III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
2. Nội dung các bước
a. Chuẩn bị
Bạn hay run sợ khi đứng nói chuyện trước đám đông? Tôi cũng vậy và các nhà diễn thuyết chuyên nghiệp khác cũng vậy. Thậm chí khi có một chút căng thẳng nhất định lại làm cho người ta có thêm tính sáng tạo. Tuy nhiên nếu quá lo sợ thì lại làm hỏng bài phát biểu. Bạn có thể làm giảm bớt sự căng thẳng bằng sự chuẩn bị.
Hãy biết mình
Nếu được mời nói chuyện về đề tài nào đó bạn nên tự biết mình có nắm vững nội dung, có đủ tư liệu để trình bày không, hay nhận đại để nói loanh quanh làm mất thời gian
người nghe. Con người, cương vị, thành phần xã hội của ta có dễ được người nghe chấp nhận hay không? Mình có phù hợp với đề tài đó hay không?
Thường cử tọa chỉ lắng nghe, nếu người thuyết trình có uy tín. Vì vậy, cái quyết định người thuyết trình có phù hợp để truyền đạt một thông điệp hay không là sự tin tưởng của cử tọa đối với lập trường và trình độ thành thạo của người thuyết trình.
Hơn nữa, nếu tầm quan trọng của yến đề không ngang tầm người thuyết trình thì sẽ nảy sinh sự mất tin tưởng. Ở đây chúng ta có hai ví dụ, Tổng giám đốc tập hợp các nhân viên lại chỉ để thông báo là phòng vệ sinh đã được sơn trắng, các nhân viên sau khi giải tán sẽ phân vân hỏi nhau ông ta thực sự muốn nói cái gì. Hoặc một nhân viên nào đó tuyên bố nhà máy đã bị đóng cửa, người nghe sẽ không tin anh ta và đòi hỏi chứng cớ.
Nếu chúng ta có trách nhiệm tổ chức một cuộc họp, một buổi nói chuyện, chọn lựa báo cáo viên thật phù hợp với đề tài là vấn đề hàng đầu.
Hãy tìm hiểu đối tượng
Khi được mời nói chuyện bạn cần phải biết cử tọa là ai. Họ có những đặc điểm gì (giới tính, tuổi tác, học vấn, nghề nghiệp, xu hướng chính trị v.v…), họ có nhu cầu thông tin gì? Động cơ nào khiến họ đến nghe báo cáo: vì thiết tha muốn học hỏi hay vì bắt buộc phải đi nghe? Một người biết về tâm lý truyền thông luôn luôn tìm hiểu đối tượng trước khi bắt đầu nói chuyện. Việc này có thể được tiến hành bằng: nhiều cách. Ví dụ như xem danh sách (trích ngang) của khách mời, tới dự buổi sinh hoạt trước nếu đây là sinh hoạt thường kỳ, tiếp xúc với vài cá nhân trong cử tọa khi chờ đợi. Cuộc tìm hiểu đối tượng không ngừng ở khâu chuẩn bị mà còn tiếp tục trong lúc nói chuyện bằng cách quan sát, nắm bắt sự phản hồi của họ để tiếp tục điều chỉnh nội dung và phương pháp truyền đạt.
Để đạt được sự đồng điệu giữa người nghe và người thuyết trình thì bài phát biểu cần phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm.
Chuẩn bị nội dung
Trước khi xác định nội dung, bạn cần phải biết là mình muốn đạt được mục đích gì. Bạn muốn nói để thông tin, để thuyết phục hay là để góp vui? Ngoài mục đích tổng quát (này, bạn cần xác định những mục tiêu cụ thể rõ ràng. Ví dụ, mục đích tổng quát là thông tin, mục tiêu cụ thể có thể là giúp cho nhân viên nắm được những thay đổi mới nhất
trong luật lao động; mục đích tổng quát là thuyết phục, thì mục tiêu cụ thể có thể là làm cho người lao động ủng hộ mình trong cuộc bầu cử sắp tới.
Mục đích cuối cùng của bài nói chuyện là một sự thay đổi nơi người nghe, nếu không đạt được kết quả này thì việc làm của bạn coi như là vô ích. Tốt nhất là bạn phải đặt những mục tiêu cụ thể mà có thể kiểm tra được sau buổi thuyết trình.
