III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
1. Báo cáo miệng:
Nói chung việc chuẩn bị một bài thuyết trình và một bản báo cáo miệng, về cơ bản, là giống nhau. Tuy nhiên, bạn cần chú ý tới một số khác biệt sau:
- Thuyết trình thường mang tính “công chúng", còn báo cáo miệng thường mang tính nội bộ. Khi thuyết trình, bạn phải nói trước nhiều người, thậm chí có nhiều người không quen biết. Còn khi báo cáo miệng, bạn trình bày vấn đề trước những người quen biết, trước các đồng nghiệp, trước lãnh đạo cấp trên, trong một bầu không khí thân mật hơn. Đó có thể là một bài báo cáo về tình hình tài chính, tình hình nhân sự, một phương pháp, biện pháp tăng năng suất…
- Mục đích của thuyết trình thường là góp vui, thuyết phục và thông tin. Còn mục đích chủ yếu của báo cáo miệng là thông tin và phân tích thông tin.
- Thời gian dành cho báo cáo miệng thường là ngắn hơn thuyết trình. Vì thế, bạn cần chuẩn bị một dàn ý thật cẩn thận và súc tích.
- Đối với thuyết trình, bạn chủ yếu là giao tiếp một chiều. Còn trong khi trình bày báo cáo miệng, có thể bạn phải trả lời khá nhiều câu hỏi từ phía người nghe. Nếu bạn không lường trước những câu hỏi của người nghe, thì các câu hỏi của họ có thể làm “cháy giáo án” của bạn. Tuy nhiên, nhờ các câu hỏi và câu trả lời trong quá trình báo cáo mà làm cho các vấn đề được sáng tỏ và cuộc báo cáo có hiệu quả hơn.
Từ những điểm khác biệt trên, khi trình bày báo cáo miệng bạn cũng cần lưu ý những vấn đề sau:
- Trình bày phần mở đầu: Bạn nên chọn cách dẫn nhập trực tiếp bằng cách giới thiệu chủ đề, mục đích và những yến đề chính cần bác cáo: Ví dụ, “Thưa các anh, các chị. Hôm nay tôi xin được báo cáo trước các anh, các chị về vấn đề triển khai chiến lược khuyến mãi sản phẩm trong dịp tết Nguyên đán sắp tới…”
- Phần nội dung: Trong phần này, bạn trình bày các ý chính với sự hỗ trợ bởi các thông tin xác thực. Ở đây, bạn có thể sử dụng các số liệu thông kê, bảng biểu, mô hình để minh họa cho những lời mình nói.
- Phần kết: Bạn đưa ra các kết luận của bản báo cáo và minh họa bằng những bàng chứng nổi bật nhất. Chẳng hạn, bạn có thể kết thúc bàng cách, “Tóm lại, theo tôi thì chúng ta có thể áp dụng những biện pháp khuyến mãi như…, bởi vì…”