III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
b. Tạo mối quan hệ
Bây giờ bạn đã đứng trước mặt cử tọa. Bạn cần phải tạo được mối quan hệ và sự tiếp xúc thuận lợi cho buổi nói chuyện. Để tạo được ấn tượng ban đầu tốt, bạn cần lưu ý những điểm sau:
- Trước hết người nghe chú ý tới ngoại hình của bạn. Cách ăn mặc thể hiện thái độ của bạn đối với mọi người. Hãy ăn mặc cẩn thận và phù hợp với nội dung buổi thuyết trình. Tuy nhiên ngoại hình cũng có thể làm phân tán tư tưởng người nghe. Những tiếng xì xào như: “Ồ ông ta có chiếc cà vạt sặc sỡ thế”, “Chắc chiếc lắc bà ta mang có khi tới vài cây”… sẽ không có lợi cho sự tập trung chú ý.
- Tư thế là sự thể hiện uy quyền. Phong thái tự tin của bạn có thể khiến cho cử tọa tin rằng tất cả những gì sắp nói là có ý nghĩa.. Bạn cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tày vào túi quần. Một tư thế còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi. Tay chân lúi búi, đầu gối run run là dấu hiệu của sự lo lắng. Hãy xuất hiện trước cử tọa một cách tự tin và tỏ ra hào hứng với buổi nói chuyện.
- Hãy nhìn thẳng vào khán giả với ánh mắt tôn trọng và quan tâm.
- Bạn hãy tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ tọa sẽ giới thiệu bạn với khán giả) và đề tài buổi nói chuyện. Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà bạn giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì. Phần giới thiệu thường không nên qua hai phút, trừ những trường hợp đặc biệt.
Có rất nhiều cách mở đầu bài nói chuyện, tùy vào nội dung mà bạn có thể chọn một trong những cách sau đây:
+ Dẫn nhập trực tiếp:
Bạn nhắc lại tên đề tài, nói rõ mục đích và những vấn đề chính của bài nói chuyện. Ví dụ, “Kính thưa các quí vị, đề tài của chúng ta hôm nay là - Phương pháp chiết khấu thương phiếu. Tôi sẽ trình bày bốn điểm chính sau đây:
- Nguyên tắc tổng quát. - Rủi ro của chiết khấu.
- Các đảm báo của tín dụng chiết khấu. - Tái chiết khấu.
Bây giờ tôi bắt đầu vấn đề đầu tiên: Nguyên tắc tổng quát…”
+ Dẫn nhập theo lối tương phản:
Bài diễn thuyết bắt đầu bằng việc nhấn mạnh sự mâu thuẫn, để gây chú ý. Ví dụ: “Thưa các đồng chí, tình hình hiện nay của chúng ta cực kỳ đầy mâu thuẫn được thể hiện ở: thứ nhất là chúng ta chưa bao giờ tiến gần với cuộc cách mạng vô sản quốc tế như bây giờ, thứ hai là chúng ta cũng chưa bao giờ lâm vào tình cảnh nguy kịch như hiện nay…"(Lê nin toàn tập, tập 37).
+ Dẫn nhập từ từ theo lối kể chuyện:
Ví dụ, “Vào đêm giáng sinh năm 1642 ở nước Anh, trong một gia đình nghèo đã xảy ra một cảnh nhốn nháo thực sự. Đó là sự ra đời của một cậu bé, nó nhỏ đến mức có thể cho tắm được trong chiếc ly uống bia". Sau đó có thể kể thêm vài lời về cuộc đời và sự nghiệp của cậu bé đó, và cuối cùng nêu tên cậu bé đó là Niutơn. Tiếp tục, bạn tiến hành trình bày về học thuyết vạn vật hấp dẫn.
+ Dẫn nhập bằng cách đặt câu hỏi:
Bằng cách này bạn có thể làm cho cử tọa phải chú ý và suy nghĩ cùng bạn. Ngay cả một người buồn ngủ nhất cũng phải ngồi thẳng lên khi gặp câu hỏi. Ví dụ, một diễn giả mở đầu bài nói chuyện về Thiên văn học bằng câu hỏi: “Có bao giờ bạn nhìn lên bầu trời đầy sao và tự hỏi không biết tất cả những cái này có ý nghĩa gì? Các bạn hãy suy nghĩ trong giây lát. Có bao giờ các bạn làm như thế chưa?”.
+ Dẫn nhập bằng cách trích dẫn:
Một câu trích dẫn thích hợp có thể là một mở đầu thú vị.
Ví dụ: Khi mở đầu bài nói chuyện về tệ nạn quan liêu, bạn có thể nói: “William Pitt viết, “Khi nào pháp luật cáo chung, lúc đó độc tài xuất hiện". Chúng ta có luật, nhưng chúng ta cũng có những nhà độc tài. Pitt tỏ ra không khoan nhượng với bọn độc tài đó, bởi vì tệ quan liêu đã trở thành một cái dịch trong mười năm trở lại đây".
Để mở đầu bài nói chuyện về vai trò của giáo dục, bạn có thể trích dẫn: “Bác Hồ đã từng nói rằng “vì lợi ích mười năm trồng cây, vì lợi ích trăm năm trồng người",….".
+ Dẫn nhập gây chấn động:
Khi cử tọa thờ ơ với đề tài hoặc khi họ đã mệt mỏi khó tập trung chú ý, bạn có thể bắt đầu bằng một lời nói hoàn toàn ngược lại với sự mong đợi của cử tọa. Để bắt đầu về đề tài giáo dục trong gia đình, bạn có thể nói: “Giáo dục là một việc làm vô ích, và là hoang phí tiền bạc - trừ phi nó được hậu thuẫn bởi một loại giáo dục đúng đắn trong gia đình".
Khi vào đề bạn cần tránh những cạm bẫy sau đây:
- Vào đề quá dài có thể làm ảnh hưởng xấu tới bài phát biểu. - Vào đề không ăn nhập với nội dung bài nói chuyện.
- Vào đề thiếu tự tin bằng những lời biện hộ. Ví dụ, “Vì thời gian quá gấp, nên tôi chưa chuẩn bị tốt, có gì sai sót các quí vị thông cảm", hay “Tôi nắm không chắc vấn đề này lắm, vậy có lẽ tôi chỉ chia sẻ với các quí vị một vài ý kiến sau đây"
- Vào đề với lời xin lỗi: “Thưa các bạn, tôi biết các bạn đang rất mệt mỏi và muốn ra về. Tôi chỉ xin các bạn ít phút để trình bày vấn đề sau đây” hoặc “Xin lỗi các anh chị, rất tiếc là hôm nay chuyên gia A không thể đến được, vậy tôi xin trình bày thế đồng chí ấy".
c. Triển khai
Sau khi đã tạo được bầu không khí tiếp xúc xong, bạn chuyển sang triển khai nội dung. Hình thức triển khai được quyết định bởi sự chuẩn bị từ trước: mã số các tư tưởng, các sự kiện thích hợp, các số liệu minh họa, các câu chuyện hài hước…
- Sự chú ý và quan tâm của cử tọa phải được duy trì trong suốt trong buổi nói chuyện bằng việc sử dụng tư liệu hoặc các ví dụ thật sự lý thú cộng với đôi chút khôi hài nhẹ nhàng.
- Khi trình bày, bạn cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Để dễ dàng, bạn nên chọn ra khoảng 6 người trong số cử tọa để quan tâm và nói chuyện với họ. Tốt nhất nên chọn 1 người ngồi giữa hàng ghế đầu, 2 người ngồi ở hai biên ngoài của hàng ghế đầu, 1 người ngồi ở trung tâm của hội trường và 2 người ngồi ở hai góc đằng cuối. Khi bạn hướng về những vị trí này, dường như toàn bộ cử tọa sẽ được ánh mắt của bạn quan tâm tới.
- Hãy sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ (ánh mắt, điệu bộ, cử chỉ…) một cách tự nhiên, và không nên quá lạm dụng.
- Bạn có thể đi lại khi nói chuyện, tuy nhiên nên hạn chế trong vòng bán kính khoảng một mét. Nếu bạn đi lại quá xa sẽ làm xao nhãng sự chú ý của cử tọa.
- Bạn phải nói to và rõ đủ cho những người ở cuối phòng đều nghe. Điều này bạn có thể kiểm tra bằng việc nắm bắt những tín hiệu từ những người ngồi ở đó. Khi họ nghiêng về phía trước, khum tay ở một tai hoặc lắc đầu sang một bên, thì bạn cần phải tăng thêm âm lượng.
- Giọng nói cần phải được thay đổi, khi trầm khi bổng, khi lên khi xuống, khi gán từng tiếng khi thì lướt qua tùy vào nội dung của từng đoạn. Nếu bạn nói với giọng trầm trầm, đều đều thì có nguy cơ bạn sẽ ru ngủ những người nghe.
- Tránh những thói quen dùng những từ vô nghĩa trong câu nói. Ví dụ: thực tế là, hiểu không, các bạn biết không, phải không…
d. Kết thúc
Bạn cần phải biết kết thúc đúng lúc, đừng rông dài. Khi bạn đã dùng câu nói “cuối cùng là…” thì bạn chỉ còn vài phút nữa thôi. Nếu bạn tiếp leo lời nói này bằng “để kết thúc…", và sau đó lại “đây thực sự là lời cuối cùng…", thì chắc hắn phản ứng tiêu cực của cử tọa sẽ tăng lên đến cực điểm.
Khi kết thúc bạn tóm tắt ngắn gọn những điểm chính trong bài phát biểu và yêu cầu người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo một quan điểm mới. Tuy nhiên, bạn
không nên làm điều đó một cách quá rõ ràng: “Bây giờ tôi tổng hợp những gì tôi đã nói…”
Bạn có thể kết thúc bằng cách kể một câu chuyện kèm theo và minh họa những điểm đã được đưa ra. Có thể nêu ra những câu hỏi kiểm tra mà lúc này người nghe có thể tìm thấy câu trả lời cho chúng mà lúc đầu họ không trúc thấy được hoặc đưa ra một số câu tóm tắt làm sáng tỏ được mối quan hệ nội tại của các điểm đã đưa ra trong bài phát biểu. Và cuối cùng, bạn không quên cảm ơn cử tọa đã chú ý lắng nghe.
B.KỸ NĂNG BÁO CÁO BẰNG MIỆNG VÀ PHÁT BIỂU TÙY HỨNG