III. CÁC YẾU TỐ XÃ HỘ
a. Giao dịch bằng danh thiếp
Trong quan hệ chính thức hoặc không chính thức tấm danh thiếp cần được trao trực tiếp. Theo thông lệ của Pháp, việc chủ động trao danh thiếp thuộc về người khách. Còn ở Anh thì ngược lại, người chủ trao danh thiếp trước cho khách. Còn ở Việt Nam mới bắt đầu sử dụng danh thiếp làm phương tiện giao dịch nên chưa có những thông lệ rõ ràng. Tuy nhiên khi dùng danh thiếp chúng ta cũng nên dựa vào thông lệ chung và những chuẩn mực của phép xã giao mang bản sắc văn hóa dân tộc là “kính trên, nhường dưới” và tính hiếu khách. Từ những nguyên tắc trên khi dùng danh thiếp như một phương tiện giao tiếp của người Việt Nam cần chú ý:
- Nếu gặp gỡ lần đầu tiên, việc trao danh thiếp trước thuộc về người chủ. - Người có vị trí thấp hơn trao danh thiếp trước cho người có vị trí cao hơn.
- Khi gặp gỡ người nước ngoài thì cần chú ý tới thông lệ dùng danh thiếp của dân tộc họ.
Ngoài việc trao trực tiếp khi gặp gỡ, danh thiếp còn được sử dụng trong những trường hợp sau:
- Khi tặng quà cho người quen, kèm theo danh thiếp vào đó.
- Lần đầu tiên liên hệ công tác với một cơ quan nào đó, đưa danh thiếp vào trước cho người thư ký để xem người ta có đồng ý tiếp mình hay không.
- Khi đến thăm người quen mà không gặp, bạn có thể gửi danh thiếp lại và ghi mấy chữ báo cho họ biết là mình có đến.
- Trong các trường hợp: chúc mừng ngày lễ, chúc mừng các sự kiện khác, chia buồn…
b.Giao tiếp bằng điện thoại
Ấn tượng nổi bật nhất mà bất kỳ một công ty nào cũng muốn tạo nên nơi khách hàng là hiệu quả và chất lượng dịch vụ.Thông thường tiếp xúc đầu tiên về một chuyện làm ăn là qua điện thoại. Những người gọi có khuynh hướng nhận định, đánh giá công ty dựa vào trình độ giao thiệp của người trả lời điện thoại.
Nếu bạn muốn làm lợi tối đa cho công ty của bạn, thì bạn hãy tuân thủ những qui tắc sau đây về việc sử dụng điện thoại một cách cẩn thận:
Trả lời điện thoại
- Hãy trả lời ngay: Nếu không quá bận, bạn nên nhấc máy lên trước hồi chuông thứ ba và có thể nói ngay: “Đây là Tổng Công ty Vinamoi” nếu bạn trả lời từ máy cá nhân thì có thể nói: “Trần Tòe nghe đây". Điều quan trọng là bạn phải tỏ ra nồng nhiệt và quan tâm.
- Nếu có một người khách đến cùng lúc bạn đang có một cuộc hẹn qua điện thoại thì có thể nói với người gọi đến chờ một chốc hoặc nói rằng lát nữa bạn sẽ gọi lại, và sau đó tiếp người khách đến hết câu chuyện. Nếu cuộc điện thoại hết sức quan trọng thì bạn hãy xin lỗi người khách hãy đợi một lát để bạn trả lời xong điện thoại.
- Trong trường hợp bạn cần phải rời máy điện thoại để trả lời một cú điện thoại khác, thì hãy xin lỗi người gọi đầu tiên, và nói với anh ta là bạn sẽ quay lại ngay: “Xin lỗi ông một lát, tôi có một cú điện thoại khác mà tôi phải trả lời, tôi sẽ quay lại ngay”, và bảo với người gọi thứ hai ngay rằng bạn đang điện thoại và sẽ cố gắng quay lại ngay, hoặc tốt nhất là bảo anh ta là bạn sẽ gọi lại sau.
- Cái đẹp của bạn, quần áo của bạn, đầu tóc của bạn đâu có thể diễn đạt qua điện thoại được, mà cái đẹp ở đây là cách cư xử được đánh giá bởi người nghe thông qua thái độ và giọng nói của bạn. Vì vậy bạn phải lịch sự nhã nhặn, thân thiện nhiệt tình. Phải hình dung bạn đang đứng nói chuyện trước mặt họ, chứ không phải là chỗ không người.
- Hãy phát âm rõ ràng, cẩn thận, hãy mở miệng ra và đừng lầm bầm lúng búng trong miệng. Không nên vừa nói vừa hút thuốc hoặc ăn uống.
Gọi điện thoại
- Không nên gọi điện thoại vào đầu giờ làm việc hoặc sắp hết giờ làm việc, không nên gọi điện quá muộn hoặc quá sớm đến nhà riêng (trừ trường hợp cấp bách) bởi vì người được gọi không mấy nhiệt tình tiếp chuyện bạn đâu.
- Trước khi định gọi cho ai, bạn cần kiểm tra số cho đúng. Nếu không bạn sẽ làm phiền cho họ. Nếu vô ý nhầm số thì cần xin lỗi ngay và nhẹ nhàng cúp máy.
- Sau khi quay xong, bạn hãy kiên nhẫn chờ một khoảng thời gian cho người ta kịp trả lời. Bạn hãy tường tưởng họ đang ở xa máy điện thoại. Sau khi nghe bên kia nhấc máy, bạn nhớ xưng danh và tên công ty ngay và đề nghị được nói chuyện với người mình cần gặp. Ví dụ: “Tôi là Trần Tòe, trợ lý của Giám đốc Văn Tèo, Tổng Công Ty Vinamoi, xin vui lòng được nói chuyện với ông Giám đốc Phan Tham”. Nếu người mà bạn cần gặp không có mặt thì có thể nói: “Xin ông (bà) vui lòng nhắn lại là” hoặc “Xin cảm ơn, tôi sẽ gọi lại sau”.