III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
b. Các nguyên tắc giao tiếp với cấp dướ
1) Hãy tin và tín nhiệm nhân tài
Tuyển chọn người tài đã khó, nhưng sử dụng họ lại còn khó hơn. Sử dụng con người trước tiên phải tin và tôn trọng họ. Nếu họ được tôn trọng và trọng dụng, họ sẽ làm việc hết mình, không nề khó khăn. Tin vào nhân tài và trao quyền đầy đủ cũng là phương pháp đưa doanh nghiệp đến thành công. Giám đốc chỉ đạt sản xuất kinh doanh, quyết định mọi vấn đề, nhưng không có nghĩa là độc đoán, chuyên quyền. Đối với các vấn đề quan trọng nên trưng cầu ý kiến của cán bộ cấp dưới. Một khi để thành nghị quyết thì giao cho các bộ phận chức năng thực hiện, đồng thời tôn trọng quyền lợi của họ. Như thế họ mới tích cực phát huy tài năng của mình, dám nghĩ dám làm, hết lòng phụng sự cho doanh nghiệp.
2) Hãy dùng người như dùng mộc
Nhà quản trị cao nhìn thấy được năng lực, sở trường của nhân viên và phải lượng tài sử dụng, tài lớn thì làm việc lớn, tài nhỏ thì làm việc nhỏ. Và cũng cần phải biết rằng, trên đời này hiếm có ai được vẹn toàn vẹn mỹ, mà mỗi người có những ưu, nhược điểm của mình. Vì vậy sử dụng nhân tài là phải nắm được đặc điểm của họ, khai thác tài năng và đánh bỏ khuyết tật của họ.
Nếu vì lý do nào đó mà làm cho một số tài năng mai một đi, sau đấy mới phát hiện thì nên vượt qua những định kiến, mạnh dạn mời họ ra làm việc và giao phó công việc phù hợp cho họ.
3) Hết sức quan tâm đào tạo bồi dưỡng nhân tài
Tài năng của con người không phải được sinh ra, mà là được hình thành và phát triển trong hoạt động và học tập. Vì vậy sử dụng con người cần nhấn mạnh công tác đào tạo, cần hết sức quan tâm bồi dưỡng nhân tài. Đối với các doanh nghiệp, cần phải có kế hoạch bồi dưỡng đào tạo cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật, để lớp lớp nhân tài kế thừa nhau. Đối với đội ngũ cán bộ hiện hữu cũng nên tổ chức cho họ dự các khóa đào tạo, nhằm đổi mới kiến thức, bắt kịp tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện đại. Chỉ khi nào doanh
nghiệp có đội ngũ cán bộ giỏi thì mới có cơ may đứng vững trên thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
4) Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới
Bởi vì việc nắm bắt ý kiến cấp dưới có rất nhiều cái lợi như: thứ nhất là biết được tình hình hoạt động của tập thể có gì khó khăn có gì thuận lợi; thứ hai là biết được tâm tư nguyện vọng của quần chúng để kịp thời thỏa mãn; thứ ba là biết được mức độ chính xác và hợp lý của những quyết định, chính sách mà mình đã đưa ra; thứ tư là lợi dụng được sức mạnh trí tuệ của tập thể; thứ năm là khuyến khích tính tích cực sáng tạo của họ.
5) Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới
Con người luôn muốn được người khác tôn trọng. Nếu bạn biết tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới, lắng nghe ý kiến đúng đắn của họ, thì họ sẽ phấn khởi, làm việc hăng say và có hiệu quả. Bạn không những cần quan tâm tới bản thân họ, mà còn phải quan tâm đến đời sống, sức khỏe và gia đình họ. Thử nói rằng, nếu cấp dưới gặp khó khăn lớn, hoặc người thân ốm nặng, con cái họ xây dựng gia đình, bạn đến cùng chia vui buồn với họ, họ sẽ biết ơn và sau này giám đốc giao việc họ cũng sẽ cố gắng thực hiện hết mình.
6) Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim
Trong một doanh nghiệp, quan hệ giữa nhà quản trị và nhà viên là mối quan hệ giữa con người và con người khá quan trọng. Nhà quản trị có giành được sự đồng tình, ủng hộ, tín nhiệm của nhân viên hay không, sẽ liên quan đến sự thành bại của doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để dành được cảm tình của họ? Hãy thực hiện lời khuyên của Da le Carnegie “Thành thực quan tâm tới mọi người. Nếu chúng ta sốt sắng thành thật quan tâm tới người khác thì chỉ trong hai tháng sẽ có nhiều bạn thân hơn la hai năm gắng công bắt người khác quan tâm tới mình. Hãy biết quên mình và thương người". Trong quản lý, không nên chỉ biết dùng mệnh lệnh chỉ thị để giao tiếp với nhân viên, mà còn phải biết tăng cường những mối quan hệ tâm lý, tình cảm nữa. Chính vì thế mà các nhà doanh nghiệp giỏi chủ trương quản lý doanh nghiệp bằng nhân đức. Họ biết rằng, không những phải trả lương xứng đáng cho nhân viên, mà còn chú ý cải thiện phúc lợi như nghỉ phép, tặng quà, tham dự lễ sinh nhật của nhân viên, tham dự đám cưới của con cái họ… Không những thế mà còn quan tâm đến những việc nhỏ nhặt như con cái họ vào mẫu
giáo, lên cấp học, ngày lễ, tết thăm hỏi… làm các công nhân thấy ấp áp tình người, thêm gắn bó với doanh nghiệp.
7) Đừng bao giờ quên lời hứa
Mỗi khi đã hứa với nhân viên điều gì thì cần phải cố sức thực hiện. Trong quá trình thực hiện gặp khó khăn thì tìm cách giải quyết, hoàn thành đến nơi đến chốn để lấy lòng tin của nhân viên. Có một giám đốc nọ bốc đồng nói với công nhân rằng: hiện nay công ty đang gặp khó khăn, nên tạm ngưng tăng lương và cải thiện phúc lợi. Khi nào lợi nhuận tăng lên công ty sẽ tăng lương và phúc lợi". Sau này lợi nhuận của công ty tăng trưởng một cách nhanh chóng, nhưng vì lý do tập trung vốn để mở rộng thêm qui mô sản xuất, nên giám đốc không thực hiện được lời hứa làm cho mọi người thất vọng. Từ đó công nhân làm việc chểnh mảng, doanh nghiệp trở nên ly tán nhân tâm, xuất hiện những hiện tượng tiêu cực có nguy cơ dẫn đến phá sản.
8) Khen, chê kịp thời
Có thể nói rằng bất kỳ cán bộ to hay nhỏ, người công nhân làm việc lâu năm cho đến người mới được tuyển mộ đều thích được khen và không muốn bị chê. Quả là như vậy, nhưng khen, chê như thế nào thì có tác đụng tốt hoặc ngược lại?
Khen như thế nào? Khen thường bất cứ với hình thức nào, cá nhân hay tập thể đều có tác dụng kích thích rất lớn. Mỗi con người đều có cố gắng làm cho mọi người trong tập thể thừa nhận nhân cách của mình. Cho nên đối với nhân viên, bất cứ sự khen thưởng nào cũng đều là phương tiện để khẳng định mình trước những người xung quanh. Thực tiễn cho thấy rằng, đối với những người có thành tích thì thích được đánh giá và khen trực diện và công khai trước mọi người. Ngày nay có những ý kiến cho rằng không cần phải thi đua, khen thưởng gì hết, chỉ cần trả lương cao cho nhân viên thì khắc họ sẽ làm việc tốt hơn. Điều đó mới chỉ đáp ứng một mặt ("yếu tố vệ sinh tinh thần” trong mô hình của Herzberg) mà thôi, chứ chưa có “yếu tố động viên". ông cha ta đã có câu “một nén tiền công không bằng một đồng tiền thưởng” quả đúng vậy. Thực tế cho thấy rằng tiền thưởng không đáng là bao, nhưng nó kích thích rất lớn, làm cả người được khen thưởng phấn chấn trong công tác hơn, tự hào và hãnh diện hơn nhiều.
Nhà quản trị chớ nên quên rằng khen thưởng chỉ có tác dụng tích cực thật sự nếu khen một cách khách quan, đúng lúc với từng đối tượng và sự cống hiến của họ. Nếu chúng ta đánh giá cao công lao của người này, mà lại hạ thấp thành tích của người khác thì sẽ mất tác dụng động viên. Người được khen quá mức sẽ tự mãn, dễ dãi với bản thân, còn người có cố gắng, có thành tích mà không được biểu dương kịp thời thì sẽ sinh chán nản, tính tích cực và ý chí phấn đấu sẽ giảm sút.
Chê như thế nào? Chê trách, phê phán là cả một nghệ thuật của nhà quản trị. Làm sao cho người dưới quyền có khuyết điểm nhận ra lỗi và thiếu sót của mình, không tự ái, không tức tối, không đau khổ là những việc không dễ đàng. Cho nên sự phê bình của nhà quản trị phải luôn luôn xuất phát từ sự chân tình, thân ái với động cơ trong sáng, với mục đích là làm cho người có khuyết điểm tiếp thu được ý kiến phê bình một cách thoải mái, để trong công tác và việc làm tốt hơn, tiến bộ hơn.
Nhà quản trị cần nhớ rằng, đối với những người có sai lầm, có khuyết điểm thì không nên phê bình họ trước một người thứ ba. Vì như vậy họ sẽ dễ mặc cảm bị hạ thấp. Cho nên tốt nhất là nên gặp gỡ và trao đổi góp ý riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ thích hợp với tâm trạng của người góp ý và người bị góp ý. Không bao giờ được tỏ thái độ thô bạo, lăng nhục và xúc phạm với người có khuyết điểm hoặc thiếu sót. Việc chê trách hay phê bình một người chỉ có hiệu quả nếu nhà quản trị biết bắt đầu bằng việc chỉ ra những ưu điểm của người đó, tiếp sau đó là những sai lầm đã mắc phải và cuối cùng là hãy động viên bày tỏ sự tin tường của mình vào việc khắc phục và sửa chữa thiếu sót của họ.