Ví dụ: Sau buổi giới thiệu sản phẩm bạn hy vọng: 30% người nghe ký kết hợp đồng, 40% xin tới nhà máy thảo luận tiếp. Sau buổi nói chuyện với nhân viên về vấn đề kỷ luật lao động, bạn hy vọng ý thức kỷ luật được nâng cao, số vụ vi phạm kỷ luật sẽ giảm xuống.
NÓI GÌ tùy thuộc vào việc bạn biết rõ mình MUỐN GÌ? Và đối với AI? (đã nói ở trên). Để thuyết trình có hiệu quả, bạn không nên ôm đồm quá nhiều mục tiêu.
Sau khi đã xác định mục tiêu, bạn tiến hành soạn thảo nội dung. Một bài thuyết trình thường được chia ra làm ba phần: mở đầu, nội dung chính và kết luận.
Trong phần mở đầu, người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe và có thể phác qua nét lớn nội dung sẽ trình bày, để mọi người chuẩn bị theo dõi được sẵn sàng hơn.
Ở đây bạn phải nắm được quy luật của sự chú ý là: Sự tập trung chú ý cao nhất của người nghe được diễn ra chỉ trong vòng 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng của bài phát biểu: Ban đầu người ta tập trung chú ý để xem bài diễn thuyết nói về cái gì và vào lúc sắp kết thúc người ta tập trung để dẫu sao cũng không bỏ qua ý chính của buổi nói chuyện, mặc dù trước đó có thể chẳng nghe gì cả. Còn giữa hai cao điểm đó thì nói chung người ta chú ý tương đối kém, thỉnh thoảng có những đợt sóng nhô cao tùy vào khả năng gây chú ý của bài phát biểu. Chính vì thế chúng ta cần phải lợi dụng vào những thời điểm gia tăng sự chú ý của cử tọa. Những câu nói đầu tiên cần phải lôi cuốn được họ, làm cho họ quan tâm và thích thú. Những lời nói đầu tiên không chỉ đơn thuần là nhập đề mà còn phải gây được sự quan tâm và chiếm được sự cảm tình của cử tọa.
Phần nội dung chứa đựng những một số tư tưởng hay ý kiến then chốt. Đó là những điều mà bạn muốn tìm cách ấn sâu vào trí óc người nghe. Để lôi cuốn được người nghe, những ý tưởng phải được xây dựng một cách logic. Bài phát biểu phải được phát
triển dưới dạng một chuỗi các luận điểm và luận cứ, một luận điểm này xuất phát từ một điểm khác, một ý này xuyên sang một ý khác với một logic chặt chẽ. Sự chuyển tiếp từ ý này sang ý khác cần phải thực hiện một cách cẩn thận để khỏi mất sự mạch lạc của câu chuyện.
Để duy trì được sự chú ý của người nghe, bạn cần triển khai nội dung sao cho người nghe như phải tự hỏi: “A rồi sao nữa?", “Vì sao vậy?"… Những lời giải thích của bạn cho những câu hỏi này sẽ được người nghe tiếp nhận một cách tích cực.
Muốn trình bày một luật điểm nào đó một cách thuyết phục bạn cần chuẩn bị những ví dụ, những số liệu để minh chứng cho nó. Ý kiến cho rằng các nước phát triển quan tâm đến việc quảng cáo rất lớn phải được minh họa bằng những con số cụ thể: năm 1993 Mỹ chi ra 120 tỷ USD cho quảng cáo, Pháp chi 60 tỷ Fr, Nhật bản chi hết 4000 tỷ yên. Nếu có nhiều số liệu, bạn cần phải có bảng biểu, có sơ đồ minh họa.
Để nội dung bài phát biểu ăn sâu vào trí óc của người nghe, bạn cần chuẩn bị thêm những trích dẫn của các nhân vật nổi tiếng để minh họa, những giai thoại về một nhân vật nào đó. Ví dụ, khi nói về vai trò của ý chí trong việc hình thành tài năng con người, bạn có thể kể về Edison – “Ông ta làm việc 18 tiếng đồng hồ mỗi ngày, làm việc như vậy cho tới tận 50 tuổi mới tự cho mình xả láng một chút bằng cách giảm giờ làm 30 phút mỗi ngày và Edison làm việc như vậy cho tới tận 80 tuổi mới chết, để lại cho nhân loại hơn một ngàn bằng phát minh sáng chế”. Các câu chuyện rút ra từ thực tế của bản thân bạn về những vấn đề mà bạn đang trình bày sẽ rất có giá trị thuyết phục.
Tuỳ vào nội dung, vào đối tượng của buổi thuyết trình mà bạn có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện khôi hài, những câu nói đùa dí dỏm giúp cho bầu không khí đỡ căng thẳng trong những thời điểm nhất định. Tuy nhiên, mọi cái phải đúng liều, đủ lượng. Tiếng cười là phản ứng làm mê hoặc nhất của con người, nhưng xét về hiệu quả trình bày thì quá nhiều tiếng cười lại còn nguy hiểm hơn là quá nhiều sự kiện. Người nghe nhớ cái gì? - câu pha trò, hoặc câu pha trò để minh họa điều gì? Khôi hài gắng gượng cũng nguy hiểm đối với người thuyết trình.
Trong phần kết bạn nhắc lại những điểm then chốt của nội dung đã được trình bày. Tùy vào tính chất của bài phát biểu mà phần cuối có thể chứa dựng lời chúc mừng, những
nhiệm vụ cho tương lai, những vấn đề nêu ra để người nghe giải quyết, lời kêu gọi và những khẩu hiệu… Và dĩ nhiên bạn cần dành thời gian để giải đáp các thắc mắc từ người nghe.
Sau khi đã xác định nói cái gì, bạn tiến hành chuẩn bị các bản ghi sẵn. Rất ít người thuyết trình có hiệu quả mà không còn có bản ghi sẵn. Nếu chỉ ỷ lại trí nhớ, bạn có thể gặp tai họa do bỏ sót các sự kiện hoặc buộc phải im lặng. Bản ghi sẵn làm cho bạn tự tin hơn và đặt mình vào kỷ luật đồng thời hạn chế việc nói lan man, rông dài.
Có hai dạng bản ghi nhớ: bản ghi các tiêu đề và bản thảo ghi toàn văn. Tuy nhiên, bản ghi đầu đề là, phổ biến hơn cả, với những điểm chính được gạch chân và các số liệu được liệt kê bên dưới. Bạn cũng có thể ghi chú bên lề về một giai thoại hoặc một ví dụ minh họa nào đó. Kiểu ghi sẵn này cho phép bạn trình bày một cách uyển chuyển và có thể tùy cơ ứng biến dựa vào phản ứng của người nghe: Bạn nên nhớ rằng, chính những câu nói sinh động. chứ không phải là những câu khô cứng, đúc sẵn, mới làm cho thính giả cảm động để tiếp nhận ý kiến của mình.
Bản thảo toàn văn lại có hai cách sử dụng. Hoặc bạn học thuộc lòng bài nói chuyện. Đây là kiểu thuyết trình hạn chế nhất, bởi vì bạn hầu như không thể xoay chuyển được theo ý kiến phản hồi của người nghe. Hơn nữa, khi bạn quên mất một đoạn nào đó thì có thể bài phát biểu sẽ bị hỏng. Bạn có thể sử dụng bản ghi sẵn toàn văn để đọc trước cử tọa. Cách này thường áp dụng đối với những bài phát biểu với những số liệu phức tạp đòi hỏi phải chính xác, hoặc trong trường hợp thời gian bị hạn chế một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, kiểu thuyết trình này tạo ra sự xa cách giữa diễn giả và cử tọa do không có sự tiếp xúc bằng mắt.
Rèn luyện giọng nói
Trong nghệ thuật diễn thuyết giọng nói đóng vai trò hết sức quan trọng. Một giọng nói tất phải có ba điều kiện. Thể nhất là nhiều cường độ: tiếng nói càng to, càng mạnh thì càng dễ làm rung chuyển người nghe; để tiếng nói được to thì bạn cần tập thở và khi nói phải biết lấy hơi ở ngực hoặc ở bụng chứ đừng lấy hơn ở cuống họng mà tạo ra giọng nói khó nghe. Thứ hai là âm vực phải rộng, tức là có thể phát ra từ những giọng thật trầm đến những giọng thật bổng. Người có âm vực rộng thì mới có đủ phương tiện để diễn tả tình
cảm: giọng trầm và ngập ngừng mô tả sự sợ sệt, giọng trầm và đều đều tả sự buồn bã chán nản, giọng thật bổng vừa nhanh, vừa dục giặc tả sự giận dữ,v.v… Để luyện giọng, bạn có thể ngậm miệng và ngân nga từ giọng thật trầm đến giọng thật bổng. Thứ ba là có nhiều âm sắc: âm sắc là đặc tính riêng biệt của mỗi giọng nói, có giọng thì trong trẻo, có giọng thì the thé, chính âm sắc mà làm cho giọng nói dễ thương hay dễ ghét. Người nói bằng giọng óc có thể sửa giọng bằng cách đưa lưỡi tới trước lúc nói. Người có giọng the thé có thể làm cho giọng trong trẻo bằng cách hít hơi vào nhiều và lúc nói tống mạnh hơi ra, hoặc lúc nói đưa hàm hạ ra trước.
Ngoài việc chú ý tới việc luyện giọng ra, bạn cần tập cách nhấn giọng cho đúng, cách dùng ngữ điệu, uốn giọng cho phù hợp với ý nghĩa của câu nói.
Địa điểm nói chuyện
Một phòng thuyết trình được sắp xếp tốt sẽ nâng cao hiệu quả buổi nói chuyện. Khoảng cách giữa người thuyết trình và cử tọa thường là khoảng cách của vùng công cộng (xem chương 2). Người thuyết trình sẽ tiếp xúc bằng mắt với người nghe như là phương tiện kiểm tra và điều này sẽ khó khăn nếu ai đó ngồi quá gần.
- Bạn cần phải chọn một không gian chứa vừa đủ lượng khán giả. Đừng quá chật, nhưng cũng đừng quá rộng làm loãng không gian buổi nói chuyện. Cử tọa cần phải tạo thành một khối thống nhất chứ không phải chỉ là một tập hợp các cá nhân rời rạc.
- Cần phải có chỗ để các bản ghi chép, có đủ chỗ để đèn chiếu và các thiết bị nghe nhìn khác (nếu cần thiết).
- Hệ thống âm thanh như thế nào? Sử dụng nó ra làm sao?
- Để người nghe không bị phân tán chú ý thì nên dẹp bỏ những thứ không cần thiết sau người thuyết trình như: những bảng biểu, tranh ảnh không liên quan, xóa đi những gì không cần thiết đã được viết trên bảng… Sẽ sai lầm nếu như trong phòng học dùng cho những buổi học về quản lý đào tạo mà trên tường, bên cạnh người thuyết trình có treo một bảng hệ thống tuấn hoàng các nguyên tố hóa học. Trong khi học, ai cũng mất một khoảng thời gian để quan sát bảng này, nhà hóa học thì để chắc chắn rằng mình còn nhớ, người không trong ngành thì cố gắng suy nghĩ để hiểu bảng này, kết quả là chẳng ai chú ý tới người thuyết trình cả.
Chuẩn bị tinh thần
Nếu bạn quá run sợ trước khi thuyết trình thì khó có thể đạt được kết quả mong muốn. Cần phải tự tin để khiến cho cử tọa lắng nghe. Tính thiếu tự tin có thể được hạn chế nhờ chủ động thư giãn, có ý thức cử động chậm hơn và tập trung giảm tiêu phí sức lực một cách có cân nhắc.
Bạn hãy thư giãn để có được một vài hơi thở dài và sâu hít đầy lồng ngực và kích thích cơ hoành làm việc. Một phương pháp lấy tinh thần khá đơn giản là thở vào ba lần đều đặn và thở ra tới chín lần đều đặn; thở vào bốn lần và thở ra mười hai lần, vân vân. Trước khi bước ra bục nói chuyện, bạn nên mỉm cười nhiều lần tới mức có thể được vì điều này sẽ xóa bỏ những dấu vết tư lự lo âu và làm dịu nét mặt của bạn.