, Chỉ tiêu thu hồi công nợ, Chỉ
tiêu bao phủ thịtrƣờng.
Cơ sở xét duyệt: Căn cứ vào báo cáo bán hàng tháng, Hoá đơn đầu ra, Tình hình thu hồi công nợ.
Ví dụ: Hệ thống lƣơng và kiểm soát báo cáo tính lƣơng tại Công ty X - Cơ cấu lƣơng phòng kinh doanh: Gồm:
+. Lƣơng cơ bản
+. Thƣởng hoàn thành chỉ tiêu doanh số
+. Thƣởng khuyến khích căn cứ doanh sốvƣợt chỉ tiêu
+. Các khoản hỗ trợ công tác: chi phí điện thoại, chi phí thị trƣờng, phụ cấp xa nhà. - Lƣơng đƣợc lĩnh: ĐVT: 1.000đ Chức vụ Lƣơng cơ bản Thƣởng hoàn thành chỉ tiêu Thƣởng theo doanh sốvƣợt kế hoạch Hỗ trợ công tác phí Điện thoại Đi thị trƣờng Phụ cấp xa nhà Trƣởng phòng 10.000 500 %DS vƣợt 700 Thực tế - Trƣởng chi nhánh 7.000 400 %DS vƣợt 500 Thực tế 500 Quản lý khu vực 5.000 300 %DS vƣợt 300 Thực tế 300 Đại diện bán hàng 4.500 200 %DS vƣợt 200 Thực tế -
Bảng 6.1: Cơ cấu lƣơng phòng bán hàng
6.4. Tuyển dụng và đào tạo lực lƣợng bán hàng của doanh nghiệp
6.4.1. Tuyển dụng lực lượng bán hàng
6.4.1.1 Khái niệm tuyển dụng lực lượng bán hàng
Tuyển dụng lực lƣợng bán hàng là quá trinh tìm kiếm và lựa chọn nhân sựđáp ứng đƣợc các yêu cầu của doanh nghiệp về các chức danh bán hàng
124 Vai trò của tuyển dụng lực lƣợng bán hàng: Công tác tuyển dụng lực lƣợng bán
hàng đƣợc thực hiện bài bản sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển đƣợc các ứng viên
có năng lực phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời có thể tiết kiệm đƣợc các khoản chi phí không cần thiết nhƣ chi phí đào tạo lại nhân viên, chi phí cơ hội, chi phí sa thải…
6.4.1.2 Nguồn tuyển dụng
Đểcó đƣợc lực lƣợng bán hàng đáp ứng tốt nhu cầu công việc về số lƣợng và chất lƣợng thì ngay từ khâu tuyển dụng chúng ta phải xác định đƣợc thị trƣờng lao
động nơi doanh nghiệp cần nhân lực có những nguồn cung cấp lao động nhƣ thế nào.
Sau đây là những nơi cung cấp nhân lực cho lực lƣợng bán hàng